Миф 1. Не будет штрафов, если не уведомили работников о переходе на электронные книжки

Как на самом деле. Срок сдачи уведомлений о трудовых книжках для работников закончился 31 октября 2020 года (подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ и постановление Правительства от 19.06.2020 № 887). Если не выполнили обязанность, то вы нарушили закон. Отдельных штрафов за невыданные уведомления нет. Но инспекторы ГИТ штрафуют по общей статье — нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП и письмо Минтруда от 10.09.2020 № 14-2/ООГ-14696). Административный штраф для компании составит от 30 тыс. до 50 тыс. руб., для директора организации или индивидуального предпринимателя — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

При проверке инспекторы ГИТ потребуют у вас доказательства того, что вы вовремя уведомили всех работников о переходе на электронные трудовые книжки. Специалисты Минтруда в устных разъяснениях рекомендуют вести для этого журнал или реестр регистрации выданных уведомлений. В журнале работники будут ставить подписи и даты, когда они получили уведомление об изменениях в законодательстве.

Так что если вы еще не завели такой журнал, самое время этим заняться и собрать подписи работников, получивших уведомления. А если вдруг окажется, что кого-то не уведомили, выдайте ему уведомление и попросите поставить в журнале дату получения не позднее 31 октября.

Миф 2. В бумажной книжке нужно сделать запись, если сотрудник решил ее оставить

Как на самом деле. Если работник желает, чтобы вы и дальше вели его бумажную книжку, допзаписей вносить не нужно. Вы подаете на работника СЗВ-ТД не позднее 15-го числа следующего месяца. В форме отмечаете, какое заявление подал работник. Бумажную книжку ведите дальше в том же порядке, что и ранее. Вносите записи о переводах, увольнении и т. п. Поясните работнику, что в дальнейшем он сможет отказаться от бумажной книжки, если захочет. Для этого он должен будет подать новое заявление (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). А сведения о трудовой деятельности в электронном виде будет хранить ПФР независимо от выбора работника.

Миф 3. Можно не выдавать бумажную книжку до конца года, если работник отказался от нее

Как на самом деле. Сразу, как работник подаст заявление об отказе от бумажной книжки, сделайте в документе финальную запись (см. образец). Ставить ли печать, решите сами. В Роструде пояснили, что печать необязательна. Выдайте документ работнику в день подачи заявления (письмо Минтруда от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933). После того как выдали книжку, вы освобождаетесь от обязанностей хранить документ (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). И что с ним будет делать работник — уже не ваши проблемы. Подайте в ПФР отчет СЗВ-ТД на работников, кто подал заявления по трудовым. Отметьте в форме, какое именно заявление подал сотрудник.

Срок сдачи — не позднее 15-го числа следующего месяца (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если работник уже отказался от бумажной книжки, передумать он не вправе. Так как вы подали сведения в ПФР, на индивидуальном счете застрахованного содержится информация об отказе. Завести новую бумажную трудовую книжку работник не сможет даже у другого работодателя (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180).

Запись в трудовой книжке об отказе

Миф 4. Если работник не подаст заявление до конца года, ему надо отдать бумажную трудовую книжку

Как на самом деле. Не позднее 31 декабря 2020 года вы должны собрать заявления от работников о выборе способа ведения книжек. Но если кто-то так и не подаст заявление до конца года, его бумажную трудовую нужно вести и дальше (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Выдать документ работнику вы не вправе. В дальнейшем сотрудник сможет отказаться от бумажной книжки, если подаст заявление.

Плюсы и минусы электронных книжек

 

Миф 5. Если работник промолчит, то следующий работодатель лишит права выбора и заведет электронную трудовую

Как на самом деле. Работники должны подать заявление о выборе книжки не позднее 31 декабря 2020 года. Но если кто-то так и не подаст заявление до конца года, то бумажную книжку ведет как старый работодатель, так и новый работодатель, которому сотрудник предъявит документ. А вот если у работника совсем нет книжки, и он впервые устраивается на работу в 2021 году, тогда уже новый работодатель не заводит бумажный документ.