Разработка, утверждение и введение в действие стандартных бланков

Введение

Актуальность темы курсовой научно-исследовательской работы заключается в важности оформления документов грамотно и презентабельно. Важность такого оформления определяется, прежде всего, приданием документу юридической силы.

Юридическую силудокументу придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Объект исследования: грамотное оформление документов, соответствующее  рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Предмет исследования: оформление бланков документов.

Методы получения данных: наблюдение, изучение документов (бланков).

Цель исследования: анализ  документов  на  их  соответствие  требованиям  ГОСТ Р 6.30-2003.

Задачи:

- рассмотреть процесс разработки, утверждения и введение в действие стандартных бланков;

- рассмотреть отдельные реквизиты, влияющие на юридическую силу документа;

- проанализировать бланки современных действующих организаций;

- проанализировать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 на примерах входящих писем

Общая часть

Оформление реквизитов, влияющих на юридическую силу

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления, т.е. - юридическую силу. Это подпись, печать, гриф утверждения, дата документа и его регистрационный номер, наименование организации и ОКПО. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы.

ГОСТ 6.30 – 2003 установлены два способа оформления реквизита – цифровой и словесно-цифровой.

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др. При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ

Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события.

Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания

 

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа–цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля – такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов.

Регистрационный номер письма 45/1-5,

где 45 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (1) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.

Регистрационный номер трудового договора 35/12,

где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;

12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,

где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;

35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.

Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.

Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа. Например:

 

Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России

от 13.02.2008 № 55/86/20

 

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации.

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита,оформленные следующим образом:   На № ___________ от _________.

 

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах.

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает:

- слово «утверждаю», написанное прописными буквами без кавычек;

- наименование должности лица, утверждающего документ;

- иную подпись должностного лица. Если гриф утверждения расположен на бланке организации, достаточно указать наименование должности по штатному расписанию, например: Генеральный директор. Если гриф утверждения оформлен на стандартном листе бумаги формата А4, в состав наименования должности следует включить наименование организации, например: Генеральный директор ЗАО «Новые технологии»;

- расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии. Между инициалами пробел не ставится, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом;

- дату утверждения.

 

Если документ утверждается двумя должностными лицами, слова «утверждаю», наименования должностей и расшифровки подписей в грифах утверждения располагают на одном уровне.

Документ может быть утвержден другим документом – постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:

- слово «утвержден» (или «утверждена», «утверждено», «утверждены» – в зависимости от наименования вида утверждаемого документа), написанное прописными буквами без кавычек;

- наименование вида утверждающего документа в творительном падеже;

- дату и регистрационный номер утверждающего документа.

Например:

УТВЕРЖДЕН Приказом от 30.02.2013

 

или:

 

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания

                                                                        акционеров от 30.08.2013

 

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» ((«утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом.

Согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

       УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Электронные технологии"

   Личная подпись.В. Кузнецов

Дата

 

 

Подпись (реквизит 22)

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи: инициалы и фамилия.

Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:

 

Исполнительный директор

ЗАО «Новые технологии» Федоров Н.А. Федоров

 

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:

 

Исполнительный директор Федоров Н.А. Федоров

 

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.

 

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:

 

                         Медведев М.А. Медведев

 

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:

 

Генеральный директор Медведев М.А. Медведев

Главный бухгалтер Логинова Н.И. Логинова

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Заместитель директора по экономике       Козлов               О.Г. Козлов

Заместитель директора по производству  Шумов                  Л.Д. Шумов

 

В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:

 

Председатель комиссии Иванов                  П.А. Иванов

Члены комиссии: Греков                  Д.К. Греков

          Киров                   Д.В. Кирова

Луговая                В.Т. Луговая

 

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он проставляется на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации ­ автора документа.

В бланках документовкод организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним.

Если организация-автор документа имеет вышестоящую организацию, тонад ее наименованиемуказывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства и т. п. указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагаютниже наименования организации.

