Правила формирования вычисляемого критерия

Вычисляемый критерий представляет собой формулу в виде логического условия, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула обязательно содержит оператор отношения, который сравнивает некоторые вычисляемые выражения.

Внимание!

Имя столбца, содержащего формулу вычисляемого критерия, должно отличаться от имени столбца в списке.

Пример 4.

Из списка (рис. 8) выбрать данные об оплате взносов за последние две недели. В этом случае надо сформировать столбец Дата оплаты1 (имя столбца отличается от имени столбца в исходном списке), в котором ввести вычисляемое логическое выражение

=A2>СЕГОДНЯ()-14

Знак «=» в этом выражении указывает на начало формулы. Логическое выражение всегда формируется для первой ячейки столбца, в данном случае для А2. Вычисляемое выражение СЕГОДНЯ()-14 формирует дату на 14 дней раньше текущей даты. После ввода формулы в ячейке появляется слово ЛОЖЬ (или ИСТИНА), являющееся значением логического выражения.

После того как критерий отбора сформирован, необходимо произвести фильтрацию данных.

Технология фильтрации с использованием расширенного фильтра

1. Щелкнуть на любую ячейку в области исходного списка.

2. Выполнить команду вкладка Данные/группа Сортировка и Фильтр/кнопка Дополнительно. Откроется диалоговое окно.

Рис. 9. Параметры расширенного фильтра

3. В диалоговом окне (рис. 9) установить параметры:

· переключатель Обработка в состояние - скопировать результат в другое место;

· в поле Исходный диапазон – выделить исходный список (как правило, среда автоматически его распознает);

· в поле Диапазон условий – выделить строки области критерия вместе с заголовками;

· в поле Поместить результат в диапазон – щелкнуть на пустую ячейку на листе, начиная с которой будут помещены отобранные записи.

· флажок Только уникальные записи позволяет исключить дублирование записей.

Фильтровать записи списка можно на месте, либо копировать в указанную область на текущем рабочем листе. Расширенный фильтр применяется, как правило, именно для формирования отдельной таблицы в отобранными данными.

Для сложных по логике обработки запросов фильтрация записей списка может выполняться постепенно, то есть копируется первый результат фильтрации, к нему применяется следующий вариант фильтрации и т.д.

Если фильтрация производилась в области исходного списка, то для удаления фильтра надо выполнить команду вкладка Данные/группа Сортировка и Фильтр/кнопка Очистить.

Структурирование таблиц

Работая с большими таблицами, часто возникает необходимость временно скрыть некоторые строки или столбцы. Например, скрыть строки с данными по конкретным сотрудникам, а оставить только итоговые расчеты. Или, Если в таблице много столбцов, и все они не видны на экране, то удобно скрыть некоторые столбцы с не очень важными данными. Для этих целей среда Excel предлагает инструмент для структурирования таблиц – группирования строк и столбцов.

Прежде чем структурировать таблицу, необходимо произвести сортировку записей, по тем столбцам, которые содержат повторяющиеся значения. Тем самым таблица разделяется на группы записей с одинаковыми значениями.

Команды структурирования расположены на вкладке Данные в группе Структура. Среда предлагает два способа структурирования – ручной и автоматический.

Будем называть группой несколько выделенных смежных строк или столбцов.