Личная карточка сотрудника и расчетный лист

бухгалтерия учет удержание работник

Личная карточка - заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении.

Личная карточка относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением №1.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел.

Личные карточки работников хранятся в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников учреждения и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив. Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации (например: 18.08.2010).

Личная карточка на работника заводится сразу после распоряжения о приеме на работу, так как первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

Табельный номер работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора согласно ч. 1 ст. 65 ТрК РФ.

Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников). В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТрК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

Алфавит. Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий - в порядке табельных номеров или алфавита.

Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или «временно». Пишется полностью.

Вид работы. В этой графе указывается, основная работа или работа по совместительству. Также пишется полностью.

Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно (чаще обозначают буквами «М» и «Ж»).

Далее заполняются такие разделы как:

· Общие сведения;

·   Сведения о воинском учете;

·   Прием на работу и переводы на другую работу;

·   Основание прекращения трудового договора (увольнения);

·   Аттестация;

·   Повышение классификации;

·   Награды (поощрения), почетные звания;

·   Отпуск;

·   Социальные льготы;

·   Дополнительные сведения.

При выплате заработной платы работник должен получить расчетный лист. Печатается в двух экземплярах один подшивается в личную карточку, другой отдается работнику.

В нем должны быть указаны составные части заработной платы, причитающейся сотруднику за соответствующий период, размеры и основания произведенных удержаний, а также общая денежная сумма, подлежащая выплате.

К числу удержаний относятся алименты, которые работник обязан уплачивать, суммы НДФЛ, исчисленные работодателем как налоговым агентом, а также иные суммы для погашения задолженности перед работодателем. К ним относятся, например, те удержания, которыми возмещается неотработанный аванс, выданный работнику в счет заработной платы, или те, которыми возвращаются суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок.

Работа в программе 1С

 

Все расчеты выполняются в программе 1С, а точнее такие расчеты, как: расчет заработной платы и отчислений, стимулирующих выплат, премий, удержания, и отпускные. Системы программы 1С построена на первичных документах, поэтому документы являются основанием для проведения каких либо расчетов по сотруднику, также предусмотрен режим контроля соответствия приказов со штатным расписанием. Изучив весь набор документов программы, я могу определить для себя все необходимые документы для учета, последовательность и периодичность их формирования. Каждый первичный документ означает движение денег по конкретным объектам учета. Любой объект имеет набор свойств. Учет заработной платы интересует форма оплаты труда сотрудника, его статус на предприятии, предоставляемые льготы по подоходному налогу, дата рождения для учета пенсионных отчислений и т.д. Свойства объектов учета задаются в справочниках. Без задания этих свойств мы не сможем вести учет заработной платы. Поэтому заполняем базу данных именно с этого.

После старта программы в верхней части экрана появится главное меню программы. Выбираем меню Справочники и видим перечень всех справочников, которые описывают объекты нашего учета.

Все действия или операции задаются документами, причем большинство из них связаны с вводом первичных документов. Перечень документов для формирования операций с объектами задается в меню Документы. Увидеть сформированные нами, документы, можно только в журнале. Кроме первичных документов, существуют так называемые регламентные документы, которые формируются раз в месяц, а именно: начисление заработной платы.

Все объекты учета заработной платы и их свойства описываются в справочниках. Справочники включают в себя:

·   штатное расписание;

·   виды расчетов;

·   тарифные разряды;

·   расценки на сдельную работу;

·   прогрессивный коэффициент;

·   процентные надбавки по стажу;

·   условия труда и графики работы;

Также программа 1С включает в себя журнал расчетов.

Журналы расчетов являются средством для хранения и расчета записей, введенных при проведении документов расчета.

В журнале расчетов «Зарплата» хранятся архивные и текущие данные результатов расчета. На каждого сотрудника за конкретный период расчета содержатся несколько записей. Записи в журнале расчетов являются видами расчетов, которые вводятся только документами. Из журнала расчетов можно ввести любой документ, используя кнопку на панели журнала расчетов.

 

Учет отработанного времени

 

Учет отработанного времени необходимого при начислении заработной платы, а также правильного определения средней численности работников на предприятии организуется в табеле учета рабочего времени.

