ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТУ

Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единые правила создания документов и организации работы с ними в МАДОУ «Детский сад № 83» (далее – Детский сад) и направлена на совершенствование работы с документацией в Детском саду.

1.2. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование процессов управления персоналом и организацию работы с документацией.

1.3. Инструкция обязательна для применения работниками Детского сада при создании и оформлении документов.

1.4. Директор Детского сада определяет ответственных за ведение делопроизводства в Детском саду, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников Детского сада с нормативными и методическими документами по делопроизводству, документами по личному составу.

1.5. Ответственные за ведение делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, об их утрате немедленно докладывают директору Детского сада.

1.6. Инструкция разработана на основании:

– Трудового кодекса;

– Бюджетного кодекса;

– Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

– Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

– постановления Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

– постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;

– постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

– приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»;

– постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (раздел 1.1 «Учет кадров»);

– перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558;

– ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

– ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;

– Инструкции по делопроизводству и других локальных нормативных актов Детского сада.

1.7. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Детского сада, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

– приказы по личному составу со сроками хранения 50 лет;

– приказы по личному составу со сроками хранения 5 лет;

– личные карточки работников;

– трудовые договоры;

– дополнительные соглашения к трудовым договорам;

– соглашения об увольнении;

– соглашения об обучении;

– заявления работников по кадровым вопросам;

– докладные, служебные, объяснительные записки по кадровым вопросам;

– акты (об отказе дать письменное объяснение, об отказе ознакомиться с приказом по личному составу и др.);

– уведомления, предупреждения, напоминания, направляемые работодателем работникам по кадровым вопросам, и др.

Оформление документов по личному составу

2.1. Документы по личному составу оформляют на бумажном носителе и в электронной форме оформляются документы, предусмотренные законом (гл. 49.1., ст. 66.1 ТК)

2.2. Документы по личному составу оформляют с использованием бланков Детского сада (бланка приказа, бланка делового письма), на стандартных листах бумаги.

Для оформления первичных учетных документов по учету труда и его оплате следует использовать унифицированные формы, предусмотренные бюджетным законодательством и приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

2.3. Многостраничные документы следует нумеровать со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

2.4. Если документы по личному составу печатаются на лицевой и оборотной сторонах листа, ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.5. При создании документов по личному составу следует использовать гарнитуры и размеры шрифтов, установленные инструкцией по делопроизводству Детского сада.

2.6. Текст следует печатать через 1–1,5 межстрочных интервала.

Между буквами в словах следует использовать обычный интервал. Интервал между словами – один пробел.

В тексте документа абзацы должны начинаться с отступа 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом и центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал.

2.7. Текст документа выравнивается по ширине листа – по границам левого и правого полей документа.

При этом длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

2.8. Реквизиты «Адресат» и «Заголовок к тексту» или отдельные слова в тексте документа допустимо выделять полужирным шрифтом.

2.9. Каждый лист кадрового документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

2.10. Текст документа по личному составу может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты. Их следует нумеровать арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

2.11. Текст документа излагается:

в приказах	от первого лица единственного числа: приказываю
документах коллегиальных и совещательных органов	третьего лица единственного числа: комиссия решила и т. д.
протоколах	третьего лица множественного числа: слушали, выступили, постановили, решили и т. д.
положениях, инструкциях, актах, справках	третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, руководитель несет ответственность, комиссия проверила и т. д.
совместных документах	первого лица множественного числа: приказываем, решили
письмах	первого лица множественного числа: просим направить, представляем на рассмотрение и т. д.; третьего лица единственного числа: Школа считает возможным; первого лица единственного числа: предлагаю рассмотреть, считаю необходимым и т. д.

В текстах кадровых документов следует применять только общепринятые аббревиатуры.

При указании в тексте физических лиц инициалы ставятся после фамилии.

В письмах допустимо использовать вступительное обращение и заключительную этикетную фразу: «С уважением, ...».

Оформление реквизитов документов по личному составу

3.1. При подготовке документов по личному составу следует использовать реквизиты, предусмотренные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

04 – код формы документа;

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

09 – наименование вида документа;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа;

19 – отметка о приложении;

20 – гриф согласования документа;

21 – виза;

22 – подпись;

23 – отметка об электронной подписи;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

28 – резолюция;

29 – отметка о контроле;

30 – отметка о направлении документа в дело.

3.2. В документах, оформляемых на основе унифицированных форм, код формы документа уже указан в верхнем правом углу унифицированной формы.

3.3. Наименование организации– автора документа в документах по личному составу указывайте в соответствии с наименованием, закрепленном в уставе: Муниципальное автономное дошкольное общеобразовательное учреждение «Детский сад № 83 общеразвивающего вида» г. Печора (МАДОУ «Детский сад № 83»).

