Унифицированная форма первичных бухгалтерских документов.

Для отражения в бухгалтерском учете всей многогранной деятельности предприятия составляется большое количество учетной документации. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих документах, должна содержать обязательные реквизиты.

По ряду хозяйственных операций возможно применение единых, унифицированных форм документов для предприятий всех форм собственности, например, кассовых, банковских и расчетных документов. Формы документов, разработанные Управлением Государственной статистики РФ при участии Министерства финансов РФ и предназначенные для отражения определенных хозяйственных операций на предприятиях всех форм собственности, называются типовыми.

Унификация документов – это разработка единых типовых форм документов, которыми должны оформляться однотипные операции в разных отраслях деятельности.

Стандартизация документов – это установление определенных форматов, размеров бумаги, на которых печатают документы. Стандартизация позволяет экономно использовать бумагу при печатании бланков документов, уменьшает отходы бумаги. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов и их последующее хранение.

Документация – основа бухгалтерского учета, так как в бухгалтерском учете любая хозяйственная операция должна быть отражена документом.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, которые, характеризуют хозяйственную операцию, отраженную в документе, и придают документу юридическую силу, называют реквизитами ( лат. – нужное, требуемое), т.е. реквизит – единая неделимая строго оговоренная часть документа.

Реквизиты весьма различны по своему характеру. Они зависят от назначения документа и содержания тех операций, которые в нем отражаются. Вместе с тем в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа.

 К таким реквизитам относятся:

- наименование документа (накладная, приходный кассовый ордер и т.д.);

- дата составление документа (число, месяц, год);

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения (в расходном кассовом ордере – назначение выдачи денег, в платежном поручении – содержание безналичного платежа и т.д.);

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

- подписи лиц, с указанием их фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в отдельных документах имеются дополнительные реквизиты расширяют первичную информацию о произведенных операциях и имеют большое значение в оперативном учете. К ним могут относиться: номер документа, адрес и телефон организации, порядковый номер товарно-материальных ценностей, название банка и его адрес, виды и номера транспортных средств, пункты отправления и назначения, показатели качества и другие.

Форма документа – это порядок расположения реквизитов и их совокупность. В зависимости от места расположения реквизитов в документах форма документов подразделяются на зональную, табельную, анкетную и комбинированную.

При зональной зоне документ разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит располагается в своей зоне, который для данного документа является постоянной, что облегчает работу с ним для исполнителей.

Табельная форма  документа является продолжением зональной формы. Реквизиты располагаются по вертикали и по горизонтали, каждой группе реквизитов отводится несколько строк, которые образуют самостоятельную таблицу.

При анкетной форме реквизиты документа располагаются с левой стороны сверху вниз.

Комбинированная форма сочетает все вышеперечисленные формы документов.

Классификация документов

На предприятиях и организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

- назначению;

- экономическому содержанию (характеру отражения операций);

- последовательности составления (способу, объему отражения операций или времени составления);

- способу охвата фактов хозяйственной деятельности (способу составления и степени охвата);

- месту составления;

- количеству учетных записей.

    По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные  документы содержат указания руководителя на выполнение конкретной хозяйственной операции. Например, приказ о приеме на работу, о предоставлении отпусков, выдаче премий. Поскольку эти документы не подтверждают факт совершения операций, то они не являются основанием для осуществления бухгалтерских записей.

Оправдательные или исполнительные документы подтверждают факт выполнения хозяйственных операций и составляются непосредственно в момент их совершения. Поэтому они являются основанием для составления бухгалтерских проводок. Например, накладная, акт приемки-передачи основных средств, квитанция, приходный и расходный кассовый ордер и другие. Исполнителями зачастую выступают материально-ответственные лица.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии и используются внутри бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учебные записи, облегчить и ускорить их(справки, ведомости, расчеты)

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указания о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах сюда относят приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и др.

По экономическому содержанию (характеру отражения операций) бухгалтерские документы подразделяют: на материальные, денежные, расчетные.

Материальные документы – документы, предназначенные для учета движения материальных ценностей (акт приема-передачи основных средств, накладная, требование и т.п.)

Денежные – документы, отражающие движение денег в кассе и на счетах в учреждениях банков (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, денежные чеки)

  Расчетные – документы, отражающие расчеты предприятия с разными предприятиями, учреждениями, организациями, частными лицами (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, расчетные чеки).

