Классификация кадровой документации

Основные документы, регламентирующие управление персоналом в организации

2.1. Организационные кадровые документы

2.2. Распорядительные кадровые документы

2.3. Справочно-информационные кадровые документы

 

Организационные документы

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности организации и строго обязательны для исполнения. Эти документы обязательно проходят процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом, или протоколом заседания коллегиального органа и действуют до утверждения новых.

 

Штатное расписание

Штатное расписание —один из основных документоворганизации: в нем закреплены названия структурных подразделений, наименования должностей, их количество, сведения о должностных окладах, надбавках. В Трудовом кодексе РФ составление такого документа прямо не предусмотрено, тем не менее, оно должно быть в каждой организации.

Так, согласно ст. 57 ТК РФ, трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации.

Помимо этого, штатное расписание может понадобиться в следующих случаях:

— при возникновении потребности сократить штаты;

— при возникновении трудового спора с работником в суде;

— при проведении налоговой проверки в организации (без штатного расписания могут возникнуть сложности с обоснованием отнесения средств по оплате труда к налогу на прибыль).

Штатное расписание имеет унифицированную форму Т-3, в соответствии с которой ответственность за составление этого документа несут руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Штатное расписание имеет следующие реквизиты:

— наименование организации;

— коды по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

— наименование вида документа (Штатное расписание);

— номер документа, т. е. порядковый номер его разработки;

— дату составления, т. е. дату подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером;

— срок действия штатного расписания: на период с «____»_______20___г.;

— заголовок к тексту;

— текст, построенный в виде таблицы;

— гриф утверждения (приказом организации) с оттиском печати организации;

— визы (при необходимости);

— подписи;

— текст штатного расписания имеет табличную форму, состоящую из десяти граф.

Графа «Структурное подразделение» делится на две ячейки:

в ячейке 1 «наименование»перечисляются наименованияструктурных подразделений организации. Как правило, они указываются либо в алфавитном порядке, или исходя из штатной численности подразделений (по степени убывания), или по степени функциональной значимости подразделения в организации. Наименования указывают без сокращений в единственном числе именительного падежа;

в ячейке 2 дается код,который присваивается структурномуподразделению.

В графе 3 «Должность»указывают должность(специальность, профессию), разряд, класс (категорию), квалификацию. В Российской Федерации должности, специальности, профессии должны соответствовать документам, которые приняты на государственном уровне.

В графе 4 «Количество штатных единиц»указывают количество штатных единиц по каждой должности (профессии), проставленной в графе 3.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графе 6—8 «Надбавки, руб.»показываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством Российской Федерации (северные надбавки и др.), а также введенные по усмотрению организации (например, персональные, связанные с режимом работы и др.).

В графе 9 «Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7+ гр. 8)»проставляется сумма расходов в рублях в течение месяца.

Графа 10 «Примечание»заполняется тогда,когда требуетсявнести какие-либо уточнения.

После заполнения всех граф в штатном расписании в правом верхнем углу проставляют количество штатных единиц, отраженных в штатном расписании, затем оно утверждается приказом руководителя организации.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа документа или на листе согласования. В состав визы входит: должность визирующего, его подпись. Расшифровка подписи и дата. В случае наличия замечаний они прилагаются на отдельном листе и дополнительно указывается «Замечания прилагаются». Это может потребовать исправления документа по требованию руководителя и повторного его согласования.

Оригинал штатного расписания хранится в бухгалтерии организации, копия — в кадровой службе, выписки могут быть и в иных заинтересованных структурных подразделениях.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов (например, кассовые документы). Их формы устанавливаются уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете», обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формируя штатное расписание, нельзя забывать о его связи с трудовой книжкой и личной карточкой работника.

Срок хранения штатного расписания — «постоянно». Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, с любой интенсивностью и в любую из перечисленных позиций. Однако при этом необходимо знать, как правильно документировать трудовые отношения с работником после внесения изменений.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя или иного его уполномоченного представителя. В этом случае в штатном расписании напротив исправленной позиции (в примечании) необходимо указать номер и дату приказа об изменении.