3.4. Наименование структурного подразделения – автора документа используется во внутренних документах, таких как: заявления, докладные (служебные) записки, объяснительные записки и др. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии со штатным расписанием под наименованием Детского сада.

3.5. Справочные данные о Детском саде указываются в бланке письма, используемом при ведении переписки с организациями и гражданами. В состав справочных данных входят:

– почтовый адрес организации;

– номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес;

– код организации по ОКТМО;

– ОГРН и ИНН/КПП.

3.6. Наименование вида документа указывается под наименованием автора документа на всех документах, за исключением писем.

3.7. Дата документа должна соответствовать дате подписания или утверждения документа, в протоколах – дате события, которое зафиксировано в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

– арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

– словесно-цифровым способом, например, 5 июня 2018 г.

3.8. Регистрационный номер документа – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.

Регистрационные номера кадровых документов Детского сада состоят из порядкового номера документа, который дополняется цифровыми или буквенными кодами.

3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа указывается в письмах-ответах. В ссылку включаются регистрационный номер и дата входящего документа.

3.10. Место составления документа указывается во всех документах, кроме писем, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

3.11. Адресат указывается на письмах и внутренних информационно-справочных документах: служебных, объяснительных записках, заявлениях, предупреждениях, уведомлениях, напоминаниях.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо, несколько организаций.

Реквизит «Адресат» проставляется:

– в верхней правой части документа – на бланке с угловым расположением реквизитов;

– справа под реквизитами бланка – при продольном расположении реквизитов.

Строки реквизита выравниваются по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруются относительно самой длинной строки.

В зависимости от того, кому адресован документ, в реквизите «Адресат» указывается:

Адресат	Состав реквизита «Адресат»
Руководитель организации или его заместитель	Наименование должности, включающее наименование организации, в дательном падеже, фамилия, инициалы должностного лица
Организация	Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже
Структурное подразделение организации	Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже, ниже – наименование структурного подразделения
Руководитель структурного подразделения	Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже, ниже – наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. На каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи².

Почтовый адрес может не указываться в документах, которые направляются в вышестоящие органы власти и постоянным корреспондентам.

При адресовании письма физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес корреспондента.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи без досылки по почте почтовый адрес не указывается, вместо него указывается электронный адрес получателя или номер телефона/факса.

3.12. Гриф утверждения проставляется на документах, утверждаемых директором Детского сада (локальных нормативных актах, штатном расписании, отдельных разновидностях планов, программ, отчетов).

Документ утверждается:

– изданием приказа;

– непосредственно директором Детского сада или иным уполномоченным им лицом подписью в грифе утверждения;

– решением коллегиального органа с фиксацией решения в протоколе.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

В зависимости от способа утверждения документа в грифе утверждения указываются:

Способ утверждения	Состав реквизита «Гриф утверждения»
Собственноручная подпись директора или иного уполномоченного им должностного лица	Слово УТВЕРЖДАЮ, должность лица, подпись, инициалы, фамилия,дата
Издание приказа директором или иным уполномоченным им должностным лицом	Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа; наименование распорядительного документа в творительном падеже; его дата и номер
Решение коллегиального органа с фиксацией решения в протоколе	Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа; наименование органа, решением которого утвержден документ; дата и номер протокола (в скобках)

3.13. Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

– приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

– приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

– письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

3.14. Отметка о приложении содержит сведения:

– о документе или документах, которые прилагаются к основному документу: в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах;

– о том, что документ является приложением к основному документу: в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

Условие	Пример
Приложение названо в тексте	Приложение:	на 2 л. в 1 экз.
Приложение не названо в тексте	Приложение: 1. Положение о порядке ведения личных дел работниковна 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе педагогического коллектива на 2 л. в 1 экз.
Приложений несколько
Приложение или приложения сброшюрованы	Приложение:	отчет в 2 экз. или: приложение: в 2 экз.
Документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц	Приложение:	письмо Росархива от 05.06.2015 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
Приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.	Приложение:	CD в 1 экз.

В распорядительных документах, договорах, положениях, правилах, инструкциях и других кадровых документах отметка о приложении оформляется:

1. В тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: «... (приложение)» или «... (приложение № 2)».

2. На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2 к приказу МАДОУ «Детский сад № 83» от 02.07.2018 № 111

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если к приказу прилагается локальный нормативный акт, который утверждается данным приказом, на первом листе приложения указывается:

– отметка о приложении без ссылки на распорядительный документ;

– гриф утверждения, в котором указываются дата и номер приказа, которым утвержден документ:

Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом МАДОУ «Детский сад № 83» от 02.07.2018 № 111

3.15. Гриф согласования документа проставляется на документах, которые согласованы с иной организацией или с педагогическим советом, управляющим советом или общим собранием работников Детского сада).

