Документы в электронном формате

Документы, которые связаны с работой, теперь можно создавать, подписывать и хранить в электронном виде, кроме:

· трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности;

· приказов об увольнении;

· журналов инструктажей по охране труда;

· актов о несчастном случае на производстве.

Эти документы работодатель должен подписывать собственноручно, а работник должен знакомиться с ними лично.

Порядок перехода на электронный документооборот

· Использовать электронные документы или нет работодатели решают самостоятельно. Чтобы применять электронный документооборот, издается локальный акт о его введении. Если есть профсоюз, то необходимо получить его мнение на этот акт.

Порядок электронного взаимодействия распространяется и на дистанционных работников, если правила в отношении них отличаются.

Согласие работников на электронный документооборот

Письменно уведомите работников о введении электронного документооборота. При этом работник может отказаться от ведения документов в электронном формате. В этом случае работодатель сохраняет возможность подписывать все документы по старому порядку. Это касается как подписей работодателя, так и работника.

Если работник поставил подпись на уведомлении, то это подтверждает его согласие на электронный документооборот. Если работник не дал согласие, то он может дать согласие позже в любой момент.

Для вновь принимаемых работников выдается уведомление, что работодатель планирует применять электронный документооборот или уже применяет. Такие работники могут отказаться от электронного формата, если их принимают на работу           до 31 декабря 2021 года и у них есть трудовой стаж. Если работника принимают в 2022 году на работу и у него нет стажа работы, то он обязан согласиться с порядком работодателя. Если работник откажется от электронного порядка, то работодатель вправе не принимать его на работу. В других случаях работодатель не может отказать в приеме на работу или уводить работников, которые не хотят переходить на электронный документооборот.

Получение копий документов

Если работник отказался от электронного документооборота, то он может получать заверенные бумажные копии документов. Если работник перешел на новый формат, то документы выдают в форме копии электронного документа на бумаге или в электронном виде. Чтобы получить копии, работник пишет заявление. В заявлении указывается формат, в котором он хочет получить копию – бумажный или электронный.

Требования к рабочему месту

С 1 марта 2022 года работодатель обязан соблюдать общие требования к организации безопасного рабочего места, которые утвердил Минтруд приказом от 29.10.2021 № 774н в отдельном НПА на основании части 7 статьи 209 новой редакции ТК.

Рабочая поза

При организации рабочего места работодатель учитывает рабочую позу работника. У работника должна быть возможность поменять рабочую позу. Например, работник работает в положении «стоя», при этом ему нужно организовать место для сидения, чтобы сменить позу.

Отображение информации и знаки безопасности

Работник должен видеть с рабочего места визуальные средства отображения информации и знаки безопасности. Такие средства должны освещаться.

Машины и оборудование

При размещении пультов управления машинами и оборудованием на рабочем месте учитывается рабочая поза работника, функциональное назначение пульта управления, частота применения, последовательность использования, функциональная связь со средствами отображения информации.

Профриски и знаки безопасности

Необходимо обозначить сигнальной разметкой или знаками безопасности участки и зоны, где установлена высокая вероятность травмирования работников. Вероятность определяется во время оценки профрисков.

Дополнительно информируются работники об опасностях любыми способами, которые предусмотрены системой управления охраной труда. Это предупредит и уменьшит воздействие на работников вредных и опасных производственных факторов при работе.

Перемещение людей и грузов

Оборудуется вспомогательным подъемно-транспортным оборудованием рабочее место или зона, где проходят работы по подъему и перемещению людей и грузов.

Аварийные ситуации

Располагаются и компонуются рабочие места так, чтобы каждый работник мог быстро эвакуироваться в случае аварийной или чрезвычайной ситуации. Пути эвакуации и проходы освобождаются для движения, обозначаются указателями, проверяется их освещенность.