ШАГ 2. Проверяем, положен ли отпуск работнику

Оформление ежегодного отпуска: пошаговая процедура

 

Каждый работник имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а отдельные категории работников также на дополнительные оплачиваемые отпуска. Процедура предоставления отпусков регулируется ТК РФ, и чтобы не было ошибок кадровой службе следует четко ее выполнять.

Рассмотрим, как правильно оформить предоставление работнику ежегодного отпуска.        

 

 

       ШАГ 1. Направляем извещение о начале отпуска или получаем заявление работника

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся. Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков. (ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее, чем за две недели до начала года, на который он составлен. При утверждении этого графика необходимо получить согласование профсоюза при его наличии (ст. 122 ТК РФ). После того, как график отпусков утвержден, он становится обязательным как для работника, так и для работодателя.

 

Обратите внимание

Если графиком отпусков установлен определенный период отпуска, то изменить эти даты работодатель и работник могут только по обоюдному согласию. Если одна из сторон не согласна перенести период отпуска на другие даты, работник должен будет пойти в ежегодный отпуск, а работодатель должен будет предоставить этот отпуск работнику в соответствии с графиком.

 

Данное правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время.

 

Наша справка

Перечень основных категорий работников, имеющих права на ежегодный отпуск в любое время:

· мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);

· ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);

· «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.01.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

· работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

· внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);

· Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»).

 

Таким образом, если в организации есть график отпусков, заявления работника не требуется. В этом случае работнику за две недели до начала отпуска нужно направить извещение о времени начала отпуска.

Но есть ситуации, когда работник был принят позже даты утверждения графика отпусков, либо имеет право на предоставление ему отпуска в удобное для него время. А, может быть, работник по какой-либо причине не смог или не сможет пойти в отпуск по графику. Также в некоторых небольших организациях утверждается график отпусков, как того требует закон, но фактически работники отдыхают тогда, когда им удобно, договариваясь с работодателем. В этом случае без заявления работника не обойтись.

 

       Извещение о начале отпуска

       Форма извещения о времени начала отпуска законодательно не установлена, поэтому работодателю нужно разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в форму документа рекомендуется включать следующую информацию: наименование организации, исходящий номер и дату регистрации документа, должность, фамилию и инициалы работника, наименование структурного подразделения, основную часть со сведениями об отпуске, подпись работодателя.

       Нужно обратить внимание, что извещение о времени начала отпуска работник должен получить под роспись не позднее, чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ).

Если в отпуск идет много работников, то их можно уведомлять не отдельными документами, а одним, всех вместе. При этом следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

В случае если работники хотят перенести отпуск на другое время, то они могут обратиться с заявлением к работодателю. Работодатель вправе как согласиться на предоставление отпуска вне графика, так и отказать работнику. В этом случае работнику придется идти в отпуск по графику. Можно оформить это отдельным документом, либо здесь же, в извещении. Для этого можно добавить бланк заявления в бланк извещения.

 

       Инициатором заявления о переносе отпуска может выступать как работник, так и работодатель - по причине производственной необходимости в соответствии со ст. 124 ТК РФ. Во втором случае работодатель обязан получить согласие работника на перенос отпуска.

       Заявление о предоставлении отпуска

       Форма заявления также законом не предусмотрена, поэтому, получая заявление работника необходимо проверить в данном документе наличие всех необходимых реквизитов. В заявлении работнику нужно указать наименование работодателя, должность, фамилию и инициалы руководителя, свою должность, наименование структурного подразделения, свои фамилию и инициалы. В тексте заявления работнику нужно указать, какой вид отпуска он просит предоставить, дату начала отпуска, какое количество дней отпуска он хочет использовать. Заявление должно быть собственноручно подписано работником и датировано.   На заявлении работника руководитель проставляет визу о согласовании предоставления работнику отпуска.

Для упрощения процесса получения заявлений об отпуске и снижения количества ошибок, компания может разработать бланк заявления для заполнения работниками. При этом нужно иметь ввиду, что на заявлении обязательно должна стоять собственноручная подпись работника.

        

       Обратите внимание

       Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это нужно сделать потому, что руководителю нужно будет найти работнику замену на время отпуска. Также нужно учитывать тот момент, что оплата отпускных должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

За нарушение данного правила, работодателю придется выплатить работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка

 

 

Как извещения о начале отпуска, так и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале. Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.

 

       Обратите внимание

До того момента, как руководитель организации примет положительное решение о предоставлении работнику отпуска, он взять его не может (если только он не относится к лицам, которым работодатель обязан предоставить такой отпуск). Согласно п. 39 Постановления Пленума ВС РФ № 2, трудовой договор с работником может быть расторгнут по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст.81 ТК РФ за прогул, в том числе за самовольный уход в отпуск.

