Как нумеровать счета-фактуры

Ошибка в номере счета-фактуры — один из самых частых недочетов, из-за которых налоговики запрашивают пояснения. Ошибка обычно связана с тем, что покупатель неверно вводит в учетную программу номер счета-фактуры. Поэтому имеет смысл отказаться от сложной нумерации. То есть использовать номера, которые не включают буквы, дефисы и другие символы. Это снизит риск ошибки.

Правила требуют вести единую нумерацию всех счетов-фактур (подп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Если для компании все же принципиально выделять авансовые и корректировочные счета-фактуры, можно после номера счета-фактуры добавлять букву А или К. По словам налоговиков, программа ФНС умеет сопоставлять схожие буквы. Поэтому, если покупатель вместо русской буквы введет латинскую, запрашивать пояснения не должны.

Возможная формулировка

О номере счета-фактуры.

«Счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания номеров начиная с начала календарного года. Счетам-фактурам, выставляемым в связи с получением авансов, номера присваиваются в общем хронологическом порядке с добавлением после номера символа А. Корректировочным счетам-фактурам номера присваиваются в общем хронологическом порядке с добавлением после номера символа К».

Шпаргалка

Примеры номеров в счетах-фактурах

Безопасные номера: 123, 124А, 125К.

Опасные номера: АV-123; 124/АV; 1234-56/AW.

Какие документы выставлять физическим лицам

Уточните в учетной политике, какой документ вы будете составлять при продаже товаров и оказании услуг физическим лицам. Чиновники разрешили не выставлять счета-фактуры, если покупателями и заказчиками являются физические лица. Вместо счета-фактуры можно составлять сводный первичный документ за месяц или квартал (письмо Минфина России от 19 октября 2015 г. № 03-07-09/59679). Например, бухгалтерскую справку-расчет или отчет о продажах. Другой вариант — выписывать сводный счет-фактуру.

По авансам, которые компания получает от физических лиц, официальных разъяснений чиновников пока нет. Поэтому наиболее безопасный вариант — оформлять сводный счет-фактуру, в котором отражать авансы, поступившие за месяц или квартал.

Возможная формулировка

О документах для покупателей — физических лиц.

«При реализации товаров, работ или услуг физическим лицам за безналичный расчет организация выставляет сводный счет-фактуру. В сводном счете-фактуре отражается стоимость реализованных товаров, работ или услуг за месяц. Сводный счет-фактура регистрируется в книге продаж. При получении авансов от физических лиц организация выставляет сводный счет-фактуру. В сводном счете-фактуре отражаются суммы авансов, поступившие за месяц. Сводный счет-фактура регистрируется в книге продаж. На дату отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг в счет аванса сводный счет-фактура регистрируется в книге покупок».

В каком квартале заявлять вычеты

Компания вправе выбрать, в каком квартале заявить вычет по опоздавшим счетам-фактурам. Речь идет о ситуации, когда компания приобрела товары, работы или услуги в одном квартале. А счет-фактура поступил в следующем квартале, но до срока сдачи декларации.

Первый вариант — можно заявить вычет в том квартале, в котором компания приняла на учет товары, работы или услуги.

Второй вариант — принять НДС к вычету в том квартале, в котором поступил счет-фактура (п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Если компании удобен какой-то один из этих вариантов, закрепите его в учетной политике. Тогда у налоговиков будет меньше вопросов, когда они станут детально проверять сделки компании. Можно использовать и оба варианта.

Возможная формулировка

О вычетах.

«Если организация получила счета-фактуры после завершения налогового периода, в котором товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до срока сдачи декларации за этот период, вычет НДС применяется:

— в том налоговом периоде, в котором товары, работы, услуги, имущественные права приняты на учет;

— либо в одном из следующих налоговых периодов в пределах трех лет с даты принятия на учет товаров, работ, услуг или имущественных прав».

В учетной политике можно также указать, что компания использует право переносить вычеты на следующие кварталы (п. 1.1 ст. 172 НК РФ). А если компания ведет раздельный учет, уточните, как вы будете считать пропорцию при переносе вычетов налога.

Компании, реализующие как облагаемые, так и необлагаемые товары, работы, услуги, ведут раздельный учет. По итогам квартала бухгалтер считает пропорцию — долю выручки от облагаемых операций в общей сумме выручки. Умножив этот показатель на сумму входного НДС, относящуюся одновременно к облагаемой и необлагаемой деятельности, бухгалтер получает НДС, который можно принять к вычету.

В законе не сказано, как определять пропорцию, если компания переносит вычеты. Первый вариант — по данным квартала, в котором компания приняла на учет товары, работы, услуги. Второй вариант — по данным квартала, в котором компания заявит вычет.

Доля выручки от облагаемых сделок в разных кварталах обычно различается. Поэтому при втором варианте сумма налога, принятая к вычету, будет изменяться в зависимости от того, когда компания зарегистрирует счет-фактуру в книге покупок. В этом случае у налоговиков наверняка будут претензии. Поэтому в учетной политике стоит закрепить первый вариант.

Возможная формулировка

О раздельном учете при переносе вычетов.

«Суммы НДС, предъявленные организации при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав либо уплаченные при ввозе товаров, принимаются к вычету в течение трех лет после принятия их на учет. Налоговый период, в котором организация заявляет вычет, определяет бухгалтерия в пределах указанного срока.

Счета-фактуры по товарам, работам или услугам, которые используются как для облагаемых, так и для необлагаемых операций, регистрируются в книге покупок на сумму налога, соответствующую доле выручки от облагаемых операций в общей сумме выручки за квартал, в котором товары, работы или услуги приняты на учет».