Документы, передаваемые по факсимильной связи.

2.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя: тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д. и прием этой информации в виде копии факсимиле, часто называемую на практике факсом или телефаксом.

2.2. Преимущество факсимильной связи заключается в отправке и получении графической информации на бумажном носителе, что невозможно осуществить телеграфом и телексной связью.

2.3. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.).

2.4. В соответствии с Федеральным законом от 20 февраля 1995 года №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (статья 5) определено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется наосновании лицензии. В соответствии с письмом Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 7 июня 1995 года №С1-7/03-316 при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

Также в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (часть 1, статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон.

2.5. 0тправляемые документы должны быть напечатаны четким контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой или тушью контрастными черными, темно-синими чернилами.

Телефонограммы.

3.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

3.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

3.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

3.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

3.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в регистрационную форму следующим образом:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

3.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телексов.