Принципы организации делового туризма: основные атрибуты и участники делового туризма

Деловые туры по понятным причинам относятся к сегменту индивидуального туризма: специфика поездки подразумевает составление личной программы – от бронирования авиабилетов и отеля до составления графика встреч, обеспечения трансфером и дополнительной культурной программой. Так что, отправляясь в деловую поездку, придётся быть готовым к немаленькой стоимости путешествия – ведь «пакеты» здесь отсутствуют в принципе. Впрочем, принимая во внимание реальную выгоду от командировки сотрудника, вряд ли найдутся компании, желающие сэкономить. Единственное исключение – поездки на выставки и конгрессы. Как правило, в этом случае туркомпании формируют пакетные туры с допустимыми изменениями – например, гибкой датой обратного вылета. Правда, стоимости путешествия это особенно не уменьшает.

В поисках компании, занимающейся организацией деловых поездок, главными критериями выбора должны быть надёжность и профессионализм, ведь переиграть условия поездки в жёстких условиях бизнес-графика будет довольно сложно. Кроме прочего, от умения турагенства грамотно распланировать программу путешествия и исполнить её без помех зависит и успех самого предприятия: посредникам не придётся отвлекаться на досадные мелочи, а значит, их собранность и работоспособность будут способствовать достижению успеха.

Участников рынка делового туризма можно условно разделить на клиентов/заказчиков (бизнесмены, компании, НКО и НПО, госсектор), посредников (ТМС, тревел-специалисты, консультанты, ассоциации, организующие конференции и т.п.) и поставщиков тревел-услуг. К последним относятся авиакомпании, отели и иные средства размещения деловых туристов, железнодорожные перевозчики, компании по прокату автомобилей, круизные компании, MICE-площадки, организаторы трансфера и проч.[4]

Взаимодействие корпоративных клиентов и поставщиков осуществляется в процессе тревел-закупок, путём проведения тендеров и переговоров с последующим заключением договоров. Классической схемой являются трехсторонние сделки: клиент → ТМС → поставщик. Помимо этого, многие поставщики напрямую предлагают корпоративным клиентам особые условия и скидки, в том числе в рамках программы лояльности.

В 2014 году 63,2% компаний в России заключали прямые корпоративные договоры с авиаперевозчиками, 86,8 % – с отелями. При выборе средства размещения корпоративные покупатели ориентируются в первую очередь на требования тревел- и/или отдельно разработанной отельной программы, финансовые лимиты и категорию отеля.

Бронирование бизнес-тревел услуг осуществляется через ТМС (которая взимает за транзакцию сервисный сбор) и/или корпоративную онлайн-платформу для организации и управления командировками (англ. OBT, online booking tool). В числе основных преимуществ OBT – автоматизация всех процессов (от подтверждения расходов до контроля за compliance – соблюдением корпоративной тревел-политики – и отчетности) и минимизация издержек (прежде всего, временных и административных, но также финансовых – за счет снижения стоимости транзакции). В настоящее время все крупные международные и российские тревел-агентства предлагают клиентам онлайн-инструменты бронирования, некоторые представляют также версии для мобильных устройств. Европейские и американские компании активно используют OBT и сервисы для управления деловыми поездками (например, AeTM, Concur Travel, GetThere, TripCase, TripGate и др.), при этом для российского рынка зарубежные технологические решения практически не локализованы.

Примером реализации принципов открытого бронирования в тревел-политике служит корпорация Google: с 2008 года её сотрудники могут самостоятельно искать выгодные предложения и заказывать авиабилеты, номер в отеле и другие услуги (при условии, что установленные тревел-программой финансовые лимиты не превышаются). При этом компания располагает собственной системой для сбора всей необходимой информации и отслеживания данных (в частности, как передвигается и где, как долго живёт бизнес-турист и проч.)

Самостоятельные бизнес-путешественники обычно прибегают к услугам ОТА – онлайн тревел-агентств, преимущества которых заключаются в удобстве, доступности, наличии круглосуточной службы поддержки на родном языке и бесплатных мобильных приложений. В пример можно привести такие популярные ОТА, как Agoda, AnyWayAnyDay, Booking.com, Kayak, Oktogo, Ostrovok, Ozon.Travel, Tutu.ru, а также мегапоисковики в сфере воздушных перевозок skyscanner.ru, momondo.ru, aviasales.ru.

На профессиональном уровне отрасль бизнес-туризма представляют две международные ассоциации — Ассоциация корпоративных управляющих деловыми поездками (Association of Corporate Travel Executives, ACTE) и Международная ассоциация делового туризма (Global Business Travel Association, GBTA).

На региональном, национальном и местном уровнях также действуют отраслевые ассоциации.

Также в мире существуют профессиональные организации, объединяющие исключительно ТМС, — такие, как GTMC в Великобритании и ATMC (Association of Travel Management Companies) в Австралии.

В России представлены обе глобальные ассоциации. О выходе GBTA на российский рынок было объявлено в январе 2013 года, официальное мероприятие по этому случаю прошло в апреле, а базовый образовательный курс «Основы Бизнес-Тревел Менеджмента» был впервые запущен в России в ноябре 2013 года.[5]

В 2014 году Ассоциация Бизнес Туризма (АБТ), крупнейшая организация в сфере делового туризма на территории России и СНГ, подписала соглашение о партнерстве с ACTE, в рамках которого стала официально представлять интересы международной ассоциации на территории России под объединенным брендом АБТ-ACTE RUSSIA.

Членами АБТ-ACTE Russia являются тревел-менеджеры, административные директора и специалисты по закупкам международных и российских корпораций, партнерами — ведущие поставщики бизнес-тревел услуг. В числе ключевых направлений деятельности ассоциации — развитие собственной программы аттестации в области гостиничных услуг «Аттестация Бизнес- и Конференц-отелей» и обучение по программам «Специалист в деловом туризме», «Тревел-менеджер» и краткосрочным образовательным программам. «Аттестации бизнес- и конференц-отелей» была создана АБТ-ACTE Russia в 2012 году в целях содействия в выборе наиболее подходящего для бизнес-путешественников средства размещения или места проведения MICE-мероприятий. В числе критериев, по которым независимые эксперты проводят инспекцию гостиниц, — качество приема мобильной связи, наличие высокоскоростного доступа в интернет и функционального бизнес-центра.

На фоне успешного развития российской программы аттестации ACTE в марте 2015 года запустила программу «Аккредитация Бизнес- и Конференц-отелей» (Business and Conference Hotels Accreditation, BCHA) на глобальном уровне. Она ориентирована на интересы и потребности корпоративных покупателей и деловых путешественников в отношении средств размещения и проведения мероприятий. Цели ACTE-BCHA заключаются в следующем:

Ø создать единое рыночное пространство не только для известных международных гостиничных цепочек, но и независимых и небольших отелей, повысить их конкурентоспособность в индустрии гостеприимства для отрасли делового туризма;

Ø содействовать бизнес-путешественникам и тревел-менеджерам в выборе наиболее подходящего средства размещения на основе достоверной информации по итогам инспекции каждого отеля.

Средством достижения этих целей является создание единых прозрачных стандартов для бизнес- и конференц-отелей на глобальном уровне, аккредитация отелей на основе специфических критериев путём регулярных личных проверок. Таким образом, даже в ходе деловой поездки в развивающуюся страну бизнес-путешественник сможет быть уверен, что выбранный отель удовлетворяет всем необходимым критериям и уровень сервиса будет высоким. При этом выбор небольшой местной гостиницы, а не крупного сетевого отеля, в качестве места проживания поможет добиться экономии тревел-бюджета.