Этикет – установленный порядок поведения где-либо.

Этикет – установленный порядок поведения где-либо.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых –обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стиле-вые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в кото-рых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководи-телей и других должностных лиц.

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы.

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др..

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя.

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуж-дающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные тре-бования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного инфор-мационного обмена в сфере управления информация должна обладать определен-ными свойствами. Она должна быть:

1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения.

2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен кон-кретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций.

3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту инфор-мацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффектив-ного управленческого решения либо иного использования в управленческой дея-тельности.

4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений.

5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового обще-ния – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия.

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недос-таточность информации может вызвать необходимость дополнительно запраши-вать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям време-ни и средств.

 

Классификация деловых писем

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – всегда офи-циальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит прото-кольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

1. Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Директивное (циркулярное письмо) — письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности, или имеющие распорядительный характер установ-ки.

Гарантийное письмо — письмо, выражающее гарантию исполнения изло-женных в нем обязательств. Эти письма направляют для подтверждения выполне-ния обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).

Письмо-извещение — письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем» («Извещаем»), «На Ваш запрос сообщаем...», «Ставим Вас в извест-ность».

Письмо-предложение (письмо-оферта) — письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептан-ту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Претензионное письмо (письмо-рекламация) — письмо, отправляемое ви-новной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков пос-тавки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

Сопроводительное письмо — письмо, информирующее адресата о направле-нии ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Письмо-подтверждение — сообщение о получении какого-либо отправле-ния (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, ин-струкция и т.п.).

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начина-ется со слов: «Прошу» («Просим»).

Письмо-запрос — письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

Информационное письмо — письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-изве-щения.

Письмо-ответ — документ, содержащий ответ на инициативное письмо.

Частные письма — письма, авторы которых обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами и предложениями.

2. Письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письмо-приглашение — письмо, адресованное конкретному лицу или не-скольким лицам и приглашающее их для участия в планируемом мероприятии.

Письмо-напоминание — письмо, указывающее на приближение или истече-ние срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляет-ся конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентирован-ные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в ви-де стандартных синтаксических конструкций, форма которых строго оговорена ГОСТом. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикет-ного текста, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специаль-ного бланка или строго определённого формата бумаги. Предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией.

Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабже-ния и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнё-рами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма раз-нообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма — это письма, рассылаемые одним адресантом нес-кольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

Обычные письма направляются одному получателю.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноас-пектные и многоаспектные.

Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоас-пектное — несколько. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обра-титься в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматрива-емые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотип-ные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Многоаспектные письма сос-тавляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопро-сов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). На-пример, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложе-нием, и письмом-напоминанием.

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: дого-воры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), созда-ваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на ад-ресата (рекламные письма).

 

Термин — слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области зна-ний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Потребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отрас-левая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложив-шиеся в сфере документационного обеспечения.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достига-ется использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанав-ливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упоря-дочению терминологии.

При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

· дать официальное определение термина;

· расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

· убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосис-тема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существу-ющих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего приме-нения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском – двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешне-торговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокраще-ния. Различают два основных вида сокращения слов:

1. Лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова, образован-ные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, главбух, зав., зам., спецназ.

2. Графические — применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокраще-ния, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должнос-тей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Еще одна особенность деловой речи — использование конструкций с после-довательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:

· Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопле-ния, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и адми-нистративных зданий.

· Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.

Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглаголь-ными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением дей-ствия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвес-ти ремонт (а не отремонтировать).

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложе-ний важны для письма. Особенность делового стиля — преимущественное упо-требление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом — подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами — подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования городской соб-ственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо об-ратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначитель-ной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

По содержанию и назначению письма могут быть:

· инструктивными;

· сопроводительными;

· гарантийными;

· информационными;

· благодарственными;

· поздравительными;

· рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои осо-бенности в составлении и оформлении.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, сове-щаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гаран-тироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки про-дукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...». В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.

Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в зак-лючительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»:

· Просим оказать содействие...;

· Просим выслать в наш адрес...;

· Просим принять участие...;

· Прошу довести до сведения...;

· Прошу ликвидировать задолженность...;

· Прошу принять меры...

Главная цель данного письма — убедить, доказать в необходимости ис-полнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказатель-ства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее изла-гаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Характер информации делового письма обычно предполагает альтернатив-ность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действу-ет принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке от-ветной корреспонденции. Это означает:

1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему.

2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах.

3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах.

4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксирован-ным в резолюциях руководителей.

Первое и основное правило — не затягивайте с ответом, не заставляйте ва-шего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извини-тесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Используются следующие формы изложения отказов:

· Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

· Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...

· Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.

Письма благодарности — это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформлен-ное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:

· Выражаю благодарность...;

· Искренне признателен...;

· С благодарностью отмечаем...;

· Благодарю...;

· Спасибо Вам за...

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направ-лении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

· Направляю информацию...;

· Возвращаем справочные материалы...;

· Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...;

· Посылаем справочную литературу...

Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа — договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.

В последнее время широкое распространение получили письма с предложе-ниями о сотрудничестве. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе:

· изложение с вопроса;

· характеристика взаимоотношений;

· предложение о сотрудничестве.

В письме уместна формула вежливости. К текст письма могут быть прило-жены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д.

Тексты в деловой корреспонденции имеют свои особенности по сравнению с общеэкономическими текстами. Они отличаются официально-деловым стилем, включая много официальных штампов.

Прежде чем приступить к составлению письма, автор должен детально про-думать и сформулировать цель письма. Необходимо прояснить для себя, для чего вы обращаетесь к адресату, какой реакции ждете от него: хотите только сообщить ему какую-то информацию или рассчитываете побудить его к совершению опре-деленных действий. От целевой установки письма будет зависеть характер при-водимой аргументации и композиция текста. Необходимо также продумать, что уже известно адресату о предмете письма, что будет являться отправной точкой при передаче сведений и какой будет новая, еще не известная адресату информа-ция, ради сообщения которой и составляется письмо.

С точки зрения композиции деловые письма можно разделить на две груп-пы: простые и сложные. Композиция текста письма – это последователь-ность смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). В самом простом случае отдельная смысловая часть текста письма соответствует абзацу, в письмах сложного содержания она может вклю-чать и несколько абзацев, а в простых письмах, состоящих из одного предложе-ния, – составлять часть предложения.

 

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО КАК СРЕДСТВО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА

 

Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.

Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причи-ны, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.

Убедительность письма зависит от аргументированности просьб и предло-жений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, коли-чественных и качественных показателей и т.д. Информация в тексте письма должна быть лишь достаточно и для того, чтобы убедить адресата в необходимос-ти принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение боль-шого количества материала, его оформляют как приложение к письму.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними норматив-ными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать руководи-тели структурных подразделений.

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и дру-гих реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем:

· Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

· Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излага-ется причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во вто-рой части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

· Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

· Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излага-ется от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В осталь-ных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

· Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа прило-жения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывает-ся должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.

 

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Электронные письма

 

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволя-ющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконферен-ций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшествен-ников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и по-лучения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разно-видности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (теле-факсы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информа-ционно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

 

 

Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой

 

Электронными письмами называют документы, передаваемые по каналам электронной почты, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяются индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными письмами осуществляется через эти почтовые ящики.

Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международных сетей.

Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:

· взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации между собой и с иными абонентами сети ЭП;

· иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

· обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

· получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения на телеконференции.

Электронное письмо включает адрес или несколько адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, текст.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находиться. Имя и домен разделяются знаком «@», например:

@[email protected] – имя@домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Internet допускается домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ – коммерческие организации;

EDU – учебные и научные заведения;

GOV –правительственные учреждения;

MIL – военные организации;

NET – сетевые узлы Internet;

ORG – прочие организации.

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Адрес электронной почты получает изображение письма на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства.

Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны, например, изложенным в отношении традиционной почтовой переписки.

 

Этикет – установленный порядок поведения где-либо.