Устройство и управление ОРЮР

ВВЕДЕНИЕ

Согласно нашему Уставу ОРЮР является независимой организацией.

Главная ее цель - внешкольное общественное воспитание российской молодежи в национальном и религиозном духе (см. Устав, пар. № 1.3).

Переживши тяжелые периоды своего существования, сначала на территории родины России, а потом и за рубежом, наша организация постепенно выработала и приняла устройство и управление, которое, как нам кажется, является эффективным и удобным. Этот краткий конспект объясняет наше устройство и дает некоторые пояснения о том, как оно работает.

 

УСТРОЙСТВО ОРГАНИЗАЦИИ

Как и во многих западных свободных странах, управление нашей организацией построено на трех равных началах, т.е. оно состоит из исполнительного, законодательного и юридического органов управления.

 К исполнительному органу можно добавить еще и административную часть, которая полностью находится в ведении исполнительного органа.

Исполнительный орган управления находится в руках Старшего Скаутмастера (СтСкм). На его ответственности лежит все руководство организацией в рамках Устава и Положений, дополняющих Устав, а также административное управление, осуществляемое Главной Квартирой (ГК).

В руководстве организацией участвует также Совет, дающий организации указания идеологического, методологического и программного характера. Совет состоит из:

· представителя исполнительной части управления - СтСкм, который председательствует в Совете:

· заместителя Старшего Скаутмастера (ЗСМ);

· представителя юридической части управления-председателя Главного Суда Чести;

· представителя административной части управления - начальника Главной Квартиры и

· всех Начальников Отделов;

 Ради последовательности и преемственности в Совет входит  предыдущий СтСкм.

 

  Юридическое начало представлено Главным Судом Чести, которому вверено право толковать Устав и Положения и разрешать конфликты, возникающие между руководителями разных отделов и между СтСкм или ГК.

Законодательная часть управления - это Съезд, состоящий из всех активных членов Руководительского состава с постоянным руководительским званием (начиная с инструктора). Это верховный орган, призванный решать все вопросы, касающиеся жизни организации. Решения вопросов на съездах принимаются простым большинством голосов.

 

СХЕМА ОРГАНИЗАЦИИ

Все устройство управления ОРЮР довольно ясно представлено в прилагаемой схеме. Как видно из этой схемы, нашим высшим органом управления является Съезд, который состоит из всех руководителей организации, имеющих право голоса. Он решает все важные вопросы законодательного и исполнительного характера. Съезду подотчетен СтСкм, который им же избирается на три года для руководства организацией между Съездами, в качества исполнительного органа управления.

Съезд также избирает из своей среды юридический орган управления - ГСЧ, который действует по своей совести и чести и не отчитывается перед съездом.

 На таком же положении находится и Главная Ревизионная Комиссия (ГРК), которая поэтому почти всегда избирается вместе с ГСЧ по совместительству.

На уровне отдела существуют такие же органы управления, которые, в отличие от управления всей организации, называются поместным съездом, начальником отдела, советом (или штабом) отдела, судом чести отдела.

Начальники отделов (входящие в Совет), а также суд чести отдела избираются на три года, но уже на поместном съезде своего отдела. Такое же управление может существовать и на уровне дружины и отряда с соответствующим изменением в названии.

 Очень важно отметить, что начальник дружины, не избирается, а назначается начальником отдела.

Права и обязанности, а также функции всех этих органов управления довольно ясно и подробно описаны в Уставе и соответствующих положениях (Положение о судах чести, о выборах, о съездах и др.), с которыми необходимо хорошо познакомиться для того, чтобы иметь представление о нашем устройстве.

 

ВЫБОРЫ

       Выборы всех органов управления проводятся соответствующими судами чести: выборы СтСкм и ГСЧ/ГРК проводятся ГСЧ, а выборы Начальников Отделов и СЧ/РК

Отделов - судами чести отделов.

        Поскольку бывает иногда очень трудно собрать Съезд организации, а иногда даже и поместные съезды, то в большинстве случаев выборы проводятся письменным путем по почте. Суды чести получают заранее сведения о правах голоса руководителей от надлежащих инстанций (ГК или нач. отд.), рассылают им избирательные бюллетени и подсчитывают голоса.

