Глава 1. Организация списка или базы данных

     Поиск или фильтрация данных осуществляется в списках или базах данных.

     Совокупность данных в виде таблицы называется списком или базой данных. В Microsoft Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы.

     Каждая строка списка является записью, а каждый столбец строки – полем. Первая строка списка содержит имена полей списка и называется строкой заголовков.Н а рис.1 приведен пример списка в Excel.

     При работе с Расширенным фильтром используются три составляющие полнофункционального списка Excel: диапазон базы данных, диапазон критериев и диапазон для извлечения.

         

Диапазон базы данных

Диапазон базы данных – это область на рабочем листе для хранения данных списка. Является обязательным для всех трех средств фильтрации и поиска данных. Для работы со списком необходимо указать эту область. Сделать это можно явным образом или автоматически. Существует несколько правил для определения местоположения списка:

- Если какому-либо диапазону ячеек не текущем листе присвоено имя База_данных, Excel будет считать этот диапазон списком.

- Если имя База_данных не определено, но перед выбором команды из меню Данные выделен диапазон ячеек, то он и будет воспринят как список.

- Если вышеперечисленные правила неприменимы, но активной ячейкой является любая ячейка внутри списка, Excel определит диапазон базы данных следующим образом. Будет сделана попытка найти самую верхнюю строку, содержащую текст. В случае успеха эта строка станет строкой заголовков, а все непустые строки под заголовками будут рассмотрены как список, Если текстовая строка не найдена, в качестве списка будут выделены все соседние непустые ячейки вокруг активной.

В любом случае самая верхняя строка найденного диапазона интерпретируется как строка имен полей, нижележащие строки – как строки данных.

При создании списков следует придерживаться следующих рекомендаций:

- Всегда над списком располагайте строку заголовков с уникальными именами для всех полей.

- Если в рабочей книге содержится один список, присвойте ему имя База_данных (прямо в поле имен или с помощью команды Вставка-Имя-Присвоить).

- Располагайте каждый создаваемый список так, чтобы он был ограничен краями рабочего листа и пустыми ячейками, либо так, чтобы со всех сторон списка были пустые ячейки. В этом случае по одной выделенной ячейке Excel сможет автоматически определить весь список.

Пример диапазона базы данных приведен на рис.1

 

 

Диапазон критериев

Условия отбора информации – критерии для всех средств фильтрации и поиска информации в Excel задаются по-разному. В форме данных для этого используется диалоговое окно (см.рис.2), в Автофильтре – раскрывающийся список Автофильтра (см.рис.6), в Расширенном фильтре создается диапазон критериев (см.рис.11). Критерии поиска и фильтрации данных рассмотрены в гл.2.

Диапазон критериев применяется для задания условий отбора записей из списка и состоит как минимум из двух строк: строки с заголовками полей и строк с критериями списка.

Верхняя строка диапазона критериев должна содержать имена, в точности совпадающие с заголовками столбцов списка. Точное соответствие имен полей списка и имен, указанных в диапазоне критериев, проще всего обеспечить с помощью команд Копировать и Вставить.

При создании строки заголовков диапазона критериев можно:

- перечислять все имена, но это не обязательно;

- указать только те заголовки полей, которые определяют условия отбора;

- дублировать заголовки полей при создании сложных условий поиска;

- менять взаиморасположение заголовков полей.

Строка, а в случае сложного условия поиска - строки, с задаваемыми критериями должны располагаться непосредственно за строкой с заголовками полей.

 

Диапазон для извлечения

Диапазон для извлечения – область ячеек, куда Excel помещает записи, отобранные согласно заданным критериям. Используется только в Расширенном фильтре и является необязательным. Если он отсутствует, то в диапазоне базы данных скрывается информация, не удовлетворяющая условию поиска. Этот способ фильтрации имеет один существующий недостаток: поскольку исходные данные и результат поиска расположены в одной области рабочего листа, т.е. результат есть по сути часть исходной информации, то проверить правильность фильтрации практически невозможно.

Кроме того, с помощью диапазона для извлечения можно быстро создавать новые списки, имеющие структуру полей записи, отличную от исходной, и при этом основной список остается нетронутым.

Диапазон для извлечения может находиться как на том же рабочем листе, где расположен исходный список, так и на другом.

Как и диапазон критериев, диапазон для извлечения в обязательном порядке начинается со строки с заголовками полей. Правила ее создания аналогичны созданию строки заголовков диапазона критериев.

Различают ограниченный и неограниченный диапазон для извлечения.

Ограниченный диапазон для извлечения -  диапазон, для которого указано максимально допустимое количество строк, чтобы задать такой диапазон, следует создать строку с заголовками полей, а затем выделить ее и нужное количество пустых строк под ней.

Неограниченный диапазон для извлечения – диапазон, содержащий только строку заголовков полей. При отборе записей в этом случае Excel заполняет столько строк, сколько записей исходного списка удовлетворяет условию поиска.