 

 

Обратите внимание

Некоторые работники имеют право на предоставление отпуска ранее, чем через полгода работы:

● работники моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);

● работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);

● женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

После того, как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо определить, сколько же дней отпуска заработал работник. Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получения отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении у работника имеется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя, принявшего на работу данного работника. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

       Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

В стаж работы включаются:

· время работы в компании;

· время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дна временной нетрудоспособности, выходные дни и другие дни отдыха);

· время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;

· период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

· время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для ежегодного отпуска, не включаются:

· время отсутствия на работе без уважительных причин;

· время отпусков по уходу за ребенком

· время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Приведем пример расчета стажа на отпуск.

Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также Письма Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1; от 18.12.2012 г. № 1519-6-1).

Дополнительный отпуск планируется, как и ежегодный, в графике отпусков и предоставляется согласно приказу. Однако в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработ анное в этих условиях время. Работодателю необходимо соответствующим образом учесть фактический стаж работника именно во вредных условиях труда (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

 

Обратите внимание

Отозвать работника из ежегодного отпуска работодатель может только с его согласия, а неиспользованная часть этого отпуска предоставляется работнику в удобное для него время или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск продляется или переносится не только в связи с временной нетрудоспособностью работника, но и в случае исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если по закону он в связи с этим освобождается от работы, а также и в других случаях, которые, в том числе, могут быть предусмотрены локальными нормативными актами работодателя (ст. 124 ТК РФ).

 

 

 

Вопрос по теме

Некоторые работодатели внедряют электронный документооборот. В связи с этим возникает вопрос, возможно ли, чтобы работник подавал заявление на отпуск вне графика не на бумажном носителе, а направляя скан документа или заявляя о своем желании, производя определенную последовательность детский в CRM – системе?

Хотя трудовым кодексом не предусмотрена обязательная письменная форма просьбы работника о предоставлении отпуска, при отсутствии заявления работника на отпуск (а также согласия на разделения отпуска) в письменной форме, необходимо иметь в виду, что в случае возникновения спора или проверки проверяющими органами работодателю может потребоваться доказать факт просьбы работника о предоставлении соответствующего отпуска.

Для документов, составляемых на бумажном носителе, таким доказательством является собственноручная подпись работника. В случае же, если документ составлен в электронной форме доказать волеизъявление работника будет значительно сложнее. Складывающаяся судебная практика по вопросу предоставления электронных заявлений работника свидетельствует о том, что направление заявления посредством электронных средств не оценивается судом в качестве бесспорного доказательства волеизъявления работника Одним из такого доказательства может стать электронная подпись работника. Действие этого закона прямо не распространено на трудовые правоотношения. Исключение составляет регулирование трудовых отношений с дистанционными работниками. Однако запрета на использование электронной подписи в трудовых отношениях с иными категориями работников законодательство не содержит. Более того, как следует из Федерального Закона от 06.04.2011 года №63- ФЗ «Об электронной подписи», отношения в области использования электронной подписи могут быть урегулированы соглашением между участниками электронного взаимодействия. То есть, по нашему мнению, работник и работодатель могут в данном случае договориться об использовании электронной подписи.

 

Обратите внимание

Обратите внимание, что при отзыве работника из отпуска организация, как налоговый агент, производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, удержанной ранее суммы НДФЛ. Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы налога сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется заработная плата и исчисляется НДФЛ (Письма ФНС России от 24.10.2013 N БС-4-11/19079О).

Ни ст. 125, ни ст. 137 ТК РФ не предусматривают право работодателя на удержание из заработной платы работника денежных средств при отзыве его из отпуска. Поэтому согласие на зачет суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска в счет заработной платы работника лучше производить на основании согласия работника.

 

Важно

Случается, что в период отпуска работника заболел не сам работник, а его ребенок. Обратите внимание, что в этом случае отпуск не продлевается Также период отпуска не продлевается на дни болезни, которые приходятся на нерабочие праздничные дни, ведь они отпуском не являются на основании ч. 1 ст. 120 ТК РФ.

Еще один случай, когда отпуск на период болезни не продлевается- это случай болезни работника, находящегося в отпуске с последующим увольнением, отпуск не продляется. За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, однако отпуск на число дней болезни не продляется (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

 

На наш взгляд, как только работник сообщил о своей нетрудоспособности в отпуске, необходимо в табеле рабочего времени проставлять не код ОТ (или 14), а НН (35). Не стоит сразу проставлять код Б (25), ведь работник пока не предоставил оправдательные документы, и работодатель не может с уверенностью сказать, что работнику выдан лист нетрудоспособности.

Если болезнь работника переходит на следующий месяц, придется сдать табель в таком виде. Как только работник предоставит лист нетрудоспособности, следует сделать исправленный табель и проставить на все время нетрудоспособности код Б (25), а со дня выхода на работу по листу нетрудоспособности до дня выхода из продленного отпуска - код ОТ (или 14). Если же работник и работодатель договорились о переносе отпуска, то следует отмечать явки с момента выходя работника на работу после болезни.

