Процесс участия туристической фирмы в работе выставки

 

Участие туристической фирмы в выставке можно подразделить на ряд этапов. Принятие принципиального решения об участии в выставке, само по себе свидетельствует о достижении туристической фирмой определённого уровня в своей сфере деятельности. Это связано с тем, что выставка является местом демонстрации передового опыта. Участие в выставке требует вложения значительных средств, что может позволить себе не каждое предприятие. Выставочная деятельность имеет перед собой некоторые цели:

• Представление фирмы и её продуктов.

• Изучение рынков сбыта.

• Расширение числа клиентов.

• Внедрение нового продукта на рынок.

• Определение спроса на новый продукт.

• Поиск новых деловых партнёров.

• Изучение предложения конкурентов.

• Позицирование своих продуктов относительно услуг конкурентов.

• Формирование благоприятного имиджа фирмы.

• Непосредственный сбыт продукции и заключение контрактов. Для достижения указанных и других возможных целей

определяющим является выбор конкретной выставки, в которой будет участвовать туристическая фирма.

Поэтому туристическое предприятие должно проанализировать следующие аспекты:

• Время и место проведения выставки.

• Авторитет выставки.

• Численный и качественный состав участников и посети гелей.

• Уровень деловой активности (количество и общий объём заключённых контрактов) на последней выставке.

Необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных:

• Возможность предоставлять выставочных площадей и услуг.

• Условия участия в выставке.

• Разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

• Участие, в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленной цели.

После того, как сделан выбор в пользу конкретной выставки, начинается подготовительно - организационный период. Туристическая фирма информирует оргкомитет выставки о своём участии с помощью заявки. Параллельно решается ряд организационных вопросов:

• Разработка концепции и объёма участия фирмы в работе выставки. Составление перечня выставочных продуктов.

• Отбор и подготовка персонала (коммерческие, обслуживание, стендистов, переводчиков).

• Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий.

• Выбор возможного посредника (агента), оказание услуги в обеспечении участия в выставке.

• Определение размеров необходимых выставочных площадей и объёма различных материальных и финансовых ресурсов.

• Подбор и изготовление рекламных и информационных мероприятий.

• Разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда).

Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, заказа оборудования и услуги.

После решения этих вопросов, становится возможной разработка окончательной сметы участия в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставке составляет 1 5-30% всех средств расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Структура затрат на участие в выставке.

Статьи затрат Удельный вес в %

Аренда и монтаж экспозиции                            55 - 70

Демонтаж экспозиции                                        5 - 10

Расходы на рекламные и информационные     5 - 10

материалы.

Представительские расходы.                             15 - 25

 

После официального открытия выставки, наступает ответственный этап - работа в ходе её функционирования.

Особая роль в обеспечении успеха в выставке принадлежит стендистам сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Необходимо, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристической фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, нужно, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде. Обычно заранее известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы и телевидения. В такие дни присутствие руководителя на стенде необходимо.

Это может послужить заключением выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе и на телевидении.

Руководитель должен наблюдать за работой выставки и делать правильные выводы: сколько необходимо выставочной площади, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы па выставке.

Руководитель может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии культуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию, позицию фирмы. После завершения выставки, необходимо сделать анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги делятся на две группы:

- организационные.

- коммерческие.

При подведении организационных итогов помощь может оказать журнал, который вёлся во время подготовки и работы выставки.

Можно проанализировать работу выставки, задав вопросы всем в подготовке и проведении выставки:

-удачно ли подобрано место для стенда?

-была ли удачна планировка стенда?

-соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

-какие неудобства вы испытывали во время работы?

Что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

-без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Конечные данные касаются таких показателей, как (количество посетителей, которые осматривали экспозицию, объём заключённых контрактов, количество розданных рекламных и информационных материалов).

Оформление выставочного стенда

 

Выставочный стенд - это лицо фирмы. Успех участия туристического предприятия в выставочном мероприятии зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающим.

Первый вопрос, возникающий перед фирмой, после принятия решения об участии в выставке, какого размера необходим стенд.

Следующим вопросом является оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Размер стенда не влияет на работу, важно также и качество предоставляемой информации.

Умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителей - это представляется самым главным.

При организации стендов используются две концепции: одна характерна для стенда фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран, основана на визуальном аспекте. Обычно такие стенды роскошно оформлены. Для привлечения внимания посетителей используются определённые игровые элементы.

Вторая концепция отдаёт предпочтение информационным аспектам. Такой стенд представляет со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Нет конкретной рекомендации по оформлению стенда, поэтому туристическая фирма должна чётко определить тематический план своей экспозиции. Привлекательность стенда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание издалека. Большое значение при оформлении выставочных стендов имею композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная композиция разбивается на несколько зон:

• Публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечивает контакты с посетителями, работают стендисты).

• Рабочая (место для проведения переговоров представителями фирмы с потенциальными партнёрами и клиентами).

• Служебная (вспомогательные помещения и площади для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду, чтобы посетители могли брать их с собой.

Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Её цель - оставить у посетителей материалы для последующего более детального ознакомления. Помимо общедоступных материалов на стенде, находятся рекламные и информационные материалы для постоянных и солидных клиентов, руководителей других фирм посещаемых стенд.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

• Надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак).

• Плакатов, для оформления стенда.

Экранов с бегущей строкой или изображением, размещается около выставочного стенда.

• Мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель такой рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их, заставить проявить интерес к дальнейшему знакомству с предполагаемым туристским продуктом. Никогда не следует считать работу по оформлению стенда законченной, после открытия выставки.

Если были замечены какие-либо ошибки, необходимо это учесть, чтобы не повторить на следующем выставочном мероприятии.

Любая выставка - это и процесс учёбы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнёры. С каждым разом меняется оформление и дизайн.

Тип и размер стенда

Стенд - представляет собой комплекс площади (в квадратных метрах). Которую устроитель ярмарки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которой последний достигает осуществление своего участия в этом мероприятии.

Стенд - это образ предприятия - экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. В связи с этим стенд должен:

• Выделять предприятие.

• Привлекать, не будучи вызывающим.

• Пробуждать интерес.

Количество и вид экспонатов, обеспечение желаемого расположения стенда входит в число серьёзных проблем, с которыми сталкивается экспонент. Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

1. Напротив и справа от главного входа.

2. На центральных внутренних проходах.

3. В углах.

4. Вблизи от "активных" экспонентов и специальных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

Вдали от выходов и центральных проходов.

1. В задней части зала.

2. Позади больших колонн, лестниц.

3. Лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

Кроме размеров стенда главную роль играет его тип:

А) Стенды, расположенные в закрытом помещении. Линейный стенд: располагается лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространённым типом стендов.

Имеет ряд недостатков, заключающихся в том, что он выходит лицом только на один проход, не даёт возможности контролировать движение по ближайшим проходам, не способствует созданию мощных точек концентрации внимания.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности для мелких фирм, гак как легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

Полуостров: открыт с трёх сторон и позволяет экспоненту легко "контролировать" прилежащую территорию. Имеет преимущество в привлечении публики, особенно в случае презентаций и других мероприятии рекламного характера.

Остров: при условии, что проектировщик сумеет воспользоваться его преимуществами. Стенд в форме острова - идеальное решение для крупных предприятий, так как он даёт возможность полностью контролировать окружающую территорию.

Сквозной: лишён поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное "поле зрения" для экспонента.

"Визави" - состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных. Преимущество этого типа - в наличии двух "фасадов", выходящих в один и тот же проход.

Однако имеются и недостатки:

• Создаёт проблемы внутренней организации стенда.

• Вызывает необходимость в дополнительном персонале.

• Производит впечатление двух отдельных стендов.

Б) Стенды на открытом воздухе.

Подобный тип стендов используется в случае крупногабаритных экспонатов, которые согласно выставочному регламенту, запрещено выставлять во внутренних помещениях.

Также стенды могут быть открытые (хороший внешний обзор и возможность общаться через границы стенда) и закрытые (с прозрачными и непрозрачными стендами), на которых всё общение происходит внутри образовавшегося помещения.

Правильно спроектированный стенд должен:

1. Облегчать зрителю проникновение внутрь помещения таким образом, чтобы уже с первого момента посетителю открывалось "лицо" демонстрируемых товаров.

2. Иметь небольшое количество точек концентрации внимания с тем, чтобы внимание не рассеивалось.

3. Располагать индивидуальностью, поскольку только так экспонент может передать во внешний мир свой личный "сигнал", создать у окружающих ясное представление о своей фирме и её коммерческих предложениях.

4. Иметь своё "лицо" (название фирмы, эмблема, графическое изображение цвета), что помогает дифференцированию фирмы и создаёт предпосылки для её узнавания в будущем.

5. Быть привлекательным.

6. Иметь соответственную планировку, которая позволяет принять ожидаемое количество посетителей.

7. Быть соразмерным с уровнем и составом ожидаемых посетителей.

8. Быть удобным в установке и разборке.

Вопрос выбора стенда относится к числу важнейших вопросов, от которых зависит успех участия на выставке. Выбирая тип стенда, необходимо рассчитывать требуемую площадь стенда. Планирование стенда тесно связано с размером арендуемой площади, её расположением и видом выставляемой продукции. Рассмотрим два типа стендов:

1. Традиционный линейный стенд глубиной 6 метров и шириной 3 метра.

2. Угловой стенд той же площади.

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, во втором 9. Кроме того, на площади углового стенда размещено больше витрин. Нередко расположение стенда серьёзно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда может быть увеличена на 60%. Британская фирма 1ТЕ устанавливает надбавки, связанные с типом стенда (см. рисунок)

 

А, доступ с одной стороны, без наценки

 

минимум 9м ²

В, доступ с двух сторон. + 10% к базовой ставке

минимум 18м ²

 

С, доступ с трех сторон.. + 1 5 % к базовой ставке

минимум 30 м ²

Д, доступ с четырех сторон.      + 20% к базовой ставке минимум 60 м ²

Тот факт, что стенд является отображением предприятия в миниатюре. обязывает отнестись с особым вниманием к способу размещения и мегодам представления товаров.