Регистрация документов и информационно-справочная работа.

Регистрация документов и информационно-справочная работа

Регистрация документа – запись данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в учетную форму. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима: для обеспечения сохранности документов; для удобства поиска документов; для учета и контроля исполнения документов.

Форма регистрации документов: централизованная; децентрализованная; смешанная.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты (договоры) коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа. Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из: порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72\1 – 5 включает: 72 – порядковый номер документа по журналу регистрации; 1 - 5 – номер дела по номенклатуре.

Виды регистрации: журнальная; карточная; компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому, и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек. Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа.

Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов. Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана: в среде систем управления базами данных (Access); с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus); в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы; другими программными средствами.

Поиск документов ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.). Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется специальными инструкциями.

Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов приглашения; рекламные письма, прайс-листы, каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения, сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т.п.

Постановка на контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов. Содержание контроля исполнения: занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания

исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов; информирование руководства о результатах контроля; снятие документов с контроля по указанию руководителя; подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют: руководители; заместители руководителя; специальные структурные подразделения (инспекции по контролю); работники службы делопроизводства; секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на: типовые; индивидуальные. Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней. Изменение сроков исполнения проводится: типовых – введением нового нормативного акта; индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль. Сроки исполнения считаются:

для входящих документов – с даты поступления; для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: «…исполнить до 01.09.2004» или «… исполнить к 01.09.2004». Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются: журналы регистрации; персональный компьютер; органайзер (планировщик).

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе «Примечание». Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы

исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме. При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.