По последовательности (способу отражения, объему отражения операции, времени составления) составления документы делят: на первичные и сводные.

. Первичные  документы отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения и являются доказательством действительного выполнения операции (материальные требования и накладные, приходный и расходный кассовый ордер, приемо-сдаточные акты и т.д).

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах, они заполняются на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных, укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах (авансовые отчеты, реестры).

По способу охвата фактов (способу составления и степени охвата) хозяйственной деятельности (хозяйственных операций) документы делятся: на разовые и накопительные.

Разовый документ оформляет один или несколько однородных совпадающих по времени фактов хозяйственной деятельности, т.е. разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. Эти документы сразу после их составления передаются в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, акты о ликвидации основных средств и.п.)

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (дня, недели, декады, месяца) путем постепенного накапливания в них показателей по однородным операциям. Их составляют с целью сокращения учетной работы по составлению документов и проведению записей. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего они передаются в бухгалтерию для записей (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости выполнения работ и т.п.)

По месту составления документы подразделяются: на внутренние и внешние.

Внутренние   документы составляются и используются непосредственно на данном предприятии(приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, накладные внутрихозяйственного назначения и т.п.)

Внешние документы это те, которые составляются в одной организации, а используются в другой, т.е. поступают на данное предприятие от других предприятий (счета-фактуры, накладные, справки о проверках, платежные требования)

По количеству учетных записей документы делятся: на однострочные и многострочные.

Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида сырья и материалов(кассовые ордера)

Многострочный документ содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. Такие документы оформляют, например операции по труду и заработной плате – наряд на сдельную работу, который может быть и однострочным и многострочным (наряд на сдельную работу).

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение и поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым, внешним документом. Приходный кассовый ордер – комбинированный, первичный, разовый, однострочный, внутренний документ. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности предприятия.

5. Требования, предъявляемые к документам.

    Требования о порядке оформления первичными учетными документами совершаемых хозяйственных операций установлены Законом «О бухгалтерском учете»: составление по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм; наличие обязательных реквизитов; составление в момент совершения операции, в отдельных случаях – после ее совершения;

 исправления в документах подтверждаются подписями лиц – участников хозяйственных операций; сохранность в течение сроков по правилам Государственного архивного дела.

Требования, предъявляемые к первичным документам согласно нормативным актам Российской Федерации:

1. Первичные документы должны достоверно отражать хозяйственные явления.

2. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

3. Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты. Все показатели учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются.

4. Первичные документы должны быть простыми и ясными, понятными для всех пользователей (бухгалтеров, работников инспекций по налогам и сборам, банков, менеджеров).

5. Первичные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается (их оформляют заново). В остальных первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций:

* исправляемая запись зачеркивается одной чертой, а сверху надписывается верная;

* делается надпись «Исправлено»;

* ставятся подписи внесших исправления лиц;

* указывается дата внесения исправлений.

6. Записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, химическим карандашом, при помощи пишущих машинок и компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей.

7. Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

*  при ручной обработке – дату записи в учетный регистр;

* при обработке и использованием вычислительной техники – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом «Получено» или «оплачено», проставляется дата и подпись. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

    8.Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

    9. Первичные учетные документы, составленные на языках, отличных от русского, должны иметь перевод на русский язык.

     Первичный бухгалтерский документ обладает юридической силой только тогда, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации.

6. Бухгалтерская обработка учетной информации.

Бухгалтерские документы до их отражения в учетных регистрах проходят в бухгалтерии предприятия несколько стадий обработки: проверку, группировку, таксировку и контировку.

Проверка документов осуществляется по трем признакам: с формальной стороны, по существу, арифметически.

Формальная проверка документов заключается в выявлении полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия и подлинности, нет в документе подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

Проверка документов по существу – это проверка необходимости, законности и целесообразности хозяйственной операции, указанной в документе..

Арифметической называется проверка правильности подсчета, выведение итогов и других арифметических действий.

После проверки документы группируют, т.е. собирают за определенный период по однородным признакам, например, кассовые док менты, документы по движению материалов и др. Группировка позволяет значительно сократить количество учетных записей и эффективнее осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью.