        Все это делается с таким расчетом, чтобы избранные лица могли вступить в свои должности 1-го января нового трехлетия.

 

ОТЧЕТЫ

       Одной из важных функций административной части управления является

ведение аккуратной отчетности. Отчеты бывают по линии членского состава и его деятельности и - финансовые.

       Отчеты о численном составе и деятельности соединений

       Организация это живой организм, который все время меняется. Поэтому необходимо иметь точные и современные данные о ее составе и о ее деятельности. Эти данные не могут быть составлены высшей инстанцией, они могут быть получены только от низшей инстанции, начиная с дружины.

       У нас принято давать отчеты в вышестоящую инстанцию по окончании года - за прошедший год. В этом отчете, наравне с деятельностью и другими мероприятиями данного соединения, очень важно давать точные сведения о численности и составе данного соединения, чтобы ГК, а через нее и СтСкм были всегда в курсе дела о том, сколько в организации человек и как проводится работа на местах.

       Образцы годовых отчетов от дружины в отдел и от отдела в ГК можно найти в Положении об администрации. Они составлены на основании многолетнего опыта, и их надо придерживаться.

 

       Финансовые Отчеты

       Не столько для вышестоящих инстанций и для Высших Органов Управления

(ВОУ), сколько для всех имеющих отношение к казне данной единицы или соединения, очень важно точно и аккуратно относиться к денежным суммам, имеющимся на руках или на сбережении данной единицы.

        Так как наши денежные ресурсы обыкновенно поступают к нам извне, т.е. в виде членских взносов или пожертвований или в виде дохода от какого-нибудь начинания, что является тоже своего рода пожертвованием от тех, кто поддержал это начинание, то необходимо вести аккуратную запись всех приходов и расходов, закрепленных соответствующими оправдательными документами, т.е. вести аккуратный учет этих денежных сумм и составлять ежегодный отчет, который должен быть проверен и утвержден ревизионной комиссией.

       От аккуратного ведения кассы и своевременного отчета зависит дальнейшее отношение к нам наших доброжелателей и жертвователей. Отсутствие отчетности дает повод к придиркам и нареканиям со стороны наших недоброжелателей.

       Проверка кассы ревизионной комиссией должна проводиться по крайней мере раз в год или чаще, если этого требуют местные обстоятельства. Своевременная проверка кассы в интересах самого казначея и начальника данного соединения.

        Ответственность за проверку кассы лежит не на ревизионной комиссии, а на казначее, который должен быть заинтересован в том, чтобы его касса была проверена и найдена в полном порядке.

       Акты ревизионных комиссий, составленные после проверки кассы единицы или соединения, направляются в ревизионную комиссию вышестоящей инстанции для того, чтобы в конце этой эстафеты и ГРК знала, что все финансовые отчеты в организации ведутся правильно.

 

ЧЛЕНСКИЕ ВЗНОСЫ

       Очень важным элементом в жизни организации являются членские взносы. Помимо того, что в некоторых местах они являются единственным финансовым источником для необходимых административных затрат, они также придают серьезность организации, требующий к себе уважения.

        Каждый, желающий быть членом какой-нибудь организации, должен выразить это желание и проявить готовность платить членский взнос. Этим он показывает свое уважение к ней, а также и уважение ко всем остальным ее членам. Членский взнос может быть минимальным или даже просто быть номинальным, но он необходим и должен быть для всех одинаков и для всех обязателен. Часть этого взноса передается вышестоящему соединению и таким образом доходит до ГК.

       Бывают случаи, когда члены организации живут в большой нужде и установленные членские взносы для них слишком велики. В таких случаях начальник отдела имеет право понизить размер членских взносов или освободить таких членов от уплаты членских взносов вообще.

       Желательно все же, чтобы был выработан минимальный размер членского взноса, чтобы данное лицо чувствовало себя полноправным членом организации.

       На уровне руководительского звания членские взносы особенно важны, ибо они дают руководителям право участвовать в общеорганизационных голосованиях, они также заставляют руководителей более бережно относиться к денежным суммам, находящимся в распоряжении их единиц или соединений.