Любые изменения условий трудового договора работника, которые последуют за внесением изменения в штатное расписание, должны быть оформлены надлежащим образом. В большинстве случаев для их введения требуется согласие работника, соблюдение определенных сроков и т. д. Практически всегда за внесением изменений в штатное расписание следует выполнение работодателем определенных действий, сопровождающихся оформлением кадровых документов.

 

Распорядительные документы

Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления.

Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах.

Независимо от организационно-правовой формы, структуры, характера и содержания деятельности организации, ее руководитель наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющей органу управления (организации) обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Вид документа, издаваемого организацией для фиксации распорядительного действия, определяется несколькими факторами: уровнем органа управления или власти; компетенцией (полномочиями должностного лица); порядком принятия управленческого решения (коллегиального или принятого единоначально).

Приказы по личному составу — это нормативные документы, отражающие решения в области отношений между работником и работодателем. Они составляют основу для ведения учетных форм, лицевых счетов, личных дел, трудовых книжек работников и ряда других документов. Случаи необходимости издания приказов по личному составу предусмотрены в ТК РФ. Распорядительный документ по личному составу часто является первым звеном в технологической цепочке других документов.

Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К таким приказам относятся приказы (распоряжения):

— о приеме работника(ов) на работу (форма Т-1; Т-1а);

— переводе работника(ов) на другую работу (форма Т-5; Т-5а);

— предоставлении отпуска работнику(ам) (форма Т-6; Т-6а);

— прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (форма Т-8; Т-8а);

— направлении работника(ов) в командировку (форма Т-9; Т-9а);

— поощрении работника(ов) (форма Т-11; Т-11а).

Согласно порядку применения «Унифицированных форм первичной учетной документации», организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты (кроме форм по учету кассовых операций). При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения; удаление отдельных реквизитов не допускается; вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

К реквизитам, которые помещены на всех формах приказов (распоряжений), относятся:

— наименование организации;

— дата документа;

— номер документа;

— вид и разновидность документа;

— табельный номер;

— основание;

— подпись;

— ознакомительная виза (отметка).

Наименование организации, указанное в приказе, должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе. Если в уставе наряду с полным наименованием организации проставлено ее сокращенное наименование, то его помещают ниже полного или за ним и обязательно заключают в скобки.

Над наименованием организации — автора приказа (распоряжения) — необходимо размещать наименование вышестоящей организации, если такая есть. Указание наименования вышестоящей организации может подсказать, где хранится документация по личному составу искомой организации.

С содержанием приказов по личному составу работников следует ознакомить под роспись. Возможны случаи, когда ознакомить работника с приказом невозможно ввиду его отсутствия на работе или в связи с тем, что он отказался ознакомиться с документом. Для приказов о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении на этот счет предусмотрены специальные правила.

Правило 1. При отказе работника письменно подтвердитьфакт ознакомления с приказом об этом составляется соответствующий акт.

Правило 2. Если работника невозможно ознакомить с приказом под роспись, об этом делается соответствующая отметка на приказе: от ознакомления с приказом под роспись работникотказался (акт от 00.00.0000 № 00-а). Инспектор по кадрам Соловьева В. К. Соловьева. 00.00.0000.

Данными правилами необходимо руководствоваться в отношении любого приказа по личному составу, если невозможно ознакомить работника с ним под роспись.

Для приказов по личному составу важное значение имеет правильная регистрация (занесение сведений о приказах в учетную форму) и индексация (присвоение приказам регистрационных индексов). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация: к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, например: 1-к, 1 л/с.

Недопустимо использование одной регистрационной формы для всех кадровых приказов и дальнейшее формирование этих документов в одно дело.

Кадровые приказы регистрируются в кадровой службе и здесь же хранятся их подлинники (первые экземпляры). Бухгалтерия и другие структурные подразделения организации получают от кадровиков заверенные копии кадровых приказов.

