Делайте самое неприятное дело в первую очередь

Выполнение важной задачи в самом начале рабочего дня зарядит вас энергией на весь день. Вы становитесь более сосредоточенным и работаете быстрее. «Съев свою лягушку», вы выполните гораздо больше работы в течение дня.

Около пяти лет назад я проводил в компании с годовым оборотом в 30 миллионов долларов семинар, во время которого рассказал участникам историю о том, что утром прежде всего необходимо «съесть лягушку». Эта история настолько понравилась слушателям, что на Рождество все руководители компании получили в подарок медную фигурку лягушки, чтобы она напоминала им о важности этого принципа.

За пять лет годовой объем продаж этой компании увеличился с 30 до более чем 100 миллионов долларов. Все руководители, с которыми я до сих пор продолжаю сотрудничать, гордо показывают на медных лягушек на своем столе и рассказывают мне о том, как этот подход изменил их жизнь к лучшему. Попробуйте и вы применить его в своей жизни.

Организуйте рабочее пространство

Высокоэффективные люди всегда работают за чистыми столами, в свободном рабочем пространстве. Рабочее место неэффективных, непродуктивных и несобранных людей выглядит так, словно там взорвалась граната, разбросавшая в беспорядке бумаги и папки. Такой путь не для вас. Выработайте привычку наводить порядок на своем рабочем месте и всегда работать только за чистым столом. Даже если вам придется убрать все со стола и сложить на пол или в офисный шкаф, сделайте это. Поддерживайте порядок на рабочем столе!

Мы тратим 30 процентов рабочего времени на поиски предметов, оказавшихся не на месте. Некоторые люди утверждают, что им лучше работается, когда на столе беспорядок. Однако они обманываются. Если заставить их навести порядок на рабочем столе и работать только над одной задачей, то в течение 24 часов их эффективность повысится, что, конечно же, заставит их изумиться.

Содержите бумаги в порядке

Что касается бумажной работы, то тут следует действовать следующим образом: выбросить, передать, выполнить, отправить в архив.

• Выбросить. Корзина для мусора – один из самых полезных инструментов тайм-менеджмента. Чтобы не увязнуть в чтении бумаг, выбрасывайте их. Это правило относится в основном к рекламным материалам, которые вам присылают по почте, а также журналам, газетам и другим ненужным материалам. В эпоху интернета к этому правилу добавилось нажатие кнопки «удалить». Активно пользуйтесь ею в своем электронном почтовом ящике, удаляя все, что не требует вашего непосредственного внимания. Не читайте просто из любопытства.

• Передать. Если разобраться с документом, попавшим вам в руки, может другой сотрудник, передайте бумагу ему. Сделайте на документе отметку и отправьте его нужному человеку. Старайтесь делегировать как можно больше задач, чтобы у вас оставалось больше времени на те дела, которые можете сделать только вы.

• Выполнить. Используйте для таких документов красную папку, чтобы она выделялась на общем фоне. В ней должны находиться материалы, касающиеся тех задач, которые вам нужно выполнить в ближайшее время. Отправляя документы в папку «Выполнить», вы принимаете решение по поводу этих задач, и они больше не мешают вам заниматься текущей работой.

• Отправить в архив. Эти бумаги и документы, вероятно, понадобятся вам позже. Но прежде чем отправить их на хранение, вспомните, что 80 процентов таких бумаг больше никогда никто не прочитает. Значит, делая на документе отметку «Отправить в архив», вы придумываете работу для кого-то другого. Поэтому убедитесь в том, что это действительно необходимо.

Сомневаешься – выброси!

Специалисты по тайм-менеджменту берут сотни долларов за то, чтобы помочь руководителям навести порядок на рабочих столах и в кабинетах. И первое, что они делают, – заставляют клиентов перебрать кипы бумаг, которые те планировали прочитать впоследствии. Придерживайтесь такого правила: если вы не прочитали документ в течение шести месяцев, значит, он вам не нужен. Выбросьте его!

Мой девиз в поддержании порядка таков: «Сомневаешься – выброси!» Этот принцип применим и к старой одежде, мебели, игрушкам и всему, что захламляет наше жизненное пространство. У многих людей есть привычка сохранять все журналы, газеты, рекламные листовки и другие информационные материалы, которые к ним попадают. Как правило, неспособность выбрасывать вещи – отголосок бедного детства или влияния родителей, которые были бедны.

Вы никогда не прочитаете всю информацию, которую получаете каждый день, поэтому должны приучить себя сразу же выбрасывать такие материалы. Поддерживайте чистоту и порядок на своем рабочем месте. Держите на столе только один документ, касающийся дела, которым занимаетесь в данный момент.