Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе этой инструкции.

Функция документа есть его целевое назначение. Любой документ обладает определенными функциями.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Слайд7.

Особое внимание мы уделим управленческой функции.

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы управленческих документов:

§ организационные документы;

§ распорядительные документы;

§ документы по личному;

§ финансово-бухгалтерские;

§ информационно-справочные.

От государственных структур поступают документы составляющие отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).

В 1988 году в СССР приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33 была установлена Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Слайд 8. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ - свод правил, устанавливающих единые требования к доку­ментированию управленческой деятельности и организации работы с до­кументами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Эти правила применяются и сейчас.

ГСДОУ включает в себя основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

3. Организация делопроизводства

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Слайд 9. Под подразделением документационного обеспечения понимается отдел (отделение) документационного обеспечения регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста (со статусом юридического лица).

Если в структуре таможенного органа не предусмотрено создание подразделения документационного обеспечения, то по решению начальника таможенного органа его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется должностным лицом (работником), определенным начальником структурного подразделения. Ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует начальника (заместителя начальника) структурного подразделения о состоянии их исполнения.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц (работников) подразделения документационного обеспечения (ответственных за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических оᴨераций по работе с документами в ведении одного сᴨециализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения).

Централизация отдельных оᴨераций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет сᴨециализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обесᴨечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл оᴨераций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат котоҏыҳ территориально разобщен, а также для тех, в котоҏыҳ документирование деятельности имеет сᴨецифические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная.

При этом часть оᴨераций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются оᴨерации по созданию (ᴨечати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объёма документооборота, состава структурных подразделений! В мелких учреждениях и территориально разобщенных выбирают централизованные форму. В большинстве учреждений используют смешанную форму организации делопроизводства.

Если таможенный орган имеет большой объём документов то вводится структурное подразделение отвечающее за делопроизводство – отдел документационного обеспечения (ОДО). Деятельность этого структурного подраздели отражается в специально разработанном положении. ОДО – это подразделение таможенного органа подчиняющееся начальнику таможенного органа, которое осуществляя функции документационного обеспечения. Его возглавляет: в РТУ – начальник назначаемый приказом; в таможне начальник назначаемый приказом начальника таможни с согласованием начальника РТУ.

Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается:

- в таможенных органах - на начальников таможенных органов;

- в структурных подразделениях таможенного органа - на начальников структурных подразделений.

Если в структуре таможенного органа не предусмотрено создание подразделения документационного обеспечения, то по решению начальника таможенного органа его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности (далее - ответственные за ведение делопроизводства).

Права, обязанности и ответственность должностных лиц (работников) подразделения документационного обеспечения (ответственных за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.

Задачи и функции ОДО

Основными задачами ОДО являются:

· обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне;

· разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

· осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

· обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а так же организация работы архива и экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа;

· организация методической помощи в работе с документами структурных подразделениях таможенного органа;

· обеспечение режима доступа и использования документной информации;

ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

-организует общее делопроизводство в таможенном органе;

-обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

-организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

-поверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

-обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

-оформляет, выпускает и хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурным подразделениям и ознакомление с ними;

-осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку, и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

-организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование и оперативное размножение документов;

-разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотока и документооборота в целом;

-организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями ТК РФ и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

-организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

-принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

-осуществляет методическое руководство и контроль за правильной организацией (в части информационного обеспечения) в автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

-осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив таможенного органа;

-организует и подводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа.

4. Правила составления и оформления документов.

Таможенные органы (региональные таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают правовые акты ненормативного характера (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы в соответствии с установленной компетенцией.
Таможенные посты (в составе таможни) имеют право издавать правовые акты ненормативного характера (распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.

Установленные указанными правовыми актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых правовых актов, обладающих равной или более высокой юридической силой.

Несмотря на различия в назначении и содержании документов, их составление и оформление подчиняется общим требованиям (правилам), содержа­щимся в ГОСТах, приказах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования (правила) касают­ся содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги и пр.

В целом выделяют следующие (слайд 10) основные требования:

1) юридические тре­бования или требования правовой культуры;

2) требования информаци­онной культуры;

3) требования оперативности изготовления, оформле­ния и обработки документов;

4) требования технической эстетики.

Юридические требования, предъявляемые к документам обеспечивают юридическую силу до­кумента, т. е. основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а следователь­но, обязательность документа для определенной категории лиц.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определён ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа. Требования к оформлению документов закрепляются в инструкциях и правилах по делопроизводству. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их юридическую силу.

Важным с точки зрения юридической силы документов является их унификация (слайд 11).

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами.

Унификацией документы приводятся к какому-либо стандарту. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Вы будете постоянно сталкиваться с термином стандарт, поэтому давайте разберемся что это такое?

Одной из пяти главных функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль и координация) является функция контроля. Так, что же такое контроль? В упрощенном понятии это сравнение с каким-то образцом, выявление отклонения от него. Вот этот образец и называется стандартом!

Продуктом стандартизации выступает нормативный документ.

Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов. К нормативным документам по стандартизации относятся:

1) стандарты;

2) технические условия.