Большое количество видов приказов и распоряжений, подготавливаемых работниками службы кадров, не имеют унифицированных форм и составляются по правилам подготовки и оформления приказов по основной деятельности с учетом требований ТК РФ. К ним относятся:

а) приказы:

— о наложении дисциплинарных взысканий (предусмотренных ст. 192 ТК РФ);

— о снятии дисциплинарных взысканий (в порядке, предусмотренном ст. 194 ТК РФ);

— об изменении фамилии;

— о продлении отпуска (ст. 124 ТК РФ);

— об отзыве из отпуска (ст. 125 ТК РФ);

— о проведении аттестации;

— о передаче-приеме материальных ценностей;

— о передаче-приеме дел и документов и др.;

б) распоряжения:

— об отстранении (недопущении к работе) работника (ст. 76 ТК РФ);

— об установлении работнику неполного рабочего времени (неполного рабочего дня или неполной рабочей недели) (ст. 93 ТК РФ);

— о привлечении к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени при установлении работнику режима ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ), при производстве сверхурочных работ (ст. 99 ТК РФ);

— о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 113 ТК РФ);

— о предоставлении отгула(ов) (дней отдыха) и др.

С 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» коммерческие организации применяют свои формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. При разработке форм кадровых документов можно брать за основу унифицированные формы, переработав их по своему усмотрению.

 

Классификация кадровой документации

 

Классификация документов — это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и другим основаниям с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Документы классифицируются по следующим основаниям (группам):

По способу документирования различают документы:

— текстовые;

— изобразительные (фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

— графические;

— фотодокументы;

— кинодокументы;

— электронные (созданные с помощью компьютерной техники);

— аудиовизуальные (запись изображений и звуков);

— фонодокументы (звукозапись).

В зависимости от источника поступления документы делятся:

— на входящие (поступившие в организацию);

— исходящие (отправляемые из организации);

— внутренние.

По характеру изложения содержания документы могут быть:

— индивидуальными;

— трафаретными;

— типовыми.

По срокам хранения они делятся на документы:

— постоянного;

— долговременного (свыше 10 лет);

— временного (до 10 лет) хранения.

По срокам исполнения различают документы:

— срочные, требующие исполнения в определенный срок;

— несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

По виду оформления документы подразделяются:

— на подлинные;

— копии;

— выписки;

— дубликаты.

По содержанию — все документы делят на официальные и документы личного происхождения. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам. К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, водительские права и т. д.). Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности (личная переписка, дневники, мемуары), то он считается документом личного происхождения.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, и только систематизация документов позволяет обеспечить их быстрый поиск.

Проверенный способ упорядочения документов — это группировка их по каким-либо признакам (номинальный, предметный, отраслевой, географический, хронологический и др.).

Комплекс документов, сгруппированных по какому-либо признаку, называется документацией.

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы, поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т. д.), а затем появилась необходимость их стандартизации и унификации.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, называют системой документации.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицируются не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированная система документации — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности занимает система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД). Это вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов. Они подразделяются на следующие основные группы:

— организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

— распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, постановления, указания);

— справочно-информационные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и др.);

— документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые книжки, личные дела, личные карточки работников, документы по аттестации сотрудников, трудовые договоры и др.);

— документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и коллективов.

Единой классификации кадровой документации пока не существует, как не существует и ее унифицированной системы. Документационное обеспечение системы управления персоналом следует рассматривать как подсистему единого документационного обеспечения деятельности организации.

Документация кадровой службы включает большое количество видов и разновидностей документов, относящихся к разным системам управленческой документации.

Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации:

— Трудовой кодекс Российской Федерации;

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558);

— Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД 011—93) (М.: Госстандарт России, 1994).

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД) (утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1).

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам:

1) по целевой принадлежности выделяют две существенно различающиеся группы кадровых документов:

— документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по кадрам, положения о подборе персонала, об адаптации работников, анкеты, тесты, профессиограммы и т. п.);

— документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу и до увольнения) и учитывающие личный состав организации (трудовой договор, приказы по личному составу, личные карточки работников, график отпусков, заявления работников и т. п.). К обязательным документам кадровой службы относятся документы второй группы;

2) по типичным кадровым функциям (процедурам) различают следующие виды кадровых документов: документация по приему на работу; переводу на другую работу; увольнению с работы; оформлению отпусков; оформлению поощрений; оформлению дисциплинарных взысканий и др.

