Пять способов пользоваться электронной почтой, но не увязнуть в ней по уши

 

Как и вы, я борюсь с электронной почтой.

Вы, вероятнее всего:

• получаете слишком много электронных писем;

• тратите на электронную почту слишком много времени;

• долго отвечаете на сообщения;

• приравниваете вашу результативность к количеству электронных сообщений, которые вы прочли и обработали за день, отправив ответ;

• удивляетесь, что случилось со всеми задачами, приносящими реальный результат и деньги, которые вы сами себе обещали выполнить сегодня.

Электронная почта – отражение того, как вы ведете свой бизнес, обслуживаете клиентов и зарабатываете себе на жизнь.

И вы, скорее всего, похожи на большинство владельцев бизнеса, предпринимателей и независимых профессионалов в том, что испробовали десятки способов избавления от зависимости, вызванной электронной почтой. Ведь она с вами всегда, днем и ночью, и везде – на компьютере, в смартфоне, на iPad и даже в вашем мозге.

Именно так: электронная почта уже даже в вашем мозге. Признайте это. Она снится вам ночами. Это горькая правда. Здесь нечего стыдиться, и тут вы точно не одиноки!

Время от времени (как правило, по выходным) я обещаю себе, что НЕ БУДУ проверять электронную почту.

Плохие новости: обычно это не работает.

Хорошие новости: я нашел пять великолепных «обходных маневров». Вы сможете пользоваться электронной почтой, но не увязнуть в ней по уши.

Вот пять конкретных стратегий, которые вы можете применить, чтобы сфокусировать свою работу с электронными письмами и выполнять важные задачи за пять минут, не отвлекаясь на сотни сообщений, наводнивших вашу папку входящей корреспонденции.

 

Ищите адресно

 

Активно используйте функцию поиска в системе электронной почты, если вам необходимо найти конкретную информацию. Например, я вспомнил, что получил сообщение от Staples о том, что у меня сохранились какие-то бонусы, срок действия которых скоро истечет. В строке поиска я набрал Staples.com и уже через 60 секунд распечатывал купон на скидку и был на пути к сайту Staples!

 

Отсылайте не глядя

 

В другой раз мне нужно было в воскресенье отправить быстрое сообщение клиенту по поводу нашей следующей встречи. Обычно вы, скорее всего, поступаете так же, как я: отсылаете сообщение на фоне папки входящей корреспонденции. И видите ВСЕ сообщения, требующие внимания, которые отвлекают вас от письма.

Но ведь можно сделать иначе!

В этот раз я зашел в свой почтовый ящик и сразу нажал на кнопку «Написать сообщение». Пустая форма закрыла весь экран. Я заполнил адресную строку, «перепрыгнул» на строку с темой письма, напечатал короткий текст клиенту, нажал кнопку «Отправить» и немедленно закрыл окно. Как ниндзя: бесшумный, но смертельный!

 

Отвечайте быстро

 

У вас когда-нибудь возникало гнетущее чувство, будто у вас есть какое-то незавершенное дело, связанное с электронной почтой, но вы не очень помните, какое именно? И тут среди ночи вас осеняет: нужно ответить Бобу на его вопрос о цене! В два часа ночи вы открываете электронную почту. Скоро часы показывают уже четыре утра, потому что вы погрязли в сообщениях.

Для многих людей вполне обычна ситуация, когда они тратят два часа на электронную почту, затем встают из-за стола и понимают, что забыли сделать то, за чем заходили.

Чтобы избежать этого, воспользуйтесь методом, который основан на принципе адресного поиска. Сначала попробуйте найти электронный адрес Боба. Если вы его не помните, задайте поиск по названию компании, слову «цена» или любым другим фразам, которые могли быть в вашей последней переписке с ним. Старайтесь, чтобы окно поиска занимало весь экран и на заднем плане не было окна с папкой входящей корреспонденции.

Когда вы нашли нужное сообщение, нажмите «Ответить», составьте текст, прикрепите необходимые документы (если нужно) и выйдите из почтовой системы.

Ваша цель – быстро ответить на письмо, даже не взглянув на содержимое папки входящих сообщений. Если же вы все-таки взглянули, соберите всю волю в кулак и сознательно НЕ СМОТРИТЕ туда те несколько секунд, что они отображаются на экране до закрытия почтового ящика. (Отлично!)

 

Копайте глубоко

 

Однажды я хотел найти конкретный совет из Wikipedia, который, насколько я помнил, содержался в одной из электронных рассылок. Эта рассылка – одна из пяти или шести, на которые я подписан уже несколько лет и читаю регулярно. Их содержание настолько качественное, что я сохранил почти все архивные выпуски в отдельной папке под названием «Исследования».

Когда я начал поиск необходимой информации, я не планировал увязнуть в электронной почте. Так что опять же воспользовался принципом адресного поиска. Поскольку в этих рассылках очень много информации, мне пришлось провести дополнительный поиск в текстах писем, которые предлагались в качестве ответов. Но поскольку я точно знал, что нужное мне письмо находится в папке «Исследования», я ограничил зону поиска только ею.

Я попробовал вести поиск по запросу Wikipedia, но в результате только узнал, что автор рассылки очень часто ссылается на этот ресурс для получения дополнительной информации по обсуждаемым темам. Затем я задал поиск еще по нескольким ключевым словам и коротким фразам. В конце концов я вспомнил имя человека, предложившего совет, и добавил его в поисковый запрос. Ура! Найдены два совпадения: одно от 2009 года, а второе от 2011 года. Более раннее сообщение содержало ту драгоценную информацию, которую я искал.

Потратил ли я время на то, чтобы провести глубокое поисковое исследование? Да, разумеется. Потерял ли я время из-за того, что «утонул» в электронной почте? Нет. И вы тоже не будете терять время, если не станете отвлекаться.