Анализ модели предметной области

Анализ ПрО на основе модели “как есть” заключается в получении оценки функционирования объекта, выявлении узких мест и поиске возможных путей их устранения.

Цель анализа ПрО очень тесно связана с целью изменения функционирования объекта (например, повышение эффективности функционирования, повышение интенсивности и качества бизнес-процессов, расширение номенклатуры выпускаемой продукции, расширение рынка продаж и др.). Цель анализа устанавливает основной взгляд на функционирование объекта и определяет критерии функционирования объекта в будущем.

В соответствии с целью анализа ПрО определяются критерии несоответствия текущего состояния объекта его будущему функционированию. Поэтому в процессе анализа ПрО решаются следующие задачи:

- анализ реализуемой системы бизнес-процессов;

- анализ обеспеченности бизнес-процессов ресурсами;

- анализ соответствия структуры объекта системе бизнес-процессов.

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач (бизнес-функций), направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Бизнес-процесс можно изобразить как ряд логически взаимосвязанных задач, нацеленных на достижение результата.

Бизнес-функция (бизнес-транзакция) – реализация некоторой обособленной последовательности действий, результатом которой является значимый для функционирования объекта (предприятия) результат.

Бизнес-процесс имеет 2 важные особенности:

- он имеет своих рыночных или внутрифирменных «платежеспособных» заказчиков (потребителей);

- он пересекает организационные границы (обычно протекает поверх барьеров, существующих между подразделениями предприятия, а также между разными предприятиями, связанными между собой отношениями “поставщик-потребитель”, или даже проникает сквозь эти барьеры, т.е. бизнес-процесс обычно не зависит от формальной организационной структуры предприятия).

Анализ реализуемой системы бизнес-процессов ориентирован на оценку целесообразности, качества и эффективности бизнес-процессов путем выполнения их качественного и количественного анализа.

Качественный анализ системы бизнес-процессов:

- выявление сильных и слабых сторон бизнес-процессов, возможностей их улучшения и угроз ухудшения;

- анализ процессов по отношению к типовым требованиям (стандартам СМК ISO) и нормативным актам (стандартам предприятия).

Количественный анализ системы бизнес-процессов заключается в измерении и анализе показателей:

- анализ показателей бизнес-процессов;

- анализ эффективности бизнес-процессов;

- анализ удовлетворенности клиентов бизнес-процессов;

- функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов;

- анализ обеспеченности бизнес-процессов;

- сравнительный анализ бизнес-процессов.

Анализ показателей бизнес-процессов включает оценку показателей скорости протекания, необходимой производительности и др.

Анализ эффективности бизнес-процессов заключается получении оценки отношения затрат на реализацию бизнес-процесса к получаемому эффекту от реализации бизнес-процесса.

Анализ удовлетворенности клиентов бизнес-процессов заключается в определении степени удовлетворенности клиентов, являющихся потребителями результатов каждого бизнес-процесса.

Функционально-стоимостной анализ (ФСА) бизнес-процессов заключается в финансовом учете реализации бизнес-процессов, бюджетировании и управлении бизнес-процессами. При этом производится расчет стоимости процессов, себестоимости и прибыльности продуктов, клиентов и каналов сбыта.

Анализ обеспеченности бизнес-процессов включает оценку каждого бизнес-процесса техническими средствами, программным обеспечением, информацией, специалистами и др. видами ресурсов.

Сравнительный анализ бизнес-процессов заключается в построении таблицы, отражающей важность, качество реализации, обеспеченность и эффективность бизнес-процессов.

Анализ обеспеченности бизнес-процессов ресурсами заключается в определении важности различных видов ресурсов на основе оценки полноты и качества обеспечения ресурсами реализуемой системы бизнес-процессов. Определение важности ресурсов является одним из методов рационализации функционирования объектов (деятельности предприятий).

Анализ соответствия структуры объекта системе бизнес-процессов заключается в определении структурных компонентов эффективно и качественно реализующих наиболее важные бизнес-процессы

Таким образом, в процессе анализа модели ПрО определяются факторы, оказывающие существенное влияние на эффективность процессов и ресурсов. Определяются закономерности балансировки стоимостных показателей процессов с другими ключевыми показателями (KPI), среди которых выделяют клиентские, процессные и показатели развития.

 

 

3.3.2. Построение модели “как должно быть”

По результатам анализа ПрО необходимо принять решение об оптимизации или реинжиниринге системы бизнес-процессов для нормального функционирования объекта в будущем.

Оптимизацию бизнес-процессов целесообразно проводить в следующих случаях:

- если полученная оценка фактических показателей затрат, качества выпускаемой продукции, уровня обслуживания клиентов и скорость протекания бизнес-процессов (оперативность работы подразделений) менее чем на 15 % отличается от желаемого;

- если выявленные проблемы не требуют кардинальной перестройки структуры предприятия и ключевых бизнес-процессов;

- если реализуемые бизнес-процессы описаны, у каждого сотрудника есть реально действующая инструкция по его действиям во всех бизнес-ситуациях, и требуется только автоматизация деятельности (создание или развитие информационной системы).

