Ввод и редактирование данных.

Движение по таблице. Каждый из 16 рабочих листов книги Excel представляет собой таблицу из 256 колонок и 16384 строк. На экране видна лишь небольшая ее часть. Столбцы обозначаются буквами: А, В, С, …, Z, AA, …, AZ, BA, …, BZ, …, IV. Строки – всегда цифрами. Вся информация заносится в клетки, адреса которых получаются из букв столбца и номера строки (например, G9). Текущая клетка обведена утолщенной рамкой – курсором.

Перемещение курсора по рабочему лист при помощи клавиш:

 - перемещение на одну клетку;

PgUp, PgDn – экран вверх, экран вниз;

HOME – на первую клетку строки;

END – на последнюю клетку строки;

Ctrl+ Home – на первую клетку таблицы;

Ctrl+ End – на последнюю заполненную клетку.

Перемещение курсора с использованием меню:

Правка  Перейти   адрес клетки – переход в нужную клетку.

Полосы прокрутки предназначены для перемещения по рабочему листу Текущая клетка при этом не изменяется. Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа, выведенного в данный момент в окне. Для быстрой прокрутки к другой части рабочего листа нужно протянуть бегунок.

Выбор клеток. Важным техническим приемом работы с Excel является выбор клеток. Обычная процедура работы такова: сначала выделяются клетки, затем пользователь сообщает Excel, что следует сделать с этими клетками.

Выделение с помощью мыши:

· Чтобы отметить 1 клетку, нужно на ней щелкнуть мышкой.

· Чтобы отметить столбец, нужно щелкнуть на букве столбца.

· Чтобы отметить строку, нужно щелкнуть на цифре строки.

· Чтобы отметить непрерывный прямоугольник нужно:

1. щелкнуть на верхней левой клетке;

2. показать указателем мыши на нижнюю правую;

3. Shift + click

· Чтобы отметить прерывистый список:

с lick на первой клетке, затем

Ctrl + click на каждой нужной клетке

Этот же способ используется для добавления клетки к выбранному блоку.

· Чтобы отметить все строки и столбцы – щелкнуть на «чистой» кнопке в левом верхнем углу таблицы.

Выделение с помощью клавиатуры:

· Прямоугольная область:

F8 – левый верхний угол

F8 – правый нижний угол

· Несколько прямоугольных областей:

Shift+ F8 переход к выделению несмежных областей, которое выполняется с помощью той же клавиши F8 описанием выше способом.

· Колонка:

курсор находится в выделяемой колонке Ctrl+пробел

· Строка:

Курсор находится в выделяемой строке Shift+пробел

· Вся таблица – Ctrl+ Shift+пробел

Ввод данных. Данные в Excel вводятся непосредственно в клетки. Для ввода данных в клетку необходимо:

1. Поместить указатель мыши в ту клетку, в которую будет производится ввод данных. В строке формул (в левом поле) появятся координаты выбранной клетки. Каждая клетка электронной таблицы имеет адрес, состоящий из буквы столбца и цифры строки (А5).

2. Ввести данные с клавиатуры.

3. Закончить ввод данных, нажав клавишу Enter.

Как только пользователь приступит к какому-либо вводу данных, «оживет» панель формул. В ней (так же, как и в активной ячейке) будет отображаться вводимая пользователем информация.

Редактирование данных. Для замены одних данных в клетке другими достаточно установить курсор в эту клетку и ввести новые данные. Для того, чтобы отредактировать содержимое клетки нужно:

1. Встать на клетку.

2.      

· либо F2

· либо двойной щелчок на редактируемой клетке

· либо позиционироваться на панели формул и редактировать непосредственно в панели формул

3. Enter – окончание редактирование.

При редактировании можно использовать клавиши Delete и BackSpace для удаления символов и клавишу Insert для управления режимами вставки/замены.

Для удаления содержимого клетки или нескольких выделенных клеток:

1. выделить очищаемую область

2. Delete или в меню Правка Удалить

 

Для перемещения данных в другую позицию:

1. выделить перемещаемую область

2. установить указатель мыши на границу выделенного блока таким образом, чтобы он превратился в стрелку ⇖, перетянуть блок в новую позицию или Правка Вырезать

3. перейти в новую позицию

4. в меню Правка Вставить

 

Для вставки строки в таблицу:

1. установить курсор в любую ячейку строки, перед которой нужно вставить строку

2. Вставка Строка

Для вставки столбца в таблицу:

1. установить курсор в любую ячейку столбца, перед которым нужно вставить столбец

2. Вставка Столбец

При редактировании данных формулы автоматически пересчитываются.

