Особенности сооружения опор в сложных условиях: Сооружение ВЛ в районах с суровыми климатическими и тяжелыми геологическими условиями...
Типы оградительных сооружений в морском порту: По расположению оградительных сооружений в плане различают волноломы, обе оконечности...
Топ:
Когда производится ограждение поезда, остановившегося на перегоне: Во всех случаях немедленно должно быть ограждено место препятствия для движения поездов на смежном пути двухпутного...
Проблема типологии научных революций: Глобальные научные революции и типы научной рациональности...
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов...
Интересное:
Национальное богатство страны и его составляющие: для оценки элементов национального богатства используются...
Что нужно делать при лейкемии: Прежде всего, необходимо выяснить, не страдаете ли вы каким-либо душевным недугом...
Финансовый рынок и его значение в управлении денежными потоками на современном этапе: любому предприятию для расширения производства и увеличения прибыли нужны...
Дисциплины:
2021-04-18 | 89 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:
1) По назначению:
• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).
2) По периодичности (частоте) проведения:
• разовые;
• регулярные;
• периодические;
3) По количеству участников:
• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).
4) По степени стабильности состава участников совещания:
• с фиксированным составом;
• с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.
5) По принадлежности:
• общественных организаций;
• административные
• научные и научно-технические;
• объединенные.
• научные
Планирование проведения совещаний
Таблица 1 - Технология организации и проведения делового совещания
Этапы | Элементы |
1. Подготовка. | • Определение целесообразности проведения совещания. • Определение повестки дня. • Определение состава участников. • Назначение даты и времени совещания. • Определение места проведения. • Подготовка участников совещания. |
2. Проведение. | Продолжительность совещания. • Регламент • Протокол |
3. Подведение итогов и принятия решения. | Выводы: • Определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ. • Определение формы подведения итогов совещания. • Принятие решения о широте информирования. |
4. Контроль над выполнением решения. | Способы выработки решения. • Определение лиц, решения осуществляющих контроль. |
|
Проведение совещаний имеет четыре этапа:
Подготовка совещания. Совещание начинается с определения тщательности его проведения. Совещания проводятся, когда есть необходимость в обмене информацией, выявление мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций. На этом этапе менеджер должен все проанализировать, все альтернативы этой формы работы. Это могут быть решения вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В случае менеджер убедится в полезности совещания, то его можно проводить. Следующий элемент данного этапа это определение повестки дня. Здесь нужно определить: содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность.
При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров – организаторов совещаний.
Выделяют шесть групп ошибок:
1) Отсутствует главная тема совещания;
2) При наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;
3) Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
4) В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами;
5) На совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;
6) Не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.
Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.
|
Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Самой распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний, то есть массовое приглашение.
Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.
Назначение дня и времени проведения совещания. Для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Совещания лучше проводить во второй половине дня, по теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй – между 16 и 18 часами. Совещания удобней всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей недели, так как будет намного лучше.
Основные ошибки, допускаемые при проведении совещаний:
• не регламентируется его продолжительность;
• не соблюдается установленная продолжительность;
• слишком большая продолжительность;
• не делаются перерывы;
• не ограничивается время на доклады и выступления;
• участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.
Местом для проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, такое помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.
Подготовка участников совещания. Менеджер – организатор совещаний должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом и состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.
|
2) Проведение совещания. Время на проведение совещания составляет 40-45 минут. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10-15 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа.
Регламент – это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это слово (от лат. regula – что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.
Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:
1) Достижение цели совещания;
2) Решение;
3) Исполнители задания и сроки.
Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:
1) Дата и место проведения;
2) Номер протокола;
3) Краткое содержание обсуждаемого вопроса;
4) Присутствовали;
5) Отсутствовали, причины отсутствия;
6) Копии (фамилия тех, кому предназначены);
7) Повестка дня по пунктам;
8) Тема по пункту повестки дня;
9) Обсудили (кто выпустил);
10) Постановили (сообщается, что именно);
11) Выполнения решения возложено на (фамилия);
12) Сроки исполнения (дата).
3) Подведение итогов и принятие решения. Обычно решения на деловом совещании принимаются всеми вместе. Эффективность этого решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение. Подводятся итоги совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки должны выполнить определенный объем работ. Определяются сотрудники, которые будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив или отдельная его часть, отдельное подразделение.
|
Решения могут вырабатываться двумя способами:
• Специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои корректировки и принимают его по результатам голосования.
• Председатель собрания подводит итоги обсуждение и формирует решение.
Контроль над выполнением решения. На этом этапе совещания, определяются лица, которые будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным.
Типы собеседников
Абстрактный собеседник – это тип людей, воображаемая психологическая модель, отражающая определенные характерные свойства, которые имеют значение для подготовки и проведения деловой беседы.
Для классификации типов деловых, но абстрактных собеседников используются следующие критерии:
• компетентность, то есть обладание знаниями, позволяющими судить о предмете разговора, умение высказывать веское, авторитетное мнение по вопросу, обсуждаемому в ходе деловой беседы;
• откровенность;
• искренность;
• владение приемами общения с другими участниками беседы;
• заинтересованность в теме и успехе беседы.
Классификация абстрактных типов собеседников.
Вздорный человек (нигилист). Характеристика: часто выходит за рамки темы деловой беседы; в ходе деловой беседы нетерпелив, несдержан и возбужден; часто своей позицией и подходом неосознанно провоцирует собеседников на то, чтобы они не соглашались с его аргументами и выводами.
Рекомендации по общению во время беседы:
• следует постараться обсудить с ним возможные споры моменты заранее, до начала групповой беседы;
• не терять хладнокровия и уверенности в собственной компетентности;
• стараться включать в формулировки решения его слова;
• прежде чем отклонить его решение, предоставить другим собеседникам возможность опровергнуть его;
• постараться установить с ним контакт, сделать его своим сторонником;
• беседуя с ним с глазу на глаз, применять нерефлексивное слушание, чтобы понять истинные причины его негативной позиции;
• в критический момент приостановить групповую беседу, чтобы дать ему остыть.
|
Позитивный человек. Характеристика: среди всех типов абстрактных собеседников этот самый приятный тип делового партнера. Всегда стремится к сотрудничеству при проведении дискуссии.
Рекомендации по общению во время беседы:
• следует побуждать такого собеседника к активному участию в дискуссии;
• нужно стараться, чтобы остальные участники беседы разделяли его позитивный подход к решению дискуссионных вопросов;
• следует в критических ситуациях искать помощи и поддержки именно у него.
Всезнайка. Характеристика: труден в общении, всегда уверен в том, что знает все лучше других, любит навязывать свою точку зрения, обо всем имеет свое мнение, постоянно требует слова.
Рекомендации по общению во время беседы:
• посадить его рядом с ведущим беседу;
• время от времени напоминать ему, что другие тоже должны высказаться;
• предоставить ему возможность резюмировать, формулировать промежуточные заключения;
• иногда задавать ему сложные специальные вопросы, на которые в случае необходимости может ответить кто-нибудь из участников беседы.
Хладнокровный, неприступный. Характеристика: замкнутость, чувствует себя и держится отчужденно, не включается в деловую беседу, создавая впечатление у участников беседы, что это кажется ему недостойным его внимания и усилий.
Рекомендации по общению во время беседы:
• любым способом заинтересовать его в участии в обсуждении проблемы;
Незаинтересованный. Характеристика: тема беседы такого собеседника не интересует. Он как бы «спит» во время беседы и безразличен к обсуждению.
Рекомендации по общению во время беседы:
• следует задавать ему вопросы информативного характера, постепенно вовлекая его в беседу;
• нужно, выясняя точку зрения такого собеседника, избегать вопросов, при ответе на которые можно ограничиться словами, да и нет;
• следует задавать ему вопросы по теме разговора из той области, в которой он считает себя наиболее компетентным.
Важная птица. Характеристика: абсолютно не выносит критики – ни прямой, ни косвенной. Чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных.
Рекомендации по общению во время беседы:
• нельзя позволять ему разыгрывать роль гостя;
• следует время от времени просить высказываться по какому-либо вопросу всех собеседников поочередно;
• не показывать свое раздражение по поводу манеры поведения такого собеседника;
• следует до определенного момента соглашаться с таким собеседником, чтобы уменьшить его желание противоречить и подготовить его к контраргументации.
Болтун. Характеристика: часто бестактно и без видимой причины прерывает ход беседы, не обращает внимания на время, которое тратят все участники беседы на выслушивание его пространных высказываний.
Рекомендации по общению во время беседы:
• следует, как и всезнайку, посадить его поближе к ведущему беседу или к другому авторитетному собеседнику;
• в случае если он начнет отклоняться от темы разговора, его нужно остановить, применяя для этого резюмирующие высказывания;
• если такой собеседник отклонится от темы разговора еще дальше, то его следует спросить, в чем он видит связь с предметом обсуждения того, о чем он говорит;
• нужно заранее ограничить время отдельных выступлений и всей беседы в целом, обязательно установить регламент.
Трусишка. Характеристика: недостаточная уверенность в себе при публичных выступлениях, такой собеседник охотнее промолчит, чем скажет что-нибудь такое, что, по его мнению, может показаться другим глупым или даже смешным.
Рекомендации по общению во время беседы:
• с таким собеседником стоит обходиться особенно деликатно;
• нужно задавать ему ясные, конкретные вопросы;
• следует продемонстрировать по отношению к нему доброжелательность, заинтересованность. Нужно способствовать тому, чтобы он развил свое замечание;
• в случае если такой собеседник решился заговорить, нужно применять нерефлексивное слушание и побуждать к этому других участников беседы;
• следует помогать, такому собеседнику формулировать мысли, используя прием выяснения;
• можно специально подчеркивать все позитивные моменты его высказываний, но не делать этого свысока.
|
|
Архитектура электронного правительства: Единая архитектура – это методологический подход при создании системы управления государства, который строится...
Типы оградительных сооружений в морском порту: По расположению оградительных сооружений в плане различают волноломы, обе оконечности...
Историки об Елизавете Петровне: Елизавета попала между двумя встречными культурными течениями, воспитывалась среди новых европейских веяний и преданий...
Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!