Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

4.1. Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

4.2. ЭП используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В соответствии с Федеральным Законом «Об информации, информатизации и защите информации» юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основе лицензии.

4.3. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами и с абонентами международных сетей (Internet, UUnet, BINET,CompuServe и др.).

4.4. ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:

взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений абонентов сети ЭП;

иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;

иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как вInternet, так и в других, связанных с ней сетях во всем мире.

4.5. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя.

Всю корреспонденцию в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных «папках», которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить неоконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП.

В системе предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию

Встроенная адресная книга и текстовые редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.

4.6. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию и текста.

Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например:

аlесs @ munic.msk.rus - имя @ домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ коммерческие организации;

EDU учебные и научные заведения;

GOV правительственные учреждения;

MIL военные организации;

NET сетевые узлы Internet;

ORG прочие организации.

4.7. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), то его лучше сжать при помощи команд «compress» в системах семействаINIX, «pkarc» или «pkzip» в MS DOS), или отправлять сообщение по частям.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

4.8. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП аналогичны требованиям к оформлению служебных документов.

IV. ПРИМЕРЫ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО ВСТРЕЧАЮШИХСЯ НЕПРАВИЛЬНЫХ ОБОРОТОВ РЕЧИ И ИХ ПРАВИЛЬНОЕ УПОТРЕБЛЕНИЕ

Неправильно:	Следует писать:
Правительство РФ	Правительство Российской Федерации
Минфин РФ	Минфин России или Министерство финансов Российской Федерации
Федеральное собрание	Федеральное Собрание
Государственная дума	Государственная Дума
Конституционный суд	Конституционный Суд
Федеральный закон Российской Федерации	Федеральный закон
Министерство экономики	Минэкономики России или Министерство экономики Российской Федерации
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации №54 от 12.12.99 г.	В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 12.12.99 №54
Постановлением Комитета №67 от 3.01.1999 года предусмотрено	постановлением Госстроя России от 03.01.99 №67 предусмотрено
В 1999 г.	В 1999 году
В IV кв. 1999 года	В IV квартале 1999 г.
По указанию Заместителя Председателя Комитета	По указанию заместителя председателя Госстроя России
министр Юстиции Российской Федерации	Министр юстиции Российской Федерации
руководитель аппарата Правительства России	Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации - Министр Российской Федерации
первый Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации	Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации
Руководитель Федеральной авиационной службы России	руководитель Федеральной авиационной службы России
Вице-президент	Вице-президент
в г. Москве	в городе Москве или в Москве
%% отчисления	процентные отчисления
10 штук автомобилей	10 автомобилей
50 человек рабочих	50 рабочих
согласно приказа; согласно приложения постановления	согласно приказу; согласно приложению (дательный падеж) к постановлению
управляющему банка	управляющему банком
в течении времени	в течение времени (но в течении реки)
иметь ввиду	иметь в виду (но ввиду предстоящего отъезда)

V. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ
СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

■ АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

■ АРХИВНАЯ СПРАВКА И ВЫПИСКИ;

■ АРХИВНАЯ КОПИЯ;

■ ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

■ ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

■ ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);

■ ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на документы;

■ ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

■ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

■ КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

■ НОРМЫ расхода;

■ ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

■ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.);

■ ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

■ ПОРУЧЕНИЯ бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.);

■ ПОЛОЖЕНИЯ об организации;

■ РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк;

■ СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);

■ СОГЛАШЕНИЯ;

■ СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

■ СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

■ ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;

■ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

■ УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИИ;

■ ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

VI. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ
ТЕРМИНОВ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Специалисты службы делопроизводства должны владеть специальной терминологией. Крайне необходимо знать терминологию из области почтово-телеграфных отношений, документирования, делопроизводства, информатики.

Данный словарь составлен с учетом знаний, которые получили отражение в государственных стандартах, рекомендациях Международных организаций по стандартизации нормативно-методических разработках и руководящих материалов Федеральной архивной службы Российской Федерации. В словаре зафиксированы лишь ключевые понятия.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант - отправитель документа.

Адресат:

а) получатель документа;

б) реквизит документа, включающий наименование получателя документ и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт:

а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный акт, правовой акт);

б) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: акт ревизии, акт проверки, акт приемки).

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или возможные варианты ответов) на них.

Аннотация - краткое изложение первоисточника.

Аппарат управления:

а) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности;

б) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки.

Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная ведомость, оборотная ведомость и т.д.).

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др.

Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Входящий номер документа - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг;

Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования.

График - графический или текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могу быть и юридическими, и физическими лицами,

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Депонирование документов - установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенным в отдельную папку.