В зависимости от вида документа гриф согласования оформляется:

– на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или, если документ оформлен с титульным листом, под наименованием документа ближе к нижнему полю титульного листа;

– последнем листе документа под текстом;

– листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

В зависимости от способа согласования в реквизите «Гриф согласования» указываются:

Способ согласования документа	Состав реквизита «Гриф согласования»
Собственноручная подпись директора или иного уполномоченного им должностного лица	Слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, согласовавшего документ, его личная подпись, инициалы, фамилия, дата согласования
Решение коллегиального органа о согласовании проекта документа с фиксацией решения в протоколе	Слово СОГЛАСОВАНО, наименование органа, согласовавшего проект документа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании
Письмом о согласовании проекта документа	Слово СОГЛАСОВАНО, вид документа – письмо, организация – автор документа, дата и номер письма

3.16. Внутреннее согласование документа оформляется собственноручной подписью заинтересованного лица непосредственно на проекте документа. Она свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием документа.

Виза включает:

– должность лица, визирующего документ;

– подпись;

– расшифровку подписи;

– дату визирования.

И. о. директора

ЛопыреваА.А. Лопырева

04.06.2018

Если есть замечания, это указывают в визе:

Замечания прилагаются

И.о. директора

ЛопыреваА.А. Лопырева

04.06.2018

В кадровых документах визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования, прилагаемом к документу.

В кадровых документах, с которыми в соответствии с действующим законодательством в сфере труда и трудовых отношений работники должны быть ознакомлены под подпись (приказы по личному составу, локальные нормативные акты и др.), проставляется ознакомительная виза, включающая:

– запись об ознакомлении с документом («С (наименование вида документа) ознакомлен»);

– подпись работника;

– расшифровка фамилии;

– дата.

Ознакомительная виза проставляется на документе после его подписания директором Детского сада или иным уполномоченным им лицом.

3.17. Подпись включает:

– наименование должности лица, подписывающего документ;

– его собственноручную подпись;

– инициалы, фамилию.

И.о. директора    ЛопыреваА.А. Лопырева

3.18. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи включает:

– фразу «Документ подписан электронной подписью»;

– номер сертификата ключа электронной подписи;

– фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

– срок действия сертификата ключа электронной подписи.

3.19. Кадровые документы в установленных законодательством случаях заверяются печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «М.П.».

3.20. Отметка об исполнителе включает:

– фамилию, имя и отчество исполнителя;

– номер его телефона.

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения, электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа внизу, от границы левого поля или при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева.

3.21.Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии подлиннику документа или для заверения выписки из документа.

Отметка проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:

– слово «Верно»;

– наименование должности лица, заверившего копию;

– его собственноручную подпись;

– расшифровку подписи;

– дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью Детского сада.

Отметка о заверении копии может быть проставлена с помощью штампа.

3.22. Отметка о поступлении документа проставляется на входящих документах и включает:

– дату поступления;

– входящий регистрационный номер документа.

Отметка о поступлении документа может дополняться временем поступления документа в часах и минутах и способом доставки документа.

Отметка может проставляться с помощью штампа.

3.23. Резолюция оформляется на документе на свободном от текста месте, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает:

– фамилию, инициалы исполнителя;

– поручение по документу;

– срок исполнения;

– подпись лица, вынесшего резолюцию;

– дату резолюции.

3.24. Отметка о контроле проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

3.25. Отметкой о направлении документа в дело определяется место хранения документа после завершения работы с ним. В отметке указываются:

– слова «В дело»;

– индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;

– должность лица, оформившего отметку;

– подпись;

– дата.

Прием новых работников

4.1. При приеме на работу гражданин должен предъявить, а делопроизводитель обязан затребовать следующие документы:

Документы	Примеры / комментарии
Обязательные
Удостоверение личности	· Российский паспорт, · военный билет,
Трудовая книжка	· если сотрудник трудился в 2020 году или ранее – бумажная трудовая и СТД-Р, СТД-ПФР, · если до 2021 года человек не работал – бумажная трудовая книжка не нужна
СНИЛС	· свидетельство
Документы воинского учета	· Военный билет · Временное удостоверение
Документы об образовании	· Аттестат · Диплом · Свидетельства · Удостоверения · Сертификаты
Справки	· Об отсутствии судимости
Дополнительные
Медицинская книжка	При трудоустройстве в детские учреждения.
Справку о психиатрическом освидетельствовании	При трудоустройстве в детские учреждения.
Справка о пройденном медосмотре	При трудоустройстве детские учреждения.
Заявление, анкета, автобиография	Предусмотренные локальными актами.