Реинжинирингбизнес-процессов целесообразно проводить в следующих случаях:

- если предприятие теряет (или скоро начнет терять) клиентов;

- если внутренние проблемы и сбои нарастают и начинают представлять собой угрозу успешной деятельности предприятия.

Оптимизация бизнес-процессов – частичное совершенствование существующих бизнес-процессов предприятия, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций и др. Оптимизация бизнес-процессов оформляется соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами.

Оптимизация бизнес-процессов применяется в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу: снизить затраты, сократить производственный цикл, уменьшить количество управленческих ошибок, принять неотложные меры по выходу из кризиса и т.д. Оптимизацию целесообразно начинать с ключевых бизнес-процессов, т.к. оптимизация именно этих процессов дает наибольший эффект.

При оптимизации бизнес-процессов может потребоваться изменение организационной структуры предприятия, т.к. при оптимизации бизнес-процессов часто происходит перераспределение функций подразделений. Появляется необходимость в новых подразделениях или в отказе от каких-то старых, в изменении подчиненности и т.д. Таким образом, в результате оптимизации бизнес-процессов улучшается взаимодействие между подразделениями и повышается эффективность деятельности и конкурентоспособность предприятия.

Завершается оптимизация оценкой возможных ухудшений от проведенных изменений, т.к. устранение дефектов по одному критерию бизнес-процесса может привести к их появлению по другому критерию. Нужно необходимо выявлять такие последствия и оценивать их преимущества и недостатки. Не стоит забывать о человеческом факторе, т.к. оптимизация бизнес-процессов часто требует усиления контроля исполнителей, что может вызвать сопротивление со стороны сотрудников.

Реинжиниринг бизнес-процессов – фундаментальное переосмысление и радикальное реконструирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия.

Реинжиниринг бизнес-процессов начинается с определения приоритетных (или ключевых) бизнес-процессов для эффективной работы предприятия. Далее происходит анализ и оценка их оптимальности по таким параметрам, как издержки, качество, скорость, требуемая информация, принятие решений и т.п. Промежуточным результатом реинжиниринга являются модели бизнес-процессов.

Одной из основных и наиболее сложных задач реинжиниринга является выделение критериев качества конечного и промежуточных результатов и нормативов выполнения. Для этого существует ряд методик выделения параметров и их критериев.

В результате реинжиниринга бизнес-процессов определяются более эффективные технологии и оптимальная система мотиваций. Реинжиниринг бизнес-процессов практически всегда требует изменения структуры предприятия.

Одной из особенностей реинжиниринга бизнес-процессов является то, что сотрудники (исполнители бизнес-процессов) наделяются большими возможностями самостоятельного принятия решений. Это повышает эффективность их работы, а также работы предприятия в целом, поскольку при этом уменьшается количество проверок, согласований с руководством и т.п. Кроме того, устраняется излишняя централизация, то есть задачи выполняются в том подразделении, где это наиболее целесообразно.

Реинжиниринг является радикальным средством обновления предприятия. Он производится очень редко, охватывает широкую область деятельности предприятия, занимает длительное время и сопровождается высокими рисками. Для более безболезненного улучшения обычно применяется оптимизация бизнес-процессов.

 

Результаты реинжиниринга бизнес-процессов:

- оптимизация документооборота (исключение избыточных, малоинформативных документов);

- ликвидация узких мест;

- устранение избыточных этапов;

- четкое определение полномочий и алгоритмов действий каждого сотрудника в зависимости от сценария развития бизнес-процесса, исключение дублирования усилий;

- улучшение взаимодействий между отдельными сотрудниками и подразделениями компании, участвующими в бизнес-процессе, сокращение времени выполнения задач;

- определение механизмов контроля над поведением бизнес-процессов.

По результатам оптимизации и реинжиниринга системы бизнес-процессов определяются обеспеченность бизнес-процессов ресурсами и эффективная структура предприятия.

Модель предметной области, сформированная в результате оптимизации или реинжиниринга объекта (предприятия), представляется в виде формализованной UML-модели “как должно быть” (TO-BE). При этом в UML-модели выделяются бизнес-процессы и бизнес-функции, подлежащие автоматизации.

 

 

3.3.3. Разработка технического задания на создание АС

ТЗ на АС является основным документом, определяющим требования и порядок создания (развития или модернизации) автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка АС и ее приемка при вводе в эксплуатацию.

Техническое задание (ТЗ) регламентируется ГОСТ 34.602-89 “Техническое задание на создание автоматизированной системы”.

ТЗ содержит следующие основные разделы:

1. Общие сведения.

2. Назначение и цели создания (развития) системы.

3. Характеристика объектов автоматизации.

4. Требования к системе.

5. Состав и содержание работ по созданию системы.

6. Порядок контроля и приемки системы.

7. Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие.

8. Требования к документированию.

9. Источники разработки.

Подробно с содержанием ТЗ можете ознакомиться в ГОСТе.

ТЗ разрабатывается совместно заказчиком и разработчиком АС.