Поступающей корреспонденции в налоговую службу

Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь разработана Инструкция о порядке ведения в налоговых органах Республики Беларусь делопроизводства по документам, содержащим информацию об имущественном положении и источников денежных средств физических лиц от 19.11.2007г. № 105.

Она разработана в целях установления единого для налоговых органов Республики Беларусь порядка приема, регистрации, исполнения, оформления и хранения документов, содержащих информацию об имущественном положении и источниках денежных средств физических лиц (далее – документы).

Положения  Инструкции № 105 не распространяются на отношения по приему и регистрации заявлений граждан, по которым требуется осуществление налоговым органом административных процедур, рассмотрению таких заявлений и выдаче (принятию) справок, других документов (решений), выдаваемых (принимаемых) при осуществлении административных процедур, регулируемые Указом Президента Республики Беларусь от 13 сентября 2005 г. № 432 «О некоторых мерах по совершенствованию организации работы с гражданами в государственных органах, иных государственных организациях» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 143, 1/6789) и принятыми в соответствии с ним актами законодательства.

Обеспечение нормативными правовыми актами и методическими документами по вопросам делопроизводства, контроль за соблюдением в налоговых органах единой системы делопроизводства, методическое руководство по работе с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на структурное подразделение, осуществляющее документационное обеспечение управления.

В налоговых органах делопроизводство по документам ведется в соответствии с Инструкцией № 105, а по обращениям граждан – с учетом требований Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г.      № 544 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г.,    № 87, 5/16014). Положения других нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства, а также методических документов применяются в части, не противоречащей Инструкции № 105.

ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Поступающие в налоговый орган документы принимаются и обрабатываются (регистрируются) централизованно структурным подразделением, осуществляющим документационное обеспечение управления (за исключением случаев территориальной разобщенности структурных подразделений, осуществляющих работу с документами, а также приема документов, указанных в части первой пункта 10 Инструкции № 105 (декларации, представляемые в соответствии с Законом Республики Беларусь от 4 января 2003 года «О декларировании физическими лицами доходов, имущества и источников денежных средств» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 8, 2/923), налоговые декларации (расчеты), представляемые в соответствии с Законом Республики Беларусь от 21 декабря 1991 года «О подоходном налоге с физических лиц» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1992 г., № 5, ст. 79; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 6, 2/1175)), отдельно от других видов делопроизводства.

 Прием непосредственно представляемых физическими лицами в налоговые органы документов (за исключением документов, представляемых при личном приеме граждан руководством налогового органа) осуществляется работниками, назначенными приказом руководителя налогового органа (его заместителя) (далее – уполномоченные работники).

Обработка входящих документов осуществляется в день их поступления.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в налоговый орган документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах.

Регистрация документов должна обеспечивать поиск записи о регистрируемых документах как по дате поступления, так и по алфавитному указателю (в алфавитном порядке фамилии) либо по иным критериям.

Все поступившие документы подлежат регистрации в день их поступления.

Поступившие документы (включая документы, представленные при личном приеме граждан руководством налогового органа) регистрируются в журнале регистрации входящих документов по утвержденной форме (Приложение 1) либо на машинных носителях (при автоматизированной регистрации с помощью средств вычислительной техники). Документы, указанные в части первой пункта 10 Инструкции № 105, регистрации в порядке, установленном данной Инструкцией, не подлежат, за исключением документов, поступивших в налоговый орган через организацию почтовой связи или непосредственно принятых уполномоченным работником, осуществляющим централизованный прием и обработку поступающих документов.

Декларации, представляемые в соответствии с Законом Республики Беларусь от 4 января 2003 года «О декларировании физическими лицами доходов, имущества и источников денежных средств» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 8, 2/923), налоговые декларации (расчеты), представляемые в соответствии с Законом Республики Беларусь от 21 декабря 1991 года «О подоходном налоге с физических лиц» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1992 г., № 5, ст. 79; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 6, 2/1175), подлежат регистрации в следующих журналах:

- журнале учета деклараций об источниках денежных средств по утверденной форме (Приложение 2);

- журнале учета деклараций о доходах и имуществе (Приложение 3);

- журнале учета налоговых деклараций (расчетов) (Приложение 4).

В журнале учета деклараций об источниках денежных средств:

в графе 3 указывается дата и регистрационный индекс выданной физическому лицу справки о представлении декларации об источниках денежных средств;

в графе 4 справочно указывается место жительства, по которому физическое лицо зарегистрировано. Если место жительства, по которому лицо зарегистрировано, и место фактического жительства (пребывания) не совпадают, в графе 4 указывается и то, и другое.