Отработанное сотрудником время складывается из нескольких составляющих расчета:

*   отработанное время согласно назначенного сотруднику календаря;

*   сверхурочные часы;

□ приказы об отпусках - учебный, очередной, без содержания;

□  невыходы по различным причинам;

□больничный лист

Для сотрудников, отработанное время которых не поддается регламентированию при помощи календарей отработанного времени, расчет производится вручную. Для таких сотрудников ежемесячно вводится документ «Табель отработанного времени». У данных сотрудников в обязательном порядке должна быть указана одна из форм оплаты труда «по табелю»:

*   повременно - премиальная по оплате согласно табеля (по дням);

*   повременно - премиальная по оплате согласно табеля (по часам);

*   □ повременно - премиальная по тарифу согласно табеля (по часам);

Расчет аванса

Выплата аванса - одна из самых несложных операций, ежемесячно проводимых бухгалтерами по зарплате. Но, как любую операцию, выполняемую регулярно, ее хочется сделать как можно менее трудоемкой, причем, естественно, так, чтобы при этом расчеты полностью соответствовали действующим нормам законодательства. О том, как в решении такой задачи своим пользователям помогает программа 1С.

В программе 1С:

Общий журнал документов→Документы

→начисление зарплаты→начислить зарплату (далее заполняем)→Ок→появляется список (выбираем аванс)→Ок

Аванс получают:

штатные сотрудники;

внутренние совместители;

внешние совместители;

уволенные.

Для выплаты аванса обязательно нужно заполнить:

«Начисленные зарплаты»

«Тарификационный список»

Затем аналогично готовим справку в Казначейство, делаем платежку и с готовым списком идем в банк.

 

Оформление больничного листа

 

После того, как работник принес в бухгалтерию закрытый листок нетрудоспособности, требуется тщательно проверить раздел, который заполнял врач. Если больничный оформлен с существенными нарушениями правил его заполнения, то работнику придется повторно идти в лечебное учреждение за исправлениями. Это связано с тем, что в ФСС вашей организации могут отказать в компенсации расходов на выплату пособия, которая произведена на основе неправильно оформленного листа.

В разделе, который заполнен врачом, допустимы недочеты технического характера: поля заполнены прописью, а не печатными буквами, в некоторых местах буквы выходят за границы ячеек, соприкосновение букв с границами полей, попадание печати на поля и т.п.

Проверка больничных листов обязательна для определения:

правильности указания личных данных работника;

даты выдачи и закрытия листка нетрудоспособности, сверки ее с периодом, когда сотрудник отсутствовал на работе;

срока выдачи и продления больничного.

Недопустимыми ошибками при заполнении больничного листа врачом являются:

отсутствие печати и подписи врача;

неправильные Ф.И.О. работника, место и адрес работы;

отсутствие конкретной специальности врача. т.е. должно быть написано: хирург, терапевт, окулист и т.п., а не просто «врач».

Проверяется по табелю дня. Если работник уходил в предыдущие месяца, то и по табелю рассматриваются предыдущие месяца.

В программе 1С.

Выбрать: «Больничный лист»→сотрудник→основная задолжность→период →№ больничного листа→дата больн. листа→причина нетрудоспособности→ нажимаем на вкладку «средний заработок» и заполнить основное. Далее сформировавшиеся документ распечатывается и подшивается к больничному листу, и выписке из протокола.

Расчет заработный платы по больничному листу делается за 2 предыдущих года.

Если отсутствует 1-ый год, то нужна справка о доходах с предыдущего места работы. В больничный лист входит всё, кроме метод. литературы и сам больничный. Если работник болеет сам, то 3 дня оплачивает организация, остальное ФСС. Если больничный лист с ребёнком - всё оплачивает ФСС.

Если работник, находясь в отпуске без сохранения заработной платы приносит больничный лист на период отпуска, то он не принимается. Если же отпуск, например с 20.06 по 30.06, а больничный лист с 25.06 по 15.07, то больничный лист рассчитывается с 1.07, т.е. с момента окончания отпуска. Сам больничный лист не переоформлять.