Общая характеристика профессии

Образец 1

СЕКРЕТАРЬ

 

Работник, обслуживающий руководителя, выполняет его поручения, берет на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей и т. п.

Как гласит известная шутка, секретарь является первым лицом любой компании, потому что первое, что видят все приходящие — это его лицо. И такая позиция недалека от истины, ведь секретарь действительно является лицом организации, его влияние на формирование ее имиджа трудно переоценить. Он находится в курсе всех дел компании, является «правой рукой» начальника. Работает с посетителями и документами, вызывает подчиненных, организует или ведет телефонные переговоры, регистрирует и анализирует письма.
   Записывает и передает по назначению задания руководителя, организует деловые встречи. Составляет проекты писем и документов. Участвует в подготовке заседаний и совещаний. Ведет делопроизводство. Следит за наличием канцелярских принадлежностей, исправностью оргтехники, готовит кофе руководителю и выполняет другие его мелкие просьбы.
    Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте. Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента.

Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.

Секретарь должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым. Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. В качестве медицинских противопоказаний можно назвать дефекты речи, нервные и психические заболевания, устойчивые нарушения зрения и слуха, инфекционные заболевания, явные физические недостатки.

Спрос на рынке труда стабильный, но требуются в основном специалисты с высшим образованием, знанием языка и опытом работы. Не соответствующие этим требованиям изначально могут рассчитывать лишь на невысокую заработную плату (не более половины средней зарплаты в промышленности, однако у квалифицированных работников она может быть равна таковой и даже оказаться несколько выше). Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

 

Образец 2

СЕКРЕТАРЬ

 

Содержание работы

Современное учреждение невозможно представить себе без секретаря. За последние года профессия секретаря претерпела существенные изменения. Совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы». Сегодня это уже «правая рука» руководителя. Выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, способствуя тем самым успешному решению основных задач организации. Регистрирует и анализирует письма, документы, систематизирует их по степени важности, ведет телефонные переговоры. Участвует в подготовке заседаний и совещаний, регулирует прием посетителей. На секретаря сводятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно он должен быть безупречным звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами. От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.

Требования к индивидуальным особенностям

Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

Требования к профессиональной подготовке

Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах информатики, психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка. Он должен знать основы научной организации труда, ГОСТы по делопроизводству, стенографию, машинопись, правила эксплуатации персональных компьютеров, пишущих машинок, оргтехники, диктофонов, магнитофонов, правила орфографии и пунктуации, правила приема, внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников. Самостоятельно готовить проекты приказов, ответы на письма и запросы, вести картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры. Вести протоколы заседаний.

Медицинские противопоказания

Сердечно-сосудистые заболевания, заболевания внутренних органов, расстройства нервной системы, проявляющиеся в раздражительности, психических недугах. Дефекты речи и явные физические недостатки. Отсутствуют.

 

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

 

 

1. Перечислите основные категории секретарей, существующие в настоящее время.

2. Какие требования секретарю устанавливает квалификационная характеристика?

3. Какие конкретные обязанности секретаря предусматриваются в должностной инструкции?

4. Назовите какими деловыми и личностными качествами должен обладать секретарь? Какие знания и умения необходимы современному секретарю?

 

 

ПРОФЕССИОГРАММА

 

Секретарь-референт

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

Родственные профессии

Администратор гостиницы, делопроизводитель, регистратор-приемщик заказов.

 

 

СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА

Содержание труда:

Печатает и оформляет различные документы, распоряжения, приказы, письма и др., вызывает к руководителю предприятия, учреждения необходимых работников, принимает телефонограммы и почту, отвечает на телефонные звонки, организует прием граждан по личным вопросам, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию.

Должен знать:

Грамматику русского языка, правила печатания и оформления деловых бумаг, делопроизводство, корректурные знаки, способы устранения простейших неисправностей пишущих машинок, правила пользования телефонными и др, справочниками, оргтехникой.

Профессионально важные качества:

Хорошая грамотность; линейный глазомер; повышенная внимательность и четкость; усидчивость; аккуратность; хорошая память; концентрация внимания; доброжелательность.

Квалификационные требования:

ПТУ.

Медицинские противопоказания:

Плохое зрение; заболевания нервной системы.

