Составление текстов служебных документов

Составление текстов служебных документов

Язык и стиль служебных документов

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации.

Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.).

Собственные имена

1. С прописной буквы пишутся имена, отчества, фамилии, прозвища,

псевдонимы, например:

Всеволод Большое Гнездо, Петр Первый (Петр I), Демьян Бедный.

Сюда относятся имена и прозвища:

Александр Невский, Ярослав Мудрый, Юлиан Отступник.

2. Собственные имена, ставшие именами нарицательными,

пишутся со строчной буквы, например:

альфонс, донжуан.

Сохраняется написание с прописной буквы, если фамилия,

употребленная в нарицательном значении, не переходит в разряд

существительных нарицательных, например:

Мы... твердо были уверены, что имеем своих Байронов, Шекспиров,

Вальтер Скотов (Белинский).

Но если индивидуальные названия людей употребляются в

презрительном смысле как родовые обозначения, то они пишутся

со строчной буквы, например, донкихот, донжуан:

3. Названия предметов, единиц физической величины, видов

растений и т. д., образованные от имен лиц, пишутся со строчной

буквы, например:

галифе, наган, максим (пулемет).

4. С прописной буквы пишутся индивидуальные названия, относящиеся

к области мифологии и религии, например:

Зевс, Иисус Христос, Аллах.

Родовые названия мифологических существ пишутся со строчной

буквы, например:

ведьма, сирена.

5. В сложных фамилиях, пишущихся через дефис, каждая часть

начинается с прописной буквы, например:

Салтыков-Щедрин.

6. Собственные имена лиц (и географические названия) пишутся

с прописной буквы после начальных составных частей анти-,

квази-, пан-, псевдо- и др., например:

пан-Европа, лже-Вольтер (но Лжедмитрий).

7. Двойные (тройные и т. д.) нерусские имена пишутся все с

прописной буквы, независимо от раздельного или дефисного их

написания, например:

Гай Юлий Цезарь; Жан-Жак Руссо.

8. Артикли, предлоги, частицы в западноевропейских собственных

именах лиц и в названиях (ав, вал, да, де ла, делла, делъ, дер, ди,

дос, ду, дю, ла, лас, ле, фон) пишутся со строчной буквы, например:

Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи.

Служебные слова пишутся с прописной буквы в следующих

случаях:

а) если они слились с фамилией или названием в одно слово

(пишутся слитно или через дефис), например:

Ван-Гог, Дюбуа;

б) если без них фамилия не употребляется, например:

Шарль де Костер;

в) если они пишутся с прописной буквы в языке-источнике,

например:

Ди Витторио.

9. С прописной буквы пишутся стоящие перед фамилией частицы

О' (ирландская, присоединяется апострофом), Мак- (шотландская,

присоединяется дефисом). Сан-, Сен-, Сент-, например:

ОТенри, Сен-Жюст.

10. В арабских, тюркских, персидских личных именах составные

части, обозначающие социальное положение, родственные

отношения и т. д., а также служебные слова (ага, ал, аль, ас, аш,

бей, бек, бен, заде, зуль, казы, оглы, оль, паша, улъ, хан, шах, эд, эль

и др.) пишутся со строчной буквы (как правило, присоединяются

к имени через дефис), например:

Сабах-ас-Салем, Турсун-заде, Ахмет ибн аль-Фарид.

Некоторые из названных частей, входящие в состав личных

имен, названий населенных пунктов и органов печати, пишутся с

прописной буквы, например:

Зульфикар Али Хан, " Аль-Ахбар".

Элемент хадлси (почетный титул мусульманина, совершившего

паломничество в Мекку) в составе личных имен пишется с прописной

буквы, например:

Хаджи-Гирей.

11. В китайских личных именах, состоящих из двух частей, обе

части пишутся с прописной буквы, например:

Мао Цзэдун.