Следует отметить, что кадровые документы реализуют не только основную функцию управления, но и целую систему функций, что связано с полифункциональностью кадрового документа;

3) по степени обязательности можно разделить документы на три блока: обязательные, условно обязательные (рекомендательные) и зависящие от специфики конкретной организации.

Внутренние документы, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы:

— локальные нормативные акты (организационные документы);

— распорядительные;

— информационно-справочные;

— учетные;

— отчетные;

— документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

— журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Локальные нормативные организационные документы регламентируют порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретной организации. К таким документам относятся:

— регламенты работы организации и структурных подразделений;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положения (об отделе кадров, о защите персональных данных и др.);

— инструкции (должностные инструкции, должностные регламенты);

— стандарты, правила, методики, памятки и др.

Некоторые из этих документов являются обязательными для любой организации, как это требует действующее законодательство.

В зависимости от размеров организации, стадии ее жизненного цикла, статуса службы управления персоналом, степени развитости системы управления персоналом могут быть и другие внутренние локальные акты, регламентирующие персонал-технологии, действующие в организации. К таким документам относятся: «Положение о найме»; «Положение об аттестации»; «Положение о системе оплаты труда и стимулирования персонала» и др.

Как правило, проекты этих документов разрабатываются сотрудниками службы управления персоналом совместно с другими подразделениями. Вместе с тем в отдельных случаях в деятельности организаций используются и положения, утвержденные постановлением Правительства РФ, например: «Положение о проведении конкурса на замещение должности руководителя федерального государственного унитарного предприятия».

При грамотной организации работы по разработке текста, согласованию со специалистами, правильному оформлению документов у работодателя будет создана единая целостная система взаимно дополняющих друг друга документов, способная эффективно регулировать отношения с работниками.

Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении функций учета личного состава и документирования движения кадров, можно условно разделить на несколько групп. Рассмотрим основные группы документов.

1. Договорные документы

Трудовое законодательство общее определение договора не содержит. В статьях ТК РФ называются различные договоры, которые могут заключать стороны трудовых отношений. К договорным документам, создаваемым кадровой службой, можно отнести:

— трудовой договор;

— соглашение сторон об испытании при фактическом допущении работника к работе;

— ученический договор;

— соглашение о возмещении расходов работника;

— соглашение сторон о расторжении трудового договора;

— договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

— дополнительное соглашение к трудовому договору.

2. Распорядительные документы

Распорядительная деятельность руководителя организации необходима для реализации принимаемых управленческих решений. Для выполнения этих решений издаются распорядительные документы. В результате единоличной распорядительной деятельности работодателя создаются в основном приказы и распоряжения, реже указания. Как правило, виды издаваемых организационно-распорядительных документов определяются в учредительных документах. Так, например, в уставе организации может быть указано, что руководитель организации может издавать только приказы.

В состав распорядительной документации входят различные по назначению приказы и распоряжения. Распорядительные документы делятся на две самостоятельные группы.

Первая содержит приказы по основной деятельности организации (по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, реализации продукции и т. п.). Кадровая служба может готовить приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание, о сокращении численности или штата работников организации и др.

Вторая включает приказы по личному составу, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя (о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.).

Отличительной особенностью распорядительных документов по личному составу является то, что они играют двоякую роль в процессе документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют, подтверждают наличие юридического факта — заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. являются распорядительными, правовыми. С другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу регистрирует сам факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных документов.