           

1997 г.

 

Приложения: № 1 Схема Организации

                    № 2 Схема ОРЮР

 

             

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ

ВВЕДЕНИЕ

       В положении об администрации указаны основные положения, касающиеся этой отрасли. Настоящий конспект дает дополнения и практические указания. Этот конспект осветит администрацию звена, отряда, круга. При составлении приказов, циркуляров и писем следует придерживаться общепринятых сокращений.

 

ЗВЕНО

       В звене администрация минимальная, ею ведает вожак или секретарь звена. Административная работа в звене нужна, главным образом, для выявления и развития административных талантов и навыков у ребят. Она дает также информацию о жизни звена. Нормально в звене имеются звеновая книга, дневник или летопись, альбом и отчеты.

           

ЗВЕНОВАЯ КНИГА отображает жизнь звена. Обыкновенно это тетрадь или папка, в которой есть следующие разделы: график посещаемости сборов, планы сборов, приходо-расходные записи, сбор членских взносов, адреса и телефоны членов звена и их разведческая лестница, список инвентаря. Книга может быть украшена рисунками.

 

ДНЕВНИК ЗВЕНА - летопись - хронологическое описание жизни звена. Дневник украшается фотографиями, рисунками, схемами и т.п.

 

АЛЬБОМ - это архив, куда помещается все касающееся звена и его участия в жизни организации.

 

ОТЧЕТЫ - если в отряде такие заведены, то нормально они пишутся на заранее заготовленных бланках, копии которых оставляются в архиве звена.

 

 ЕДИНИЦЫ

       Администрация в единицах играет более важную роль: воспитательную (обучение молодежи ведению официальных дел), дисциплинарную (ответственность перед начальством), информационно - пропагандную (родители и общественность). За администрацию единицы ответствен ее начальник, хотя ведет ее секретарь. Стаи, отряды, круги подлежат регистрации в вышестоящей инстанции (см. Приложение № 1.)

СТАЯ  Штаба в стае нет. Приказы в стае не пишутся, издаются только извещения и бюллетени для родителей. Отчеты - такие же, как и в отряде. Вся административная работа стаи сводится к ведению книги стаи, состоящей из следующих разделов:

1. Список: имя, фамилия, дата рождения, адрес, телефон, родители, школа; 

2. Продвижение по разведческой лестнице;

3. График посещаемости;

4. Личные данные - копии регистрационных листов (см. Приложение № 2)

5. Касса и хозяйство.

 

КРУГ В круге главная цель - отчетность и создание архива. Сюда относятся: книга круга (данные такие же, как и в стае и отряде), копии регистрационных листов (см. Приложение № 2), приказы и циркуляры начальника круга и высших инстанций, отчеты, рапорты, планы работы, копии писем, казна, хозяйство, архив, дневник, альбом. Все, что сказано об администрации отряда, относятся и к кругу.

 

ОТРЯД Ведение дел в отряде, основной административной единице в нашей работе, дает нам понятия о нашей административной работе. Наравне с отчетностью, администрация имеет воспитательное значение. Она приучает подростков к ответственности и аккуратности. Административная работа важна в области осведомления как подчиненных, так и высших инстанций о жизни отряда. Поэтому необходимо четкое распределение директив (копия приказа разведчику, о котором что-то сказано, копия циркуляра о лагере каждому и т.д.). Все копии посылаются вышестоящей инстанции.

 

ДЕТАЛИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛ В ОТРЯДЕ:

 

ОТРЯДНАЯ КНИГА (см. Приложение № 3-1, 3-2, 3-3)

   Это обыкновенная папка со вставными листами, четко написанная или напечатанная:

1. Заглавная страница - ОРЮР, отдел, дружина, название и номер единицы, город, "Книга       отряда";

2. Список отряда - имя, фамилия, звание, работа, адрес, телефон, имя и отчество родителей - в алфавитном порядке или по звеньям;

3. Схема отряда - звенья, штаб;

4. Посещаемость;

5. Уплата членских взносов;

6. Приходо-расходный раздел;

7. Разведческая лестница - данные о том, в какое время и какие разряды, специальности были присуждены, какие награды были получены, когда было дано (какое) лесное имя;

8. Перечень и копии отчетов, входящих и исходящих писем и документов  

9. Список инвентаря;

10. Краткая  хронология жизни и работы отряда;

11. Личные данные - копии регистрационных листов (см. Приложение №2);

12. График состязаний.

