Виды информационно-справочных документов:

1.Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной- указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом, и констатирующей. – содержит описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
        2.Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля). Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

3.Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние-оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель; внешние - оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Текст докладной записки делится на две части: изложение фактов, послуживших причиной ее составления. выводы, предложения организации или должностного лица.

4.Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

5.Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности. Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело. Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

2.

Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
1. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.
Подготовка письма включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса;
- сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
- подготовка проекта письма;
- согласование проекта (при необходимости);
- подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал.

Письмо должно имеет реквизиты:

Наименование организации и ее справочные данные; дата, регистрационный номер; ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); адресат; заголовок к тексту (отвечающий на вопрос "о чем?"); текст; отметка о наличии приложений; подпись; отметка об исполнителе.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения: прошу; просим; организация просит; трудовой коллектив просит. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.),
Виды служебных писем
   Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов: Просим оказать содействие… Прошу Вас… Просим принять участие… Прошу довести до сведения

Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения: Просим предоставить… Просим отразить следующие вопросы…

 Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения: Прошу высказать Ваше мнение о… Прошу Вас дать поручение разработать… Просим Вас выразить письменную поддержку… Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо - сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов: Направляем информацию … Представляем на утверждение… Посылаем литературу… Высылаем план…

Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы: Оплату гарантируем… Качество услуг гарантируем… Предприятие гарантирует…

Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».

 Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов: Сообщаем… Доводим до вашего сведения… Ставим Вас в известность…

Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели: Напоминаем, что

Письмо-приглашение и письмо–поздравление - может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами: Просим принять участие… Приглашаем Вас на … Просим направить представителя… Поздравляем Вас… Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.

Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.

2. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
В первой части телеграммы указываются: Отметка о категории телеграммы; Адресат; Текст;
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; Наименование должности; Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; Печать; Дата

3. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

· передавать только краткую, срочную информацию;

· проверять правильность записи обратной связью;

· текст - не более 50 слов;

· не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

Раздел 3

Система и технология документационного обеспечения управления

Тема3.1 Служба документационного обеспечения управления

1.Структура и функции служб ДОУ

2.Организационные схемы ДОУ

1.

Основное назначение службы ДОУ - организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению фирмы.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

· секретариат;

· экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

· подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

· подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

· подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

· подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

· отдел совершенствования делопроизводства;

· копировально-множительное бюро;

· протокольная группа;

· редакционная группа;

· приемная;

· архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

 Служба ДОУ предприятия должна обеспечивать:

1. единый порядок документирования и организации работы с документами;

2. внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

3. разработку, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов предприятия;

4. проектирование бланков организационно-распорядительных документов;

5. контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

6. диктофонную запись, стенографирование, машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

7. экспедиционную обработку и доставку документов;

8. своевременное рассмотрение поступивших документов и подготовку их к докладу руководству;

9. регистрацию документов и их учет;

10. создание и ведение информационно-поисковых систем по документам;

11. выпуск распорядительных документов руководства предприятия;

12. контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;

13. подсчет, анализ, сокращение объема документооборота и количества форм документов;

14. разработку номенклатуры дел предприятия;

15. контроль за работой с документами в структурных подразделениях, правильностью формирования и оформления дел, выдачей дел для использования;

16. оперативное и архивное хранение документов;

17. организацию работы архива предприятия;

18. организацию работы по обращениям граждан;

19. секретарское обслуживание руководства предприятия;

20. рациональную организацию рабочих мест делопроизводственного персонала;

21. разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;

22. проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы;

23. повышение квалификации делопроизводственного персонала.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

В качестве службы ДОУ на предприятиях распространены канцелярии, однако сегодня вместо канцелярий создаются отделы документационного обеспечения управления (ОДОУ), более приспособленные для работы с применением вычислительной и организационной техники.

2.

Построение службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и структуры предприятия, численности его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

В состав службы следует включать участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, исполнителя, занятого внедрением технических средств.

В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения (при отсутствии секретаря).

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем предприятия.

 

В положение рекомендуется включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

 

 

Тема 3.2 Прохождение и порядок исполнения входящих и исходящих документов

1. Состав и учёт объёма документооборота организаций

2. Организация работы с поступающей документацией

3.Организация работы с исходящими документами

4. Контроль исполнения документов.

5.Хранение документов

1.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:

· прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

· каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

· порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

· режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

2.

Документопоток входящих документов составляют:

· документы вышестоящих организаций, органов власти;

· документы подведомственных организаций, присыла­ющих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

· документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

· жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

· прием входящих документов;

· первоначальная (экспедиционная) обработка;

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация;

· рассмотрение документов руководством;

· исполнение резолюций;

· отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штам­па. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

3.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

· составление проекта документа, его распечатка;

· согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

· подписание (утверждение) документа;

· регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформ­ления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

4.

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль за сроками исполнения документов в крупной организации осуществляется подразделением или группой контроля, входящими в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем.

Основными задачами группы контроля (или сотрудника, осуществляющего контроль) исполнения документов являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, а также исполнения зафиксированных указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Реквизит 19 (отметка о контроле) - это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль"

В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме.

Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Например, обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления. Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении N 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ),

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

- типовые сроки - принятием нового акта;

- индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного отступа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Существует две формы контроля за исполнением документов (способа их ведения):

- ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

- автоматизированная система контроля исполнения документов.

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

5.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат,

номеров листов.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист- заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных, органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Раздел 4 Особенности делопроизводства по обращениям граждан и конфиденциального делопроизводства

Тема 4.1 Организация работы с обращениями граждан

1.Понятие и виды обращений граждан: предложение, за