Особенности сбора, хранения, использования коммерческой информации, о рынке

Коммерческая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для принятия коммерческих решений. К коммерческой информации относят показатели коммерческой деятельности фирмы, различные сведения о рыночной ситуации (данные о ценах, поставщиках, конкурентах, динамике покупательского спроса и т. д.).

Коммерческая информация должна обладать следующими свойствами:

• актуальностью, т. е. поступающая информация должна отражать текущую ситуацию, содержать свежие данные;

• достоверностью, т. е. информация должна быть точной и не искажать реальное положение дел;

• полнотой, т. е. данных должно быть достаточно для принятия коммерческих решений.

Коммерческая информация, полученная при комплексном изучении рынка, может поступать из внутренних и внешних источников.

Внутренними источниками получения информации являются данные статистической и бухгалтерской отчетности, учета выполнения договоров, наблюдения специалистов за работой предприятия. Эта информация об объеме производства, закупках сырья и материалов, выполнении заключенных договоров, объемах и динамике сбыта, остатках нереализованной продукции на складах предприятия, рентабельности предприятия и т.д. На основе этой информации выявляются проблемы в работе предприятия и определяются пути их решения.

Внешние источники информации дают сведения об изменениях на рынке товаров и услуг. К ним относятся данные государственной статистики, материалы периодической печати, Интернет, различные рекламные материалы, консультации специалистов и организаций и др.

Кроме того, источники коммерческой информации делятся на первичные и вторичные.

Первичные источники содержат сведения, полученные из бесед со специалистами в процессе деловых переговоров, при заключении договоров, путем проведения опросов, интервью.

Вторичные источники информации содержатся в основном в статистических, справочных изданиях, отчетах, документах предприятия.

Это могут быть статистическая отчетность предприятия, нормы и нормативы потребления материальных ресурсов, материалы специальных обследований, опросов, наблюдений, а также государственная статистика о численности населения, состав семей, денежные доходы и др.

Коммерческая информация, полученная при комплексном исследовании рынка, используется для принятия коммерческих решений. Коммерческое решение является программой действий для поставленной цели, указывает этапы работ, их последовательность, методы и средства достижения цели.

Ни одно, даже самое простое, решение не может быть принято без информационного обеспечения. Первостепенная задача коммерческого работника - отобрать необходимую информацию, которая позволила бы объективно оценить рыночную ситуацию.

Особенностью коммерческих решений является то, что они многовариантны. При их решении следует учитывать большое количество факторов, изменения на рынке. Коммерческое решение может быть оптимальным только для данной коммерческой ситуации, в данный момент; оно может быть более эффективным, чем у конкурентов, но не может быть единственно правильным.

Коммерческая тайна защищается с помощью организационных, технических, специальных мероприятий.

К организационным мероприятиям относят:

•   создание службы безопасности предприятия;

•   наличие на предприятии утвержденного руководителем Положения о коммерческой тайне, с которым под личную подпись должны быть ознакомлены лица, имеющие к ней доступ. Руководитель приказом издает перечень сведений, составляющих коммерческую тайну с определением степени секретности: строго секретно, конфиденциально, не подлежит огласке;

•   маркировка на документах в правом углу: «КТ», «строго конфиденциально» или «конфиденциально»; указание количества экземпляров документа и кому они направляются;

•   работа с персоналом. Руководитель проводит беседы с работниками при приеме на работу и увольнении, заключает с работниками Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, проводит инструктаж с обучением методам сохранности конфиденциальной информации;

•   комплексный анализ по выявлению каналов утечки информации, контроль работы подразделений и отдельных лиц.

К техническим мероприятиям относят:

•   ограничение посещений посторонних лиц, выдача пропусков;

•   установление дополнительных дверей, запоров, сигнализации;

•   охрана фото - и копировального оборудования;

•   защита электронной информации;

•   хранение заключенных договоров и контрактов, других документов в сейфе.

К специальным мероприятиям относят:

•   наличие в тексте заключаемых договоров ответственности сторон за несанкционированное разглашение коммерческой тайны;

•   доступ работника лишь к информации, необходимой ему по службе;

•   разработка должностных инструкций специалистов с обязанностями по сохранению коммерческой тайны. Указание в трудовом договоре деловой информации, представляющей тайну.