Стандартная операционная процедура № 1

ПАМЯТКА ПО РАЗРАБОТКЕ СОП

СОП – документ, содержащий чёткое описание логической последовательности действий для выполнения определённой работы.

1. Возьмите шаблон для подготовки СОП

2. Заполните титульную часть СОП

Пример

Пример

1. Форма запроса в федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, архивы учреждений (организаций) при необходимости уточнения представленных гражданином документов.

2. Форма протокола Комиссии

3. Форма приказа по итогам заседания комиссии

4. Список телефонных номеров контрагентов

5. Чек-лист для приема пакета документов

 

7.   В разделе «Процедура СОП» перечислите все шаги процесса с необходимой детализацией, включая используемые формы, шаблоны, памятки, справочники и т.д.

Охватите последовательность действий и факторы, влияющие на принятие решений в процессе выполнения действий.

Опишите все возможны варианты “что, если…”, возможные помехи, методы их устранения и предостережения о безопасности. Чётко обозначьте нормы, предельные отклонения от эталонных значений, обстоятельства выполнения, роли и обязанности, данные на входе и выходе.

Пример

ШАГ 1

Получение документов для согласования

Исполнитель: главный специалист

Время: 5 минут

Пакет документов, состоящий из копий сопроводительного письма и анкеты претендующего, необходимо получить в канцелярии ДВиКП (кабинет № 212)

ШАГ 2

Регистрация в журнале и создание проекта резолюции в СЭД

Исполнитель: главный специалист

Время: от 1 до 10 минут

Необходимо записать полученные документы в журнал входящей корреспонденции и следовать инструкции на рисунке № 1 для создания проекта резолюции

Рисунок № 1

Войти в СЭД под учетной записью начальника управления https://pbo.belregion.ru
Выбрать в меню задач порядковый номер анкеты и нажать кнопку «Задача по исполнению документа/показать документ»
- Файлы – Просмотр Просмотреть электронный документ, сверить с бумажным экземпляром.
- Резолюции - +Создать Создать проект резолюции начальника управления
Заполнить обязательные поля · Проект – Да; · Авторы – Начальник управления; · Ответственные рук. – Начальник отдела; · Исполнители – Главный специалист; · Текст – Для работы. Для исполнения; · СОХРАНИТЬ.

ШАГ 3

Передача документов начальнику управления для ознакомления с анкетами

Исполнитель: главный специалист

Время: от 1 до 2 минут

Необходимо отнести пакет документов начальнику управления для ознакомления с анкетами (кабинет № 157)

ШАГ 4

Передача документов от начальника управления начальнику отдела

Исполнитель: главный специалист

Время: от 2 до 3 минут

Необходимо забрать пакет документов у начальника управления и отнести начальнику отдела (кабинет № 106)

ШАГ 5

Необходимо забрать пакет документов у начальника отдела (кабинет № 106)

ШАГ 6

ШАГ 7

ПАМЯТКА ПО РАЗРАБОТКЕ СОП

СОП – документ, содержащий чёткое описание логической последовательности действий для выполнения определённой работы.

1. Возьмите шаблон для подготовки СОП

2. Заполните титульную часть СОП

Пример

СТАНДАРТНАЯ ОПЕРАЦИОННАЯ ПРОЦЕДУРА № 1

Наименование органа власти	Департамент внутренней и кадровой политики области
Наименование структурного подразделения	Отдел внедрения бережливого управления управления проектно-аналитической и контрольно-организационной работы
Наименование процесса	Проведение обучающего семинара по бережливому управлению для сотрудников органов власти области
Составил	Заместитель начальника отдела Шиянова Е.Н. _______________ 9.07.2019
Утвердил	Начальник отдела Ботвиньева Т.Н. ______________ 10.07.2019
Действует с	15.07.2019
Заменяет	Вводится впервые
Причина пересмотра	Вводится впервые
Дата следующего пересмотра	15.07.2020

 

3. Опишите цели и сферу применения стандартной операционной процедуры в разделе «Цели и сфера применения стандартной операционной процедуры». Укажите цель процедуры, в каких случаях она применяется и как используется.

Пример

Целью СОП процесса «Сбор и обобщение информации в рамках мониторинга деятельности сети МФЦ Белгородской области» является внедрение единого алгоритма сбора и анализа информации, необходимой для заполнения АИС МРС МФЦ, от объектов сети МФЦ Белгородской области.

Сфера применения СОП процесса «Сбор и обобщение информации в рамках мониторинга деятельности сети МФЦ Белгородской области» это государственное регулирование органами исполнительной власти Белгородской области внедрение проекта по созданию и развитию сети МФЦ региона.

 

4. Опишите, для кого предназначена стандартная операционная процедура в разделе «Субъекты стандартной операционной процедуры»

Пример

СОП предназначена для главного специалиста отдела по предупреждению возникновения конфликта интересов управления по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

 

5. Укажите в разделе «Сокращения и определения стандартной операционной процедуры» основные понятия и сокращения, которые будут использоваться в рамках описания процесса.

Пример

АИС МРС МФЦ - автоматизированная информационная система мониторинга развития сети многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг.

ГАУ БО «МФЦ» - государственное автономное учреждение Белгородской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг».

МФЦ - многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

МФЦ Белгородской области - многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг Белгородской области.

ТОСП МФЦ - территориально обособленное структурное подразделение многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг.

6. Укажите в разделе «Связанные документы и формы» все формы, шаблоны, чек листы, перечни, справочные материалы и т.п., используемые для осуществления процесса. Предоставьте исчерпывающий список того, что нужно использовать, как и когда, где взять необходимые материалы. Все указанные материалы прилагаются к СОП или указывается путь как их найти, скачать.

Пример

1. Форма запроса в федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, архивы учреждений (организаций) при необходимости уточнения представленных гражданином документов.

2. Форма протокола Комиссии

3. Форма приказа по итогам заседания комиссии

4. Список телефонных номеров контрагентов

5. Чек-лист для приема пакета документов

 

7.   В разделе «Процедура СОП» перечислите все шаги процесса с необходимой детализацией, включая используемые формы, шаблоны, памятки, справочники и т.д.

Охватите последовательность действий и факторы, влияющие на принятие решений в процессе выполнения действий.

Опишите все возможны варианты “что, если…”, возможные помехи, методы их устранения и предостережения о безопасности. Чётко обозначьте нормы, предельные отклонения от эталонных значений, обстоятельства выполнения, роли и обязанности, данные на входе и выходе.

Пример

ШАГ 1