Принципы разработки должностных инструкций

 

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Поговорим о значении должностной инструкции в работе кадровой службы.

Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Приведем пример, в котором фирма, уволив сотрудника и оказавшись в роли ответчика на судебном процессе, проиграла дело из-за отсутствия должностной инструкции.

Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении сотрудника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот локальный акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать.

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, о которых вспоминают лишь в случае проверок правового инспектора, отнеситесь к созданию этих документов очень внимательно. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и организационные изменения компании. Как этого добиться? Давайте обо всем по порядку.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ - Положение о должностной инструкции. В нем подробно нужно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов.

Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим локальным актом.

Поскольку работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков, приведем его образец (Приложение 3.1).

Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

В работе над должностными инструкциями специалисту по кадрам отводится роль куратора и консультанта. Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?

Прежде всего необходимо знать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит и какая информация включается в каждый из этих разделов (об этом будет идти речь ниже).

В разработке должностных инструкций неоценимую помощь окажет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Несмотря на то что в основном в нем содержится описание руководящих должностей, да и то не всех существующих на данный момент, на основе этого документа можно составить практически любую должностную инструкцию. Например, для составления инструкции офис-менеджера можно воспользоваться описанием должности секретаря руководителя, а на базе должности мастера участка написать должностную инструкцию супервайзера.

Обратите внимание еще на один важный документ - Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он поможет вам быстро ориентироваться в квалификационном справочнике. К сожалению, пока еще нет отдельных справочников по разным отраслям экономики, а также по рабочим профессиям (так называемых Единого квалификационного и Единого тарифно-квалификационного справочников), но они постепенно будут издаваться.

Поскольку должностная инструкция обязательна не для всех организаций, не существует и общего нормативного акта, который содержал бы правила ее составления. Однако есть рекомендации для отдельных государственных учреждений, ими также можно пользоваться. Например, Рекомендации по разработке должностной инструкции в организациях Госкомэкологии.

Прежде чем составлять должностную инструкцию, рекомендуем разработать ее проект. Кто лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи в организации? Конечно, непосредственные руководители работников - начальники структурных подразделений. Поэтому разработку проектов должностных инструкций можно доверить именно начальникам отделов.

Чтобы руководители подразделений успешно справились с этой задачей, ознакомьте их с правилами разработки должностных инструкций, обеспечьте копиями вышеуказанных нормативных актов, объясните им, что инструкция должна быть написана простым и понятным языком, задачи и функции работника максимально конкретизированы, что следует избегать общих фраз и расплывчатых формулировок.

После того как ваш совместный труд с руководителями структурных подразделений будет завершен, проекты инструкций нужно направить на визирование в юридический отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно договору как документу, обладающему большей юридической силой.

И в завершение процесса создания должностных инструкций генеральный директор компании или лицо, уполномоченное на утверждение должностных инструкций, ставит свою подпись и дату на грифе "Утверждаю". После этого остается только ознакомить работника с должностной инструкцией под расписку.

Для качественной разработки должностной инструкции вам понадобится не только информация об участниках процесса ее создания. Необходимо иметь представление о том, что включается в содержание данного документа. Поговорим об этом более подробно, а за основу возьмем должностную инструкцию менеджера по продажам.

Инструкция составляется не для конкретного работника, а для должности, которую он занимает. Другими словами, адресована она будет не менеджеру по продажам Петровой, а просто менеджеру по продажам (ведь в организации их может быть несколько - Петрова, Кузнецов, Мухина).

Общие правила составления должностных инструкций обычно прописываются в Положении о должностной инструкции (Приложение 3.1), утвержденном руководителем организации.

Должностная инструкция как правило состоит из следующих разделов:. Общие положения.. Права.. Должностные обязанности.. Ответственность.

Довольно часто вместо раздела "Общие положения" существует два других раздела - "Квалификация" и "Взаимосвязи работника". Кроме прав и обязанностей выделяют еще цели и задачи сотрудника. Мы предлагаем универсальный план составления должностной инструкции. Давайте посмотрим, что может включаться в каждый из разделов документа.

Разделе I "Общие положения". В этом разделе обычно указывают:

название должности в строгом соответствии со штатным расписанием. Этот пункт может выглядеть так: "Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по продажам";

требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность (квалификационные требования). Например, "На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее и/или среднее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование без стажа работы по специальности";

кому непосредственно подчиняется работник (непосредственная подчиненность): "Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела сбыта";

порядок назначения и освобождения от должности: "Назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела сбыта";

наличие и состав подчиненных. Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей. Если подчиненных не имеется, наличие и состав подчиненных указывать не нужно (можно написать: "Подчиненных у менеджера по продажам нет");

порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия и кого он может замещать). Например: "Во время отсутствия менеджера по продажам его замещает другой менеджер по продажам или заместитель начальника отдела сбыта";

перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав организации, инструкции, рекомендации и т.д.). Например:

"Менеджер по продажам должен знать:

. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта продукции.

. Перспективы развития рынков сбыта продукции в регионе.

. Методы изучения спроса на продукцию организации.

. Оптовые и розничные цены на продукцию, реализуемую организацией.

. Порядок заключения договоров на поставку продукции".

В раздел "Общие положения" можно включить и другие пункты, например "возможность совмещения должностей и трудовых функций".

Раздел II "Права". Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Кроме того, здесь конкретизируются трудовые права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей. Например:

"Менеджер по продажам имеет право:

. Знакомиться с проектами решений начальника отдела сбыта, касающимися сбыта продукции контрагентам.

. Вносить на рассмотрение начальника отдела сбыта предложения по улучшению деятельности отдела".

Раздел III "Должностные обязанности". В этом разделе приводятся все обязанности, возлагаемые на работника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. Приведем пример.

"Менеджер по продажам:

. Расширяет сеть клиентов, ведет предварительные переговоры, согласовывает поставку продукции потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

. Организует подготовку заключения договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок и взаиморасчетов.

. Ведет закрепленную за ним базу контрагентов в сбытовой программе отдела в соответствии с утвержденными правилами.

. Принимает участие в работе выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий, в которых участвует отдел".

Раздел IV "Ответственность". В этом разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей работника. Например:

"Менеджер по продажам несет ответственность за:

. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

. Причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации".

В заключение напомним, что чем подробнее будет должностная инструкция, тем больше пользы она принесет работодателю. Особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность. Это может оказать неоценимую услугу при возникновении судебного спора, проведении проверок, разрешении конфликта в коллективе. Скажем, если ваш продавец забыл выдать кассовый чек покупателю, то при наличии правильно составленной должностной инструкции ответственность перед налоговыми органами будет нести именно он, а не организация. Обязательно донесите это до сведения всех участников процесса разработки должностной инструкции.