В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указываетсятолько наименование местного органа власти.

Из вышеизложенного можно сделать следующий вывод: некоторые реквизиты документа имеют большое значение и путем грамотного (или неграмотного), оформления влияют на юридическую силу документа. Перечислим их. Это такие реквизиты, как «подпись», «печать», «гриф утверждения», «дата документа» и его «регистрационный номер», «наименование организации» и «ОКПО». С документоведческой точки зрения, документ, который не зарегистрирован, может быть признан недействительным, т.е. он не существует как официальный документ. Так же как и регистрационный номер, остальные (вышеперечисленные) реквизиты придают документу свое значение, каждый по-своему. «Подпись» идентифицирует руководителя организации или другого человека, подписавшего документ. «Наименование организации», «ОКПО» и «печать» идентифицируют организацию в целом, как автора документа. Так как утвердить документ может только должностное лицо или специально изданный документ, «гриф утверждения» придает нормативный и правовой характер документу.

Заключение

Согласно закону о техническом регулировании стандарты организациями всех форм собственности применяются на добровольной основе. Исключением может быть ситуация, когда требование об обязательном соблюдении положений конкретного стандарта включено в распространяющийся на организацию закон или нормативный документ, установлено внутренним нормативным документом самой организации либо входит в число ее контрактных обязательств.

Поэтому любая организация вправе не использовать ГОСТ Р 6.30-2003 или же использовать его выборочно. В тех же случаях, когда положения данного ГОСТа расходятся с требованиями действующих законов и нормативных актов, организацияобязана следовать именно требованиям законодательства,а не ГОСТа.

При подготовке документов сотрудники любой организации обязаны в первую очередь соблюдать требования федеральных и региональных законов, нормативных актов, внутренних нормативных документов организации, а также контрактные обязательства. Документы, удовлетворяющие перечисленным требованиям, будут иметь юридическую силу вне зависимости от того, соблюдены в них положения ГОСТа или нет, на основании законодательства РФ.

Стандарты и другие методические документы – если им описанным выше способом не придан нормативный характер – могут применяться, лишь в той мере, в которой они не противоречат нормативной базе.

Безусловно, каждая организация самостоятельно решает следовать ли рекомендациям ГОСТа. Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает собственный локальный нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), регламентирующий стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.

Основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

Образцы бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом делопроизводства, секретариатом или канцелярией - т. е. структурным подразделением организации, в функции которого входит документационное обеспечение деятельности организации.

Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Важно отметить, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным - главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов…

Некоторые реквизиты документа имеют большое значение и путем грамотного (или неграмотного), оформления влияют на юридическую силу документа. Перечислим их. Это такие реквизиты, как «подпись», «печать», «гриф утверждения», «дата документа» и его «регистрационный номер», «наименование организации» и «ОКПО». С документоведческой точки зрения, документ, который не зарегистрирован, может быть признан недействительным, т.е. он не существует как официальный документ. Так же как и регистрационный номер, остальные (вышеперечисленные) реквизиты придают документу свое значение, каждый по-своему. «Подпись» идентифицирует руководителя организации или другого человека, подписавшего документ. «Наименование организации», «ОКПО» и «печать» идентифицируют организацию в целом, как автора документа. Так как утвердить документ может только должностное лицо или специально изданный документ, «гриф утверждения» придает нормативный и правовой характер документу.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов[Текст]. – Введ. 01.07.2003. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[Текст]. – Введ. 01.01.1999. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2005. 90 с.

4. Гражданский кодекс Российской Федерации [Текст]федер.закон: принятый Гос. думой 18 дек. 2006 г.: по состоянию на 11 сент. 2013 г.

5. Энциклопедия делопроизводства: Состав и правила оформления реквизитов документа: [Электронный ресурс]: официальный сайт центра компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела. ­ М. 2013 ­ Режим доступа: http://www.edou.ru

6. Секретарь-референт: главное о бланках организаций: [Электронный ресурс]: интернет-журнал. ­ М.: ООО «Профессиональное издательство», 2002-2013. ­ Режим доступа:http://www.profiz.ru/sr/6_2012/glavnoe_o_blankah/.­ №6 – 2012.