В журнале учета деклараций о доходах и имуществе:

в графе 2 указывается в том числе наименование органа, по поручению которого у физического лица истребована декларация;

если место жительства, по которому лицо зарегистрировано, и место фактического жительства (пребывания) не совпадают, в графе 6 указывается и то, и другое.

В журнале учета налоговых деклараций (расчетов), если место жительства, по которому лицо зарегистрировано, и место фактического жительства (пребывания) не совпадают, в графе 5 указывается и то, и другое.

На поступивших документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует проставлять на конвертах (пакетах).

Регистрационный индекс и дата регистрации документа указываются в регистрационном штампе. Регистрационный индекс представляет собой порядковый номер поступившего документа.

Данные правила не применяются в отношении документов, указанных в части первой пункта 10 Инструкции № 105, за исключением документов, поступивших в налоговый орган через организацию почтовой связи или непосредственно принятых уполномоченным работником, осуществляющим централизованный прием и обработку поступающих документов.

Регистрации подлежат также документы, направляемые вышестоящим налоговым органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения. Регистрация осуществляется в едином журнале регистрации исходящих документов (Приложение 5) либо на машинных носителях (при автоматизированной регистрации с помощью средств вычислительной техники) без выделения в отдельное делопроизводство. Исходящему инициативному документу присваивается регистрационный индекс и проставляется дата регистрации.

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

После регистрации поступившие документы, за исключением документов, указанных в части первой пункта 10 Инструкции № 105, в день их поступления передаются на рассмотрение руководству налогового органа. Документы, указанные в части первой пункта 10 Инструкции № 105, в день их поступления передаются на рассмотрение руководству соответствующих структурных подразделений налогового органа.

Поручения руководителей о дальнейшем исполнении и (или) использовании документов оформляются в форме резолюций. Резолюция должна быть датирована.

В соответствии с резолюцией руководства налогового органа или его соответствующего структурного подразделения документы передаются уполномоченному работнику для исполнения и (или) использования в работе.

Сведения о выданных и (или) перечисленных денежных средствах, поступивших физическим лицам переводом из-за границы, представляемые банками и операторами почтовой связи, собственниках имущества, об установлении опеки, попечительства или управления имуществом, о совершении нотариальных действий, представляемые в отношении физических лиц государственными органами, иными организациями, частными нотариусами в соответствии с законодательством, пересылаются в налоговый орган по месту жительства таких лиц в течение 30 дней со дня поступления сведений в налоговый орган. К сведениям прилагается реестр, в котором указываются фамилии, имена, отчества физических лиц, в отношении которых направляются сведения, количество листов документов. Вторые экземпляры реестров и почтовые уведомления о получении адресатом отправления с указанием наименования документов, количества листов, регистрационного индекса (входящего), даты регистрации формируются в дела налоговым органом, отправившим сведения.

Пересылка документов, указанных в части первой пункта 10   Инструкции № 105, осуществляется заказным письмом с уведомлением о вручении в течение пяти рабочих дней в налоговый орган по месту жительства физических лиц, а по требованию (запросу) другого компетентного органа – в течение пяти рабочих дней со дня поступления требования (запроса). С высылаемых документов изготавливаются копии в одном экземпляре. Адресат в течение двух рабочих дней со дня получения документов направляет налоговому органу, отправившему документы, подтверждение факта их получения с указанием наименований документов, количества листов, регистрационного индекса, даты регистрации. Подтверждение может направляться с использованием факсимильной или модемной (при наличии) связи. Копии документов вместе с почтовым уведомлением о получении адресатом отправления и подтверждением адресата формируются в дела налоговым органом, отправившим документы.

Целью контроля исполнения является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, вытекающих из содержания зафиксированной в документах информации.

Контроль осуществляется руководителем структурного подразделения налогового органа, в котором документ находится на исполнении, и структурным подразделением, осуществляющим документационное обеспечение управления.

Необходимость постановки документа на контроль, исполнители, а при необходимости – сроки исполнения, должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководства.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для поступивших в налоговый орган документов сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты поступления. Сроки могут быть типовыми (определяются законодательством) или индивидуальными (устанавливаются руководством налогового органа или его структурных подразделений).

Документы, за исключением документов, указанных в части первой пункта 10 Инструкции № 105, должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их поступления в налоговый орган, если иной срок исполнения не определен законодательством или не установлен в резолюции руководства.

Изменение срока исполнения производится по указанию руководства налогового органа, если иное не предусмотрено законодательством.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручения, сообщения результатов исполнения заинтересованным или другого документированного подтверждения исполнения.