 

ЛЕТОПИСЬ - дневник, может быть частью отрядной книги. Если это отдельная книга, то это толстая тетрадь с пронумерованными страницами. Дневник украшается рисунками, схемами, газетными вырезками и фотографиями. В летописи можно также поместить приказы, касающиеся жизни отряда.

 

АЛЬБОМ фотографий может быть отдельным томом.

 

ДИРЕКТИВЫ (см. Положение об администрации, пар. 4). В эту категорию входят приказы, циркуляры, бюллетени и извещения (см. Приложение № 4-1, 4-2). Точность, краткость, ясность - основные требования. В приказах помещаются распоряжения, касающиеся звеньев, членов единиц и официальных дел как награждения, поздравления. Циркуляры, извещения и бюллетени содержат в себе официальные административно-хозяйственные распоряжения - детали поездки, списки вещей для лагеря и т.п.

 

 

ВСЕ ДИРЕКТИВЫ СОСТОЯТ ИЗ СЛЕДУЮЩИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ:

 

· Заголовок - ОРЮР, номер и название единицы, число, тип директивы и номер (Приказ №..., Циркуляр №...). Обыкновенно нумерация начинается со дня основания единицы. Можно начинать новую нумерацию при смене начальника единицы или, если в году много директив, с января нового года;

· Содержание директив по параграфам, согласно теме;

· Заключительное приветствие "Будь готов! За Россию!" и подпись начальника.

Если подписи нет, следует пользоваться " С подлинным верно" с указанием звания и подписью секретаря;

· Распределитель - указать, какая низшая и высшая инстанции получают копии              и в каком количестве;

· Приложения следуют пронумеровать согласно тексту директивы.

 

ОТЧЕТЫ

Форма отчетов о работе единиц устанавливается начальником дружины,

которому следует иметь готовые бланки. Нормальный отчет состоит из заголовка (единица, число, отчет и период), содержания отчета, подписи начальника и составителя и приложений. К отчетам прилагаются копии всего изданного отрядом или кругом.

 

РАПОРТЫ

Рапорт - это официальная документация просьбы, доклада или другого обращения к вышестоящему начальнику (см. Приложение № 5). Рапорт должен состоять из заголовка, названия единицы, даты, адреса, указания лица, к которому он пишется, содержания обращения и подписи начальника.

 

ПЕРЕПИСКА

Самым важным связующим началом в нашей организации является переписка. Письма бывают официальные и личные. Официальные письма делятся на организационные (циркулярные и индивидуальные) и внеорганизационные (сношения с другими организациями и отдельными лицами). Все официальные письма нумеруются (нормально - с 1-го января нового года) и заносятся в список входящих и исходящих писем и документов (см. Приложение № 6).

В официальной переписке следует посылать по одной копии:

         1. Непосредственному начальнику;

         2. В архив;

         3. Всем лицам или соединениям, о которых говорится в письме.

В конце письма следует указать, кому посланы копии письма.

       Личные письма (не формальные) составляются по усмотрению автора.

 

КАССА (см. Устав, пар. 7 и Положение об администрации, пар. 9)

 Точное и аккуратное ведение кассовых книг, необходимо ввиду ответственности за правильную отчетность, а также во избежание неприятностей со стороны общественности или родителей.

       Кассовые книги нужно вести так, чтобы в любое время казначей мог

представить документы для проверки или ревизии.

 

 В кассовую администрацию входят:

 

· Приходо-расходная книга, в которую записываются все

                    финансовые операции, номера расписок, квитанции или чеков и сумма     

                    (см. Приложение № 3-1).