ТИПЫ ДАННЫХ.

Каждая ячейка в Excel может содержать данные одного из трех типов: текст, число, формула (начинается со знака =). Ячейка текстового типа данных может содержать слова, предложения, - произвольный набор символов. Ячейка числового типа может содержать числа в диапазоне , при этом количество значимых цифр – не более 15. В отличие от ячеек числового и тестового типа, содержащих введенные в них значения, ячейка типа формула содержит указание Excel, какие вычисления должны быть выполнены. При этом, отображаемое в ячейке значение будет являться результатом вычислений. Excel нигде не хранит вычисленные по формулам значения, а только саму формулу. Результат вычисления появляется «на лету» при отображении ячейки на листе. Результат вычислений по формуле может быть числом или текстом. Нельзя явно указать тип ячейки. Excel сам определяет тип ячейки по контексту введенных в нее данных:

· Если введенные в ячейку символы есть литерал

                                [ ][целая часть][,][дробная часть][E[ ]степень]

то ячейка будет числового типа

· Введенные данные начинаются с символа «=» – ячейка типа формула

· Во всех остальных случаях ячейка будет иметь тип текст

При редактировании данных в ячейке ее тип может изменяться.

ДАТА И ВРЕМЯ. Excel не содержит специальных типов ячеек для даты и времени. Для этого используется числовой тип. Причем, целая часть интерпретируется как количество дней (месяцы, годы), прошедших с 1.01.1900 года, а дробная – как часть от 24 часов (часы, минуты, секунды). Вид разделителя между элементами дат определяется национальными настройками операционной системы Windows. В русской версии для элементов даты это, обычно, точка; для элементов времени – это двоеточие. Дни отделяются от часов пробелом. Существует быстрый способ ввода текущих в данный момент даты и времени, хранящихся в компьютере, - это клавишные комбинации Ctrl+; и Ctrl+ Shift+: соответственно.

ЧИСЛОВЫЕ ДАННЫЕ – это данные, которые состоят из цифр и, возможно, некоторых специальных символов: +; -; Е; е; %; /. Вводимые числа хранятся с той точностью, с которой они были введены. Вычисляемые результаты имеют до 15-ти разрядов, но могут быть представлены пользователем с любой желаемой точностью в этих пределах.

ФОРМАТЫ ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ

Формат позволяет отображать числовые данные в том или ином виде. Чтобы задать/изменить формат ячейки (выделенной группы ячеек): Формат Ячейки Число или Ctrl+1. В появившемся окне форматирования приведены названия всех используемых в Excel числовых форматов.

Общий формат. Excel сам подбирает подходящий формат отображения числа с фиксированной запятой, либо в экспоненциальной форме. Этот формат не имеет дополнительных параметров.

Числовой формат. Число отображается с заданным количеством десятичных знаков после запятой. Дополнительно можно отделить тысячи пробелом и выделить отрицательные значения красным цветом.

Денежный формат отличается от числового только тем, что после изображения числа может помещаться знак валюты, и группы разрядов всегда разделены пробелом. Используемая валюта задается в настройках Windows.

Финансовый формат отличается от денежного вынесением знака «-» для отрицательных чисел в крайнюю левую позицию ячейки.

Дата и время форматы. В Excel дата и время рассматриваются как числа, с ними можно выполнять арифметические действия, они представляются одним числом в ячейке, соответственно целой и дробной его частями. Нет необходимости помнить, как Excel кодирует в одном числе дату и время, достаточно лишь корректно их задать во встроенном Excel формате.

Процентный формат отображает число в ячейке в %.

Дробный формат используется для представления значения в виде смешанного числа: целая часть <правильная дробь>.

Экспоненциальный формат. В этом формате число представляется в виде:

                                <мантисса>*10^{<порядок>}, где

                                                                                -308< порядок <+308

Текстовый формат отображает число так же, как и общий, но прижимает изображение влево.

Дополнительные форматы предназначены для работы с почтовыми индексами, телефонными номерами, адресами. Для выбора предлагается 4 типа форматов: Почтовый индекс, Индекс + 4, Номер телефона, Табельный номер.

