Организация оперативного хранения документов

 

12.1. С момента заведения и до передачи в архив при колледже дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела, находящихся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света и в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив при колледже.

12.2. Выдача дел другим организациям производится с письменного разрешения директора колледжа. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с письменного разрешения директора колледжа или исполняющего обязанности директора, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

13.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для постоянного хранения.

13.2. Экспертиза ценности документов в колледже на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив колледжа.

13.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в колледже создается постоянно действующая ЭК.

13.4. Функции и права ЭК, а также организация её работы определяется положением, которое утверждается директором колледжа. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области.

13.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях колледжа непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК  под непосредственным методическим руководством архива колледжа.

13.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел колледжа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК колледжа.

13.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

 

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

14.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией (Приложение 26).

14.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

14.3. В колледже в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива колледжа. По этим описям документы сдаются в архив колледжа.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел колледжа, которую готовит архив колледжа и по которой он сдает дела на постоянное хранение в городской архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 27) и представляются в архив колледжа не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

14.4. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

14.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

14.6. В конце описи  делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

14.7. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ответственными за архив и делопроизводство в колледже и утверждается руководителем структурного подразделения.

14.8. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

14.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 28) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК колледжа одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются директором колледжа только после утверждения (согласования) Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области описей дел постоянного хранения и по личному составу, после этого колледж имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

14.10. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего колледжа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

 

15.1. В архив при колледже передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документами по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

15.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив колледжа после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

15.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив колледжа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

15.4. В период подготовки дел структурным подразделением колледжа к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел колледжа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения управления обязаны устранить.

15.5. В случае ликвидации или реорганизации колледжа, упразднения структурного подразделения управления лицо, ответственное за ведение делопроизводства колледжа  или структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив колледжа, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

 

Приложение 1

к пункту 2.5

Примерный перечень

входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации

 

1. Сводки и информации, графики, наряды, разнарядки, присланные для сведения.

2. Рекламные извещения и плакаты, программы совещаний, конференций.

3. Поздравительные письма и поздравительные плакаты.

4. Счета на оплату материальных ценностей.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы.

7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

8.Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.

9. Корреспонденция с пометкой "лично".

 

Приложение 2

к пункту 2.7

 

Областное государственное бюджетное

профессиональное образовательное учреждение

«Димитровградский технический колледж»

 

 

ЖУРНАЛ