Таксировка – это умножение количества товарно-материальных ценностей на их цену..

Контировка – это указания в документах корреспондирующих счетов (дебета и кредита) по каждой хозяйственной операции, для этого в большинстве документов имеются специальные графы.

 7. Контроль документов.

Различают предварительный и последующий контроль первичных учетных документов.

На первой стадии проводится предварительный контроль, Его цель заключается в проверке своевременного и правильного оформления в процессе совершения хозяйственных операций распорядительных и исполнительных первичных учетных документов. Предварительный контроль используют также с целью обеспечения законности хозяйственных операций и недопущения хищений, приписок и других злоупотреблений со стороны должностных лиц. Особая значимость предварительного контроля за заполнением первичных учетных документов определяется тем, что большинство документов, не относящихся к документам бухгалтерского оформления, формируется оперативными работниками, материально ответственными лицами.

Согласно ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию предварительного контроля за первичными учетными документами несет главный бухгалтер. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществленных хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнения обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников.

Основными способами проведения предварительного контроля за документальным оформлением хозяйственных операций является просмотр и визирование главным бухгалтером всех распорядительных документов (договоров, приказов, распоряжений и т.п.). Подпись главного бухгалтера является обязательной:

· на документах, являющихся основанием для приема и выдачи денежных средств в наличной и безналичной формах;

· на документах, являющихся основанием для возникновения и погашения финансовых и кредитных обязательств организации.

После составления все первичные учетные документы представляются в бухгалтерию и служат основанием для записей в регистрах аналитического и синтетического учетов.      

    Последующий контроль  за первичными учетными документами проводится в процессе бухгалтерской обработке и подготовки документации к последующей группировке и обобщению учетной информации.

    8. Организация документооборота.

Движение документов от момента их составления или принятия от других предприятий до архива, включая и отражение в бухгалтерском учете называется документооборотом. Общие этапы, через которые проходят все документы – выписка, проверка и прием документов, их обработка (группировка, таксировка, контировка), отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах.

На каждом предприятии план (график) документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель. В функции главного бухгалтера входит разработка правил документооборота и технология обработки учетной информации, представленной в виде графика документооборота. Назначение графика – осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных (сводных) документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию, где они подвергаются дальнейшей обработке.

В плане (графике) документооборота дается перечень всех первичных документов, по каждому их них указывается, кто и в какие сроки составляет, куда и когда представляет и кто из работников бухгалтерии его обрабатывает.

Правильно организованный документооборот исключает лишние операции, повышает ответственность исполнителей за оформление документов, сокращает сроки обработки информации, все это повышает оперативность в учете.

Все документы, послужившие основанием для учетных записей, должны храниться в текущем архиве предприятия определенное время. Согласно правилам организации государственного архивного дела, предприятия (организации) должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение не менее пяти лет. На папках подписывают название предприятия, год и месяц составления документов, количество листов в папке.

Ряд важнейших документов подлежит постоянному хранению в текущем архиве предприятия. К ним относятся приказы по предприятию, годовые отчеты, Главная книга, лицевые счета работников. Остальные документы по истечении установленного времени хранения передают в постоянный архив или уничтожают.

На выбытие из текущего архива документов составляется акт, который хранится в архиве.

          Пример оформления графика документооборота

Наименование документа	№ формы	Оформление документа
		Количество экземпляров	Ответственный за оформление	Периодич-ность документа	Куда передается документ
Товарно-транспортная накладная	ТОРГ -12	4	Менеджер по продажам	В момент передачи товаров покупателям	1 экз. – в бухгалтерию; 2 экз.-покупа-телю; 3 экз..и 4 экз.- перевозчику
Расходный кассовый ордер	КО -2	1	Кассир	В момент выдачи наличных денег из кассы	В бухгалтерию
Проверка и обработка документа

Передача документа в архив

Кто предоставляет и в какие сроки

Ответственный за обработку Срок обработки Ответственный за передачу Срок передачи

Менеджер по продажам

Ежегодно до 17 часов

Бухгалтерия В течение следующего рабочего дня после получения Бухгалтерия По окончании отчетного месяца

Кассир

Ежедневно до 17 часов

Бухгалтерия В течение следующего рабочего дня после получения Бухгалтерия По окончании отчетного месяца