Директивный документ - документ, содержащих обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность - документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Договорное письмо - один из видов сопроводительного письма указывающего на факт отправки договора.

Доклад:

а) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения;

б) устное выступление на заседании, совещании и т.д.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ на машинном носителе (Машиночитаемый документ, электронный документ) - документ, созданный с использованием носителей способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере.

Документация - совокупность документов по определенному предмету.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документная информация - информация, содержащаяся в документе.

Документная лингвистика - (прикладная лингвистика, прикладная стилистика) - научная дисциплина, изучающая язык и стиль служебных документов с целью их нормализации (унификации), что обеспечивает экономию трудозатрат на процесс составления служебных документов.

Документооборот:

а) прохождение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

б) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Должностное лицо - работник, учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Досье - документы по какому-нибудь делу или вопросу.

Дублирующий документ - один из экземпляров размноженного документа.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок к тексту документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заказ - документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.

Заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Записка - краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например: служебная записка, докладная записка, объяснительная записка).

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) - перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

Индексы - условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Индексация - проставление индексов.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил вопределенной сфере деятельности.

Информационное письмо - письмо, разъясняющее положение отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

Исходящий номер документа - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Картотека по личному составу - каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.

Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться на документах и делах.

Ключевые слова - слова, каждое из которых необходимо, а все вместе достаточны для отражения содержания документа.

Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов - воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Личное дело - дело, включающее документы о каком-либо лица (биографии, образовании, трудовой и общественной деятельности).

Маркировка - индексация технических документов.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Незаверенная копия - копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура - перечень наименований.

Номенклатура дел - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой, текстовой или графической информации, в том числе в преобразованном виде.

Объяснительная записка:

а) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

б) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись - юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным материалов для копирования.

Отзыв - документ, содержащий мнение специалиста организации по какому-либо документу или вопросу.

Отметка для автоматического поиска документов - реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело -реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов установленных правилами документирования.

Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемыми по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями учреждениями, предприятиями и частными лицами.

Перечень - систематизированный список документов, предметов объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо:

а) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением;

б) обобщенное название различных по содержанию документов передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Письмо-подтверждение - письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшегося ранее разговора и т.п.

Письмо-напоминание - письмо, в котором вторично содержатся информации о каком-либо факте. Такое письмо по значению приближается к телеграмме.

Письмо-извещение - письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «сообщаем (извещаем», «доводим до Вашего сведения» «ставим Вас в известность»).

Информационное письмо - письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте.

Письмо-приглашение - такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам.

Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением явиться куда-либо или учреждению - выслать своего представителя.

Повестка дня - перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на совещаниях, заседаниях и т.д.

Подлинник документа - первый и единственный экземпляр официального документа.

Подпись документа - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

Положение:

а) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного управления;

б) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Поисковые данные документа - сведения о месте хранения документа, включающие в себя архивный шифр и ссылку на номер дела, листа (страницы) документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Правила - правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предметный каталог - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Претензионное письмо - письмо, отправляемое виновной стороне, в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров или разного рода обязательств.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

Программа - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная программа) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или замечающий его.

Регистрация документов - запись в учетных формах кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (реестр описей).

Резолюция - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение:

а) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции;

б) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления;

Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Сдаточная опись - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации -система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, из подразделений и должностных лиц.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Сопроводительное письмо - письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей

Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов групп, элементов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.д., входящих в состав сборочного или монтажного чертежей.

Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке составленное в целях информации или регистрации.

Справка:

а) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству;

б) документ, подтверждающий факт биографического или другого характера.

Справочно-информационный фонд - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и научно-технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт - нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет - документ, в котором указана предварительная стоимость товара или услуги.

Счет-фактура - документ, в котором указана окончательная стоимость за товар или услуги.

Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например: табель отчетности, табель посещаемости).

Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.

Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу (телетайпу).

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементской телеграфной сети.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Техническая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, пояснительных записок, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и графического оформления технологических процессов, конструктивных решений и т.п.

Типовые документы (текст-аналоги):

а) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;

б) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и, являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание (трудовое соглашение, арендный договор, справка о зарплате, местожительстве и т.п.).

Указ - правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.

Указание:

а) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа, а также вышестоящих органов управления;

б) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

Факсограмма (Факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимиле:

а) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки;

б) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на деловом документе.

Формат бланка документа - установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документа.

Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.

Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, разновидность, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец (документа) - модель построения документа устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Штатное расписание - структура и перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных оклад