[1] Постановление Правительства РФ от 30 декабря г. 1998 № 1588 «Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях»)

[2] Постановление Правительства РФ от 3 апреля 1996 № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»

Оформление ежегодного отпуска: пошаговая процедура

 

Каждый работник имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а отдельные категории работников также на дополнительные оплачиваемые отпуска. Процедура предоставления отпусков регулируется ТК РФ, и чтобы не было ошибок кадровой службе следует четко ее выполнять.

Рассмотрим, как правильно оформить предоставление работнику ежегодного отпуска.        

 

 

       ШАГ 1. Направляем извещение о начале отпуска или получаем заявление работника

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся. Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков. (ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее, чем за две недели до начала года, на который он составлен. При утверждении этого графика необходимо получить согласование профсоюза при его наличии (ст. 122 ТК РФ). После того, как график отпусков утвержден, он становится обязательным как для работника, так и для работодателя.

 

Обратите внимание

Если графиком отпусков установлен определенный период отпуска, то изменить эти даты работодатель и работник могут только по обоюдному согласию. Если одна из сторон не согласна перенести период отпуска на другие даты, работник должен будет пойти в ежегодный отпуск, а работодатель должен будет предоставить этот отпуск работнику в соответствии с графиком.

 

Данное правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время.

 

Наша справка

Перечень основных категорий работников, имеющих права на ежегодный отпуск в любое время:

· мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);

· ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);

· «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.01.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

· работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

· внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);

· Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»).

 

Таким образом, если в организации есть график отпусков, заявления работника не требуется. В этом случае работнику за две недели до начала отпуска нужно направить извещение о времени начала отпуска.

Но есть ситуации, когда работник был принят позже даты утверждения графика отпусков, либо имеет право на предоставление ему отпуска в удобное для него время. А, может быть, работник по какой-либо причине не смог или не сможет пойти в отпуск по графику. Также в некоторых небольших организациях утверждается график отпусков, как того требует закон, но фактически работники отдыхают тогда, когда им удобно, договариваясь с работодателем. В этом случае без заявления работника не обойтись.

 

       Извещение о начале отпуска

       Форма извещения о времени начала отпуска законодательно не установлена, поэтому работодателю нужно разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в форму документа рекомендуется включать следующую информацию: наименование организации, исходящий номер и дату регистрации документа, должность, фамилию и инициалы работника, наименование структурного подразделения, основную часть со сведениями об отпуске, подпись работодателя.

       Нужно обратить внимание, что извещение о времени начала отпуска работник должен получить под роспись не позднее, чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ).

Если в отпуск идет много работников, то их можно уведомлять не отдельными документами, а одним, всех вместе. При этом следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

В случае если работники хотят перенести отпуск на другое время, то они могут обратиться с заявлением к работодателю. Работодатель вправе как согласиться на предоставление отпуска вне графика, так и отказать работнику. В этом случае работнику придется идти в отпуск по графику. Можно оформить это отдельным документом, либо здесь же, в извещении. Для этого можно добавить бланк заявления в бланк извещения.

 

       Инициатором заявления о переносе отпуска может выступать как работник, так и работодатель - по причине производственной необходимости в соответствии со ст. 124 ТК РФ. Во втором случае работодатель обязан получить согласие работника на перенос отпуска.

       Заявление о предоставлении отпуска

       Форма заявления также законом не предусмотрена, поэтому, получая заявление работника необходимо проверить в данном документе наличие всех необходимых реквизитов. В заявлении работнику нужно указать наименование работодателя, должность, фамилию и инициалы руководителя, свою должность, наименование структурного подразделения, свои фамилию и инициалы. В тексте заявления работнику нужно указать, какой вид отпуска он просит предоставить, дату начала отпуска, какое количество дней отпуска он хочет использовать. Заявление должно быть собственноручно подписано работником и датировано.   На заявлении работника руководитель проставляет визу о согласовании предоставления работнику отпуска.

Для упрощения процесса получения заявлений об отпуске и снижения количества ошибок, компания может разработать бланк заявления для заполнения работниками. При этом нужно иметь ввиду, что на заявлении обязательно должна стоять собственноручная подпись работника.

        

       Обратите внимание

       Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это нужно сделать потому, что руководителю нужно будет найти работнику замену на время отпуска. Также нужно учитывать тот момент, что оплата отпускных должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

За нарушение данного правила, работодателю придется выплатить работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка

 

 

Как извещения о начале отпуска, так и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале. Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.

 

       Обратите внимание

До того момента, как руководитель организации примет положительное решение о предоставлении работнику отпуска, он взять его не может (если только он не относится к лицам, которым работодатель обязан предоставить такой отпуск). Согласно п. 39 Постановления Пленума ВС РФ № 2, трудовой договор с работником может быть расторгнут по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст.81 ТК РФ за прогул, в том числе за самовольный уход в отпуск.

 

 

ШАГ 2. Проверяем, положен ли отпуск работнику

 

По общему правилу работникам предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).