7. Секретарь-референт:начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов: [Электронный ресурс]: интернет-журнал. ­ М.: ООО «Профессиональное издательство», 2002-2013. ­ Режим доступа:http://www.profiz.ru/sr/8_2012/oformlaem_rekvizity/.­ №8 – 2012.

8. PRO-Делопроизводство и СЭД. Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней: справочник секретаря и офис-менеджера:ГОСТ Р 6.30-2003. Следовать ли его рекомендациям?: [Электронный ресурс]: ­интернет-журнал. – М.: ЗАО «МЦФЭР», 2013. ­ Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/magazine/archive/fascicle181/811/.

9. Н.А.Храмцовская. Применение ГОСТ Р 6.30-2003 [Текст]// Современные технологии делопроизводства и документооборота. ­2011.­№10.­С.82-83.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Таблица «Контрольный листок»

Не соответствия в документе ГОСТ Р 6.30 - 2003	Количество бланков гарантийных писем организаций	итого
Отсутствие реквизита 03(эмблема)	|| Расположение реквизита 03 | Расположение реквизита 04 | Расположение реквизита 06 || Расположение реквизита 09 || Отсутствие реквизита 11 (дата документа) Расположение реквизита 11 Отсутствие реквизита 12 (регистрационный номер документа) | Расположение реквизита 12 || | 11 Отсутствие реквизита 13 (ссылка на регистрационный номер документа) Расположение реквизита13 Размер полей || Nbsp; ПРИЛОЖЕНИЕ Б ПРИЛОЖЕНИЕ В Введение Актуальность темы курсовой научно-исследовательской работы заключается в важности оформления документов грамотно и презентабельно. Важность такого оформления определяется, прежде всего, приданием документу юридической силы. Юридическую силудокументу придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности. Объект исследования: грамотное оформление документов, соответствующее  рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003. Предмет исследования: оформление бланков документов. Методы получения данных: наблюдение, изучение документов (бланков). Цель исследования: анализ  документов  на  их  соответствие  требованиям  ГОСТ Р 6.30-2003. Задачи: - рассмотреть процесс разработки, утверждения и введение в действие стандартных бланков; - рассмотреть отдельные реквизиты, влияющие на юридическую силу документа; - проанализировать бланки современных действующих организаций; - проанализировать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 на примерах входящих писем Общая часть Разработка, утверждение и введение в действие стандартных бланков     Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых,бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые. Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов. Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: Бланк документа- набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003,но далее имеется дополнение: «Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.» В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации - автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках. Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным - главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов. Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием. Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядитнепрезентабельно. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом. Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями. Общие требования к бланкамследующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003): - формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм); - поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее; - цвет бумаги: белый или светлых тонов; - нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах - посередине верхнего поля листа. В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков:угловойипродольный(п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус. Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003,угловой бланкявляется наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном. Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 напродольных бланкахназвание организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами. Эмблему организации (включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации – все это отличает организацию от других. Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых, принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма). Бланк письмаможет включать следующие основные реквизиты: - эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ); - код организации (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов); - код формы документа (по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД); - наименование организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка); - место составления или издания документа (реквизит14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. - справочные данные об организации(реквизит 09)включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете). Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: 1) название улицы, номер дома, номер квартиры; 2) название населенного пункта (города, поселка и т.п.); 3) название района; 4) название республики, края, области, автономного округа (области); почтовый индекс. В составе справочных данных об организации указываются: код организации,  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица(реквизит05) проставляют в соответствии с документами, выдаваем< Поделиться с друзьями: История развития хранилищ для нефти: Первые склады нефти появились в XVII веке. Они представляли собой землянные ямы-амбара глубиной 4…5 м... Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции... Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима... Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...  © cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста. Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы! 0.116 с.