Исключение Документов государственного фонда данных из государственного фонда данных и их уничтожение

95. Исключение Документов из Фонда для их последующего уничтожения производится сотрудниками Управления или Подразделения совместно с экспертной комиссией.

96. Основаниями исключения Документов из Фонда для их последующего уничтожения могут являться:

наличие избыточного количества копий Документов Фонда;

физическое состояние Документов Фонда.

97. Наличие копий Документов Фонда или дефектов, ухудшающих физическое состояние Документа Фонда, не влечет за собой автоматического их исключения из Фонда.

98. Ценность Документов Фонда определяется экспертной комиссией на основании критериев их ценности в целях определения дальнейшего хранения Документов Фонда, целесообразности передачи их на постоянное хранение или уничтожение.

К критериям ценности относятся:

время создания Документа Фонда;

значимость информации Документа Фонда (практическое назначение, уникальность, типичность, востребованность);

значимость явления, отраженного в Документе Фонда;

вид Документа Фонда;

подлинность Документа Фонда;

физическое состояние Документа Фонда.

Не допускается отбор Документов Фонда для уничтожения только на основании их заголовков (названий).

99. По результатам работы сотрудниками Управления или Подразделения, отвечающими за ведение Фонда совместно с экспертной комиссией, составляются акты о выделении к уничтожению Документов Фонда, не подлежащих дальнейшему хранению, по форме, приведенной в Приложении 8.

Акты утверждаются руководителем Управления или Подразделения после утверждения протоколов экспертных комиссий и создания фотокопий документов. Оригиналы Актов и Протоколов экспертной комиссии помещаются на хранение в Фонд.

После утверждения актов о выделении к уничтожению Документов Фонда, не подлежащих хранению, Документы Фонда, подлежащие уничтожению, снимаются с учета. Для этого сотрудником (сотрудниками) Управления или Подразделения, отвечающим (отвечающими) за ведение Фонда, вносятся соответствующие пометки в учетные документы, в частности:

в книгах учета на бумаге и в электронном виде красным цветом вычеркиваются (помечаются) соответствующие регистрационные записи и делаются в графе "примечание" пометки - "уничтожен", номер акта и дата его утверждения;

в карточке учета красным цветом знаком (x) перечеркивается карточка, проставляется номер акта и дата его утверждения с указанием должности, подписи, даты и расшифровки подписи лица, внесшего изменения в карточку.

100. Документы Фонда, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Утилизация Документов Фонда осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности Документов Фонда.

101. Передача Документов Фонда из одного Подразделения в другое осуществляется на основании письменного решения руководителя Управления. Передача Документов Фонда из одного Управления в другое осуществляется на основании письменного решения руководства Росреестра.

По Документам Фонда, подлежащим передаче, составляются описи по форме, приведенной в Приложении 9.

Описи составляются для каждого раздела, названия которых приведены в Приложении 1, отдельно по документам с учетом грифа доступа: с открытым доступом, для служебного пользования, секретным и совершенно секретным.

102. Передача Документов Фонда из одного Управления или Подразделения в другое осуществляется на основании акта передачи Документов Фонда, приложением к которому являются вышеуказанные описи. Акт утверждается руководителем Управления или Подразделения. Форма акта приведена в Приложении 10.

После утверждения акта передачи Документов Фонда на постоянное или временное хранение Документы Фонда, подлежащие передаче, снимаются с учета. Для этого сотрудником (сотрудниками) Управления или Подразделения, отвечающим (отвечающими) за ведение Фонда, вносятся соответствующие пометки в учетные документы, в частности:

в инвентарных книгах на бумаге и в электронном виде учета красным цветом вычеркиваются (выделяются) соответствующие регистрационные записи и делаются в графе "примечание" пометки - "передан", номер акта и дата его утверждения;

в карточке учета красным цветом знаком (x) перечеркивается карточка, проставляется номер акта и дата его утверждения с указанием должности, подписи, даты и расшифровки подписи лица, внесшего изменения в карточку.

103. Передача Документов Фонда из одного Управления или Подразделения в другое осуществляется с учетом их грифа доступа и оформляется справкой, в которой указываются: номер акта передачи, дата его утверждения, подписи лиц, сдавшего и принявшего Документы Фонда, с расшифровкой.

104. Инвентаризация Документов Фонда, выполняемая силами сотрудников Управления или Подразделения, отвечающих за ведение Фонда, подразделяется на первичную и периодическую.

105. Периодическая инвентаризация проводится один раз в три года. В ходе проведения периодической инвентаризации устанавливаются:

своевременность и полнота комплектования Фонда Документами;

своевременность и правильность учета Документов Фонда;

обеспечение сохранности Документов Фонда;

работоспособность информационно-справочного аппарата поиска Документов Фонда;

правильность использования хранящихся Документов Фонда.

106. В ходе периодической инвентаризации проверяются условия хранения Документов Фонда, их качественное состояние, определяется перечень необходимых мероприятий по восстановлению Документов Фонда, фиксируется устранение нарушений, выявленных в ходе предыдущей инвентаризации. Информация о текущем состоянии Фонда подготавливается сотрудниками Управления или Подразделения, отвечающими за ведение Фонда, и направляется в вышестоящую организацию по форме, приведенной в Приложении 11.

107. Первичная инвентаризация Документов Фонда проводится сотрудниками Управления или Подразделения, отвечающими за ведение Фонда, в соответствии с решением руководителя Управления или Подразделения.

При проведении первичной инвентаризации учет Документов Фонда осуществляется аналогично учету, который проводится по вновь поступающим документам в Фонд. По каждому неучтенному Документу Фонда сначала делается запись в инвентарной книге учета и регистрации Документов Фонда, а затем составляется карточка учета Документов Фонда с помощью специального программного средства по учету Документов Фонда, принятого в Росреестре.

108. Карточка учета составляется на каждую выявленную в ходе инвентаризации единицу регистрации (отчет, папку, альбом, карту, план, другой отдельный или комплексный документ), представленную в текстовой и/или графической форме, с указанием количества страниц для текстовой части и листов планово-картографического материала - для графической части.

109. Единицей регистрации Документов Фонда в электронном виде является дискета (диск) или пакет дискет (дисков) с указанием их количества и перечня содержащихся в них документов, в том числе на бумажном носителе.

В случае учета отдельных картографических фотодокументов и документов на пленке (лавсане, кальке) учет ведется по количеству листов или рулонов самостоятельных единичных кадров.

Отдельные карточки учета заводятся на изготовленные дубликаты и копии, полностью и частично воспроизводящие содержание основного Документа государственного фонда данных.

110. При проведении первичной инвентаризации Документов Фонда фиксируются сведения об условиях хранения землеустроительной документации, ее качественном состоянии и необходимых мероприятиях по ее восстановлению. Данные отражаются по форме, приведенной в приложении № 11.