Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.

План.

План

Введение

Основная часть

Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.

· Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.

· Организация конференции………………………………………………………….3

· Проведение конференции…………………………………………………………...5

· Управление слайд фильмом с помощью панели Докладчик…………………..6

· Переключение между слайдами с помощью Навигатора слайдов……………6

· Отслеживание времени с помощью Хронометра……………………………….7

· Участие в конференции…………………………………………………………….7

· Использование дополнительных устройств……………………………………..7

Создание презентации в PowerPoint.

· Начало создания новой презентации …………………………………………….8

· Выбор способа создания новой презентации ……………………………………8

· Выбор макета первого слайда ……………………………………………………. 8

· Создание первого слайда презентации …………………………………………..8

· Начало создания второго слайда презентации………………………………. … 8

· Выбор макета второго слайда …………………………………………………….9

· Разработка второго слайда презентации ………………………………………..9

· Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации..9

· Применение шаблонов презентаций ……………………………………………..9

· Режим Сортировщик слайдов или “ Монтажный стол “…………………….. 10

· Демонстрация презентации ……………………………………………………….10

Содержание и подготовка к конференции

· Подготовка конференции………………………………………………………….11

· Анализ цели………………………………………………………………………….11

· Анализ аудитории…………………………………………………………………..12

· Планирование конференции или презентации………………………………….13

· Разработка главной идеи……………………………………………………………13

· Выбор стиля…………………………………………………………………………..13

· Разработка Конференции или презентации……………………………………..14

· Вступление ……………………………………………………………………………14

· Основная часть……………………………………………………………………….14

· Заключение…………………………………………………………………………….15

· Использование наглядных методов и материалов………………………………..15

· Ответы на вопросы……………………………………………………………………16

Заключение

Список использованной литературы

Введение.

 

В настоящее время в нашей стране появляется все больше и больше компаний, которые свою деятельность не представляют без применения информационных систем управления. Информационные системы управления предоставляют возможность оперативно решать вопросы, разрабатывать новые программы деятельности, анализировать работу предприятия. Поэтому применение локальных сетей на предприятии - актуальная проблема. Как же применяются локальные сети? Одним из применением локальных сетей является создание конференций, проведение совещаний. Возникает вопрос какую программу применить для их создания. Я в своем реферате рассматриваю одну из наиболее удобных программ PowerPoint 7, которая позволяет создать конференцию более красивой, легко воспринимаемой, удобной для пользователей, неограничивающей число участников. Эту систему создания конференции неоднократно применяли на различных предприятиях, что говорит о ее практической ценности. В своей работе я подробно расскажу о создании конференции на основе презентации и о тех приемах, которые позволяют войти в близкий контакт с аