Преимущества и недостатки  проблемного совещания

 

Проблемные совещания - форма консультирования, в виде проведения делового совещания под руководством консультанта с целью выработки коллегиальных решений по возникающим общим острым и сложным проблемам.

Преимущества:

1. Высокое качество и обоснованность принимаемых решений в результате одновременной концентрации усилий персонала фирмы, владеющего информацией по рассматриваемому вопросу.

2. Относительно быстрые (от 2–3 часов при однократной проработке до 6–10 часов при необходимости 2–3 проработок), выработка и принятие решения по сложным вопросам.

3. Согласованность действий при реализации решений всех участников совещания.

4. Высокий уровень культуры подготовки и принятия решения

 

Недостатки:

1. Значительные затраты времени для тщательной предварительной подготовки и/или проработки материалов специалистами и руководителями.

Проблемные совещания являются одной из наиболее распространенных, мобильных и эффективных форм консультирования. В их проведении, как правило, сочетаются такие методы и приемы, как «штурм», категорирование и оценка факторов и событий, сближение позиций и переговорные технологии.

Результативность данной формы предопределяется двумя основными факторами: правильным подбором предварительно подготовленных участников и искусством консультанта, ведущего совещание.

 

1.4.2 Рекомендации по проведению проблемных совещаний
(совещаний по выработке новых решений):

 

1. Создайте спокойную доброжелательную атмосферу для совещания. Определите круг его участников. Продумайте и определите лучшее время, место проведения, подготовьте помещение.

2. Заранее разошлите (раздайте) приглашения всем участникам. Укажите в нем, какой вопрос предстоит решить и что требуется подготовить.

3. Лицо, ведущее совещание, определяет проблему, которая должна быть решена, формулирует критерии оценки предлагаемых решений.

4. Формулировка проблемы и критерии оценки должны быть представлены письменно и постоянно находиться перед глазами участников совещания (на большом листе бумаги или экране).

5. Необходимо обеспечить свободное высказывание идей и предложений всеми участниками совещания (предпочтительнее от младших – к старшим или «по кругу»). Критика в ходе высказываний запрещается.

6. Идеи должны представляться сжато, лаконично.

7. Все предложенные идеи обязательно фиксируются на доске или большом листе бумаги, который виден всем. (Возможно использование дисплея.)

8. После окончания всех высказываний делается первая рабочая пауза на 5–7 минут, во время которой каждый участник формулирует вопросы, направленные на уточнение понимания высказанных идей.

9. В энергичном темпе проводятся ответы на вопросы. Критика запрещается.

10. Делается вторая рабочая пауза на 15–20 минут, во время которой каждый из участников дает себе ответ на два вопроса: Какие предложения являются лучшими? Как довести их до совершенства? В сложных случаях пауза может быть увеличена, вплоть до возобновления совещания на следующий день.

11. Каждый участник излагает лучшее, по его мнению, решение.

12. Проводится обсуждение – сопоставление решений по степени разрешения проблемы.

13. В случае необходимости вводятся критерии оценки, и проводится алгоритмизированное (формализованное) сопоставление всех решений всеми участниками.

14. Принимается окончательное решение, даются поручения по его выполнению.

15. Подводятся итоги, заполняется бланк анализа и контроля решений совещания.

 

Этика делового совещания

 

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий.

Прежде всего надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно нужно использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления.

Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм.

Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала [5].

 

Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать плеоназмы (обороты, содержащие лишние слова): "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо"планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия" и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами"- "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами". Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, самостоятельно думать ("представляется целесообразным" - "я считаю целесообразным", "думается, что..." - "я думаю, что...).

Большое значение при проведении делового совещания имеет тон доклада. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего: эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть"моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" - 100%, то "часть над водой" (10-20%) - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область взаимоотношений.

Проанализировав неэффективно проведенные деловые беседы, совещания, заседания, переговоры, психологи в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:

а) использование обидных, некорректных слов, различных колкостей;

б) попытки интерпретировать слова другого человека (например: "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать");

в) использование различного рода метафор (например: "Ты краснеешь, как помидор", а в ответ: "А ты ни с чем лучше не мог меня сравнить");

г) использование слов "всегда", "никогда";

д) приписывание другому невысказанных им мыслей (например: "Ты думаешь...");

е) использование прямых указаний.