· Книга квитанций и расписок состоит из копий (корешков) выданных 

                    квитанций со всей нужной информацией, чековой книги и

                 пронумерованных расписок;

· Уплата членских взносов. График поступления членских взносов;

· Документы ревизионной комиссии. Копии предыдущих ревизий кассы.

· Каждая касса должна быть проверена в конце года, и копия акта             ревизии представлена непосредственному начальнику.

· Необходимо добавить, что ввиду ответственности перед властями и общественностью, все расходы и приходы должны быть оправданы соответствующими подписанными оправдательными документами

· (расписками, квитанциями и чеками).

 

ХОЗЯЙСТВО

Учет хозяйства заключается в составлении списка инвентаря с указанием даты покупки, с примечаниями о поломке или потере (см. Приложение № 3-3).

 

АРХИВ

В архив отряда входит все касающееся истории отряда - летопись, альбомы, фильмы, фотографии, диапозитивы, магнитофонные ленты, трофеи, лагерные, походные и прочие сувениры и т.д.

 

       ЛАГЕРЬ

       Начальник лагеря отвечает за правильное ведение лагерной администрации.

 В дополнение ко всему касающемуся организации лагеря (см. Положение о лагерях), начальник лагеря должен начать административную подготовку к лагерю получением следующих юридических документов:

       А. Разрешение местных властей на лагерь;

       Б. Письменного разрешения родителей, в котором указано, что они разрешают детям ехать в лагерь, и разрешают оказывать им медицинскую помощь, в котором они высказывают пожелания относительно здоровья детей.

Далее следует иметь:

1. Список едущих в лагерь;

2. Список лагерного инвентаря (икона, флаг, палатки, пилы, лопаты).

топоры, состав лагерной аптечки и т.п.);

3. Книгу лагерных взносов;

4. Смету приходов и расходов;

5. План и схему лагеря, расписание лагерного дня;

6. Кухонную книгу, содержащую список продуктов, расписание, меню рецепты, а также раскладку продуктов на весь лагерь;                      

7. Планы и сметы, касающиеся транспорта.

 

ЛАГЕРНАЯ КНИГА 

       В зависимости от численности лагеря ее ведет начальник лагеря или секретарь. Члены штаба, ответственные за отдельные отрасли лагерной администрации, сдают свои документы ведущему лагерную книгу.

 

       Основные разделы лагерной книги:

 

А. Подготовка к лагерю: программа лагеря, расписание лагерного дня, карты, планы, юридические документы, предлагерная переписка и т.п.

       Б. Администрация: приказы, директивы, схема лагеря, список лагерников;

В. Личные данные: 1. Имя, фамилия, дата рождения, адрес, телефон,                                                 разрешение родителей;

                                2. Продвижение по разведческой лестнице:разрады,                                                           специальности, награды, лесное имя:

       Г. Хозяйство: все документы, касающиеся снабжения, ежедневное меню, учет продуктов, выданных для походов, документы, касающиеся транспорта; список     инвентаря.

       Д. Финансовый раздел: лагерные взносы, смета расходов, точная запись        всех расходов с указанием, каким лицом и на что были израсходованы средства,

       пронумерованные расписки, подписанные лицом, производящим данную покупку.

       Е. Дневник лагерного санитара с полным отчетом о всех заболеваниях и несчастных случаях.

       Ж. Лагерный дневник - краткое ежедневное описание лагерной жизни, занятий, игр, состязаний, походов, торжеств, прибытия гостей, описание погоды, общего    настроения и т.п. Лагерный дневник можно вести на оборотной стороне лагерного расписания.

 

       Четкое ведение лагерной администрации облегчит составление лагерного        отчета (см. Приложение № 7).

 

 

Приложения:

                   № 1. Регистрационная анкета единицы

                   № 2. Образец регистрационной анкеты для поступающих в единицы

                   № 3.   Записи в отрядной книге:

3-1 Отрядные финансы (приход-расход):

3-2 Администрация отряда (личные данные, посещаемость):

3-3 Разведческая лестница. Хозяйство (запись инвентаря). 

                   № 4. Директивы

4-1 Приказ

4-2 Циркуляр

                   № 5. Рапорт

                   № 6. Письмо

                   № 7. Лагерный отчет