3. Справочно-информационные документы

Следующая группа — справочно-информационные документы, которые содержат необходимую для принятия управленческого решения информацию. К таким документам относятся:

— различные справочники, классификаторы;

— списки, сводки, перечни (списки прошедших аттестацию, список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, перечень работ и категорий работников, с которыми можно заключить договоры о материальной ответственности, сводки о составе трудовых ресурсов по возрасту, полу, стажу);

— акты, протоколы (акты приема-передачи дел, акты об отказе работника ставить свою подпись в приказе по личному составу, протоколы проведения собеседований, конкурсных, аттестационных комиссий, советов, заседаний и др.);

— справки (о состоянии трудовой дисциплины, подтверждающие место работы);

— характеристики, представления (с их помощью кадровая служба решает вопросы, связанные с движением кадров — переводами, перемещениями, проведением аттестации);

— докладные, служебные и объяснительные записки;

— письма, обращения (предложения, заявления, жалобы).

4. Документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда

Учетная документация выполняет функцию учета и является базой персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

Выделяют две подгруппы учетных документов.

А. Первичные учетные документы (личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, личные карточки (Т-2, Т-2ГС (МС), личные дела сотрудников специализированные анкеты, карточки и др.).

Требования к оформлению первичных документов отдельно трудовым законодательством не установлены. Так как эти документы относятся к первичным бухгалтерским документам, они должны соответствовать требованиям законодательства о бухгалтерском учете. С 1 января 2013 г. вступил в силу федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этот нормативный акт не устанавливает обязательности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций) для коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций государственного сектора. Согласно ч. 4 ст. 9 закона о бухучете, с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, должен утвердить руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики. При разработке своих форм кадровых документов работодатели могут брать за основу применяемые ранее унифицированные формы, переработав их по своему усмотрению.

Б. Производные (вторичные) учетные данные базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное их назначение — обеспечение полной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

В состав данной группы входят документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые информационно базируются на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах (штатном расписании, приказах по личному составу). Эти документы входят в унифицированную систему первичной учетной документации, имеют унифицированные формы и оформляются по установленным правилам. К таким документам относятся:

— табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

— табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

— расчетная ведомость (форма № Т-51);

— платежная ведомость (форма № Т-53);

— акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73);

— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) и др.

5. Отчетные документы

Отчетная документация концентрирует в обобщенном виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период. Эта документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам и наличием единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления.

6. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный). Речь идет о трудовой книжке, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении, трудовом договоре.

7. Журналы (книги) учета и регистрации документов

Каждая организация ведет учет и регистрацию кадровой документации. Правильный учет документов (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Можно разделить все журналы (книги) по учету кадров на обязательные, рекомендательные и переходящие.

К обязательным формам (они унифицированы) относятся:

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. Этим же постановлением утверждена также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которую должна вести бухгалтерия;

— журналы регистрации инструктажей с подписями сотрудников и тех, кто их инструктировал (в соответствии с постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверке знаний, требований охраны труда работников организаций»);

— журнал учета мероприятий по контролю;

— журналы учета работников, выбывающих и прибывающих из командировки;

— журнал регистрации трудовых договоров и приказов по личному составу.

Кроме этих журналов многие организации ведут журналы регистрации приемов, переводов, увольнений, журнал учета поощрений и взысканий, журнал учета совместителей, книгу учета военнообязанных и призывников, журнал учета справок, личных дел, больничных листов, пропусков, журнал учета срочных трудовых договоров, журнал учета иностранных работников и др.

Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. При разработке учетных форм можно использовать рекомендательные формы, содержащиеся в приложении к Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.).

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 556, для основных журналов установлены определенные сроки хранения.

Журнал на бумажном носителе необходимо правильно оформить:

— защитить его от изъятий и вложений (пронумеровать все страницы и прошнуровать журнал);

— заверить печатью организации и подписью начальника отдела кадров или руководителя организации;

— в обязательном порядке документ следует снабдить соответствующими реквизитами и указать период его ведения. (Например, в настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 15 (пятнадцать) листов. Инспектор отдела кадров: подпись, И. О. Фамилия, дата, печать).

Для упорядочения состава и содержания кадровых документов работодателем может быть разработан табель форм документов отдела кадров. В табеле должны быть представлены все создаваемые кадровой службой документы, сгруппирова<