Слайд 12. Стандарт — нормативный документ, разработанный, как правило, на основе отсутствия противоречий по существенным вопросам большинства заинтересованных сторон и утвержденный компетентным органом.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ).

Различают следующие виды стандартов: международный, межгосударственный, национальный.

Международный — это стандарт, принятый международной организацией по стандартизации (ISO или IЕС).

Межгосударственный — это стандарт, принятый государствами, присоединившимися к соглашению о проведении единой политики в области стандартизации, метрологии и сертификации. Он применяется ими непосредственно.

Национальный — это стандарт, принятый национальным органом одной страны по стандартизации.

Национальные стандарты делятся на следующие категории: государственный стандарт (ГОСТ), отраслевой стандарт (ОСТ), стандарт предприятия.

Государственный стандарт России (ГОСТ) — основной нормативный документ по стандартизации в стране, подлежащий безусловному выполнению органами исполнительной власти, всеми предприятиями и гражданами, на деятельность которых распространяется действие стандарта. ГОСТ утверждается Государственным комитетом России по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

Отраслевой стандарт (ОСТ) утверждается министерством (ведомством). ОСТ разрабатывают на продукцию, Услуги при отсутствии государственных стандартов или в случае необходимости установления требований, превышающих или дополняющих требования ОСТа. Отраслевой стандарт не должен противоречить государственному подлежит безусловному выполнению предприятиями, учреждениями и организациями, входящими в сферу управления органа, утвердившего его.

Стандарт предприятия (СТП) утверждается и используется только на конкретном предприятии; разрабатывается на продукцию (процессы, услуги), которую изготовляют (осуществляют, предоставляют) только конкретные предприятия.

Стандарты на продукцию, услуги устанавливают требования к группам однородной или конкретной продукции, услугам, обеспечивающим их соответствие своему назначению.

Стандарты на процессы устанавливают основные требования к последовательности и методам (способам, режимам, нормам) выполнения разнообразных работ (операций) в процессах, используемых в разных видах деятельности и обеспечивающих соответствие процесса его назначению.

Стандарты на методы контроля (испытаний, изменений, анализа) устанавливают последовательность работ (операций), способы (правила, режимы, нормы) и технические средства их выполнения для различных видов и объектов контроля продукции, процессов, услуг.

Стандарт — текстовой документ, сочетающий при необходимости текст с графическим материалом и таблицами. Установлены требования к заголовкам, формулам, таблицам, графическим материалам, ссылкам, алфавитным указателям, примечаниям, условным обозначениям и др.

Так, например, при оформлении документов предлагается применение единых форм для обложки и страниц, порядковый регистрационный номер (четыре знака), а через дефис — две последние цифры года утверждения (2732-94). Установлены правила нумерации страниц, применения форматов бумаги при издании стандартов и т. п.

Слайд13. Технические условия (ТУ) — нормативный документ, разработанный для установления требований, регулирующих отношения между поставщиком (разработчиком, изобретателем) и потребителем (заказчиком) продукции, на которую отсутствуют государственные или отраслевые стандарты (либо в случае необходимости конкретизировать требования данных документов).

С тандартизация в России осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения документов в области стандартизации (см. ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Таким образом, строго говоря, ГОСТы не обязательны к применению, и следовать им или нет, организация решает сама.

Всего в делопроизводстве применяется 10 стандартов.

Главный из них ГОСТ Р 6.30-2003 имеет длинное название: «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Он устанавливает (это надо знать):

· состав реквизитов документов;

· схемы расположения реквизитов на листах бумаги стандартного формата;

· требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

· стандартные форматы бумаги, применяемые при оформлении документов ОРД;

· типы и виды бланков, применяемых для оформления документов ОРД;

При подготовке документов в таможенных органах следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 10 - N 12 (для оформления табличных материалов), N 13 - N 14 через 1-1,5 межстрочных интервала.

Структура документа. Требования к оформлению документов

Реквизиты. Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа. Всякий документ по структуре может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания ( их называют реквизитами). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Слайд 14. Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности организации.

Это данные

1) об адресате (кому адресован данный документ);

2) об адресанте (кто является автором документа);

3) наименование жанра документа;

4) опись документальных приложений (если они имеются);

5) дата;

6) подпись автора документа.

Реквизиты документа устанавливаются (ГОСТ Р 6.30-2003. ʼʼУнифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документовʼʼ).

Таких реквизитов в стандарте - 30. При этом не все они используются при оформлении конкретного документа.

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром.

Типовой формуляр характеризуется совокупностью реквизитов, расположенных в определенной последовательности. В основу стандартизации и унификации положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели называются формулярами-образцами

Реквизиты бывают графическими (герб, печать, эмблема), и текстовыми (наименование организации, наименование вида документа͵ адресат, заголовок к тексту документа͵ отметка о наличии приложение и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью, т.е. переменные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документы таможенного органа имеют установленный состав реквизитов (24 наименования) и порядок их расположения:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование таможенного органа;
справочные данные о таможенном органе;
вид документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
адресат;
наименование либо аннотация документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
виза;
подпись должностного лица;
гриф утверждения;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
отметка о конфиденциальности.

Правила оформления реквизитов документов