Все форматы. Формат, заданный для ячейки, не отображается непосредственно в каком-то информационном окне. «Просмотреть» текущий формат ячейки можно, вызвав Формат Ячейка Число. В этом случае пользователь окажется в соответствующем разделе форматов с текущими атрибутами. Если после этого выбрать пункт Все форматы, то Excel покажет внутреннее представление текущего формата – его шаблон. На самом деле Excel во всех форматах использует шаблоны. Но при использовании форматов Числовой, Денежный и др. пользователь работает с шаблоном формата не непосредственно, а через соответствующее окно диалога. В разделе Все форматы приведен список всех шаблонов – и из стандартных форматов, и добавленных пользователем вручную. Можно непосредственно воспользоваться заданием формата его шаблона, если пользователя не устраивает ни один из стандартных форматов. Если возникает потребность избавиться от созданного пользователем формата, необходимо воспользоваться кнопкой Delete (она задействована только для собственных форматов пользователя). Шаблоны состоят из набора знаков – кодов преобразования:

Шаблон	Назначение
0	Цифра, незначащий ноль отображается
#	Цифра, незначащий ноль не отображается
?	Цифра, выравнивание по десятичному знаку
,	Знак, отделяющий целую часть от дробной
/	Знак дроби
Е	Экспоненциальный формат
%	Процентный формат
[цвет n ]	Цвет шрифта, n – число от 0 до 56
[черный] [синий] ...	Цвета шрифтов
.	Разделитель в датах
_	Пропуск места на ширину символа
М ММ	Номер месяца
МММ	Название месяца в сокращенном виде
Д ДД	Номер дня в месяце
ДДД	День недели в сокращенном виде
ДДДД	Полное название дня недели
ГГ	Две последние цифры года
ГГГГ	Год
сс	Секунды
мм	Минуты
ч	Часы
:	Разделитель часов, минут, секунд
АМ РМ	Дополнение к формату времени для выбора 12-часовой системы
“ “	Признак текста
@	Текстовый формат
$ p. - + / () : пробел	Символы, которые выводятся без преобразования в соответствующее знакоместо
< > = <= >= <>	Условные операторы
*	Заполнение ячейки символом, следующим за символом «звездочка»

Для добавления собственного шаблона:

· Отредактировать шаблон в окне Тип

· ОК

Можно удалить только пользовательский шаблон. Для удаления шаблона используется кнопка Delete.

Необходимо сделать следующие замечания:

1. Формат ячейки влияет только на отображение ее значения, и никак не влияет на само значение ячейки.

2. Формат ячейки запоминается Excel независимо от самого значения. Формат не изменяется при изменении значения ячейки или даже ее типа.

3. Для ячеек типа «формула» форматируется результат вычисления по формуле.

4. Если для ячейки задан некорректный формат (например, формат Дата для ячейки, содержащей текст), Excel его запомнит, но не будет использовать для отображения ячейки.

Можно преобразовать внутреннее представление чисел к отображенному на экране, но эта операция необратима.

Преобразование значений к их экранному представлению:

1. Перед преобразованием чисел к отображенному виду, убедитесь, что установленная точность будет в дальнейшем достаточной.

2. Сервис Параметры Вычисления

3. В разделе Параметры книги поставьте √ в поле Точность как на экране. Excel выдаст диалоговое окно с предупреждением: «Данные могут потерять необходимую точность».

ТЕКСТОВЫМИ ДАННЫМИ система считает данные, которые не распознаются как данные другого типа. В одной клетке возможен ввод до 32000 знаков. Текстовыми данными могут быть и числа, если при вводе им предшествует апостроф, например ‘1223. Такие данные не могут участвовать в арифметических операциях.

Если текстовые данные не уменьшаются в ячейке, они продолжаются в следующих ячейках справа при условии, что они свободны. Если они заняты, будет виден только уменьшающийся в клетке фрагмент. Тест может автоматически переноситься на следующую строку внутри клетки, если в меню Формат+Ячейка выбрана вкладка Выравнивание, а в ней установлен флаг Переносить по словам. Перенос будет осуществляться целыми словами. Если это невозможно, текст будет разбиваться на строки случайным образом. Существует метод и принудительного разбиения строки в любом месте текста, а не только в конце слова, – это нажатие в нужном месте клавиши Alt+ Enter. Такое действие создает новую строку.

ЛОГИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ имеют одно из двух значений – ИСТИНА или ЛОЖЬ. Они используются как индикаторы наличия/отсутствия какого-либо признака или события, а также могут являться аргументами некоторых функций. Во многих случаях вместо этих значений можно использовать цифры 1 или 0 соответственно.

МАССИВЫ не являются собственно типом данных, а только образуют организационное множество клеток или констант любого типа. Excel рассматривает массив (возможно содержащий множество клеток) как единый элемент, к которому в целом могут быть применены математические операции и операции отношений. Массив может содержать не только множество клеток, но множество констант.