 

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

 

Содержание труда:

Регистрирует и систематизирует письма, документы, ведет телефонные переговоры, выполняет поручения руководителя, передает по назначению его задания, участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, готовит информационно­-обзорные материалы, тиражирует необходимую документацию, использует в работе ПЭВМ, оргтехнику.

Должен знать:

Делопроизводство, основы научной организации труда, стенографию, машинопись, правила эксплуатации персональных ЭВМ, правила орфографии и пунктуации, основы психологии общения, эстетики, этики, желательно иностранный язык.

Профессионально важные качества:

Острота зрения и слуха; память; аккуратность; коммуникативные и организаторские способности; эмоционально-волевая устойчивость; внимание.

Квалификационные требования:

ССУЗы, УКК.

Образец 1

СЕКРЕТАРЬ

 

Работник, обслуживающий руководителя, выполняет его поручения, берет на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей и т. п.

Как гласит известная шутка, секретарь является первым лицом любой компании, потому что первое, что видят все приходящие — это его лицо. И такая позиция недалека от истины, ведь секретарь действительно является лицом организации, его влияние на формирование ее имиджа трудно переоценить. Он находится в курсе всех дел компании, является «правой рукой» начальника. Работает с посетителями и документами, вызывает подчиненных, организует или ведет телефонные переговоры, регистрирует и анализирует письма.
   Записывает и передает по назначению задания руководителя, организует деловые встречи. Составляет проекты писем и документов. Участвует в подготовке заседаний и совещаний. Ведет делопроизводство. Следит за наличием канцелярских принадлежностей, исправностью оргтехники, готовит кофе руководителю и выполняет другие его мелкие просьбы.
    Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте. Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента.

Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.

Секретарь должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым. Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. В качестве медицинских противопоказаний можно назвать дефекты речи, нервные и психические заболевания, устойчивые нарушения зрения и слуха, инфекционные заболевания, явные физические недостатки.

Спрос на рынке труда стабильный, но требуются в основном специалисты с высшим образованием, знанием языка и опытом работы. Не соответствующие этим требованиям изначально могут рассчитывать лишь на невысокую заработную плату (не более половины средней зарплаты в промышленности, однако у квалифицированных работников она может быть равна таковой и даже оказаться несколько выше). Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

 

Образец 2

СЕКРЕТАРЬ

 

Содержание работы

Современное учреждение невозможно представить себе без секретаря. За последние года профессия секретаря претерпела существенные изменения. Совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы». Сегодня это уже «правая рука» руководителя. Выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, способствуя тем самым успешному решению основных задач организации. Регистрирует и анализирует письма, документы, систематизирует их по степени важности, ведет телефонные переговоры. Участвует в подготовке заседаний и совещаний, регулирует прием посетителей. На секретаря сводятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно он должен быть безупречным звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами. От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.

Требования к индивидуальным особенностям

Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

Требования к профессиональной подготовке

Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах информатики, психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка. Он должен знать основы научной организации труда, ГОСТы по делопроизводству, стенографию, машинопись, правила эксплуатации персональных компьютеров, пишущих машинок, оргтехники, диктофонов, магнитофонов, правила орфографии и пунктуации, правила приема, внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников. Самостоятельно готовить проекты приказов, ответы на письма и запросы, вести картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры. Вести протоколы заседаний.

Медицинские противопоказания

Сердечно-сосудистые заболевания, заболевания внутренних органов, расстройства нервной системы, проявляющиеся в раздражительности, психических недугах. Дефекты речи и явные физические недостатки. Отсутствуют.

 

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

 

 

1. Перечислите основные категории секретарей, существующие в настоящее время.

2. Какие требования секретарю устанавливает квалификационная характеристика?

3. Какие конкретные обязанности секретаря предусматриваются в должностной инструкции?

4. Назовите какими деловыми и личностными качествами должен обладать секретарь? Какие знания и умения необходимы современному секретарю?

 

 

ПРОФЕССИОГРАММА

 

Секретарь-референт

Общая характеристика профессии

Выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, ведет телефонные переговоры, участвует в подготовке заседаний и совещания. Умеет работать на компьютере и обращаться с оргтехникой. Работа может быть ненормированной, возможны командировки.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.