12. в корейских, вьетнамских, бирманских, индонезийских,

цейлонских, японских личных именах все части пишутся с прописной

буквы, например:

Хо Ши Мин, Курахара Карэхито.

Суффикс сан- (со значением господин, госпожа) в японских

собственных именах, выражающих уважение к лицу, пишется со

строчной буквы и присоединяется дефисом, например:

Судзуки-сан.

13. Имена действующих лиц в баснях, сказках, пьесах и некоторых

других произведениях художественной литературы пишутся

с прописной буквы, даже если в других текстах они имеют нарицательное

значение, например:

Серый Волк, Змей Горыныч, Кот, Щука.

Географические названия

1. С прописной буквы пишутся собственные географические

названия, например:

Арктика, Финляндия, Свислочь.

С прописной буквы пишутся также неофициальные названия

территорий, местностей, образованные:

а) с приставками за-, по-, под-, при- и конечным -ье, например:

Забайкалье, Приморье;

б) с конечным 'Ье (без приставки), например:

Оренбурэ1съе;

в) с суффиксом -щина, например:

Смоленщина.

2. В составных географических названиях с прописной буквы

пишутся все слова, кроме служебных и слов, обозначающих родовые

понятия (море, остров, река и др.), например:

Северная Америка, остров Новая Земля, Москва-река.

3. Существительные в составных географических названиях

пишутся с прописной буквы, если они утратили свое лексическое

значение и называют объект условно, например:

бухта Золотой Рог.

4. Названия титулов, званий, должностей и т. д. в составных

географических наименованиях пишутся с прописной буквы, например:

остров Земля Принца Карла, залив Святого Лаврентия.

5. Части сложных географических названий пишутся с прописной

буквы и соединяются дефисом, если образованы:

а) сочетанием двух существительных со значением частей

объекта или единого объекта, например:

Эльзас-Лотарингия;

б) сочетанием существительного с последующим прилагательным,

например:

Новгород-Северский;

в) сложным прилагательным, например:

Волго-Донской канал;

г) сочетанием иноязычных элементов, например:

Нью-Йорк.

6. С приписной буквы пишутся иноязычные родовые названия,

входящие в состав географических названий, но не употребляемые

в русском языке в качестве нарицательных существительных,

например:

Йошкар-Ола (ола — город). Однако иноязычные родовые наименования,

входящие в русский язык в присущем им значении в

качестве нарицательных существительных, пишутся со строчной

буквы, например:

Уолл-стрит (стрит — улица).

Артикли, предлоги, частицы, находящиеся в начале иноязычных

географических названий, пишутся с прописной буквы и присоединяются

дефисом, например:

остров Де-Лонга.

7. Служебные слова, находящиеся в середине сложных географических

названий (русских и иноязычных), пишутся со строчной

буквы и соединяются двумя дефисами, например:

Франкфурт-на-Майне.

8. С прописной буквы пишутся названия стран света, когда

они входят в состав территориальных названий или употребляются

вместо них, например:

народы Востока,

В прямом значении названия стран света пишутся со строчной

буквы, например: восток.

Названия государств.

НИИ

— ный

— орскии

— ский

— ской

— ческий

При пользовании данным перечнем необходимо руководствоваться следующими правилами.

1. Если перед отсекаемой частью стоит буква й, требуется сохранить следующую за ней согласную: многослойный — многослойн.

2. Если перед отсекаемой частью слова стоит гласная буква, то при сокращении следует сохранить следующую за ней согласную: ученый — учен.

3. Если перед отсекаемой частью слова стоит мягкий знак, то при сокращении он отсекается вместе с этой частью:

сельский — сел.

4. Если перед отсекаемой частью стоит удвоенная согласная, то при сокращении одна из них отсекается: металлический — метал.

5. При нескольких возможных вариантах отбрасывания частей предпочтение отдается тому, при котором отсекаемая часть больше по числу букв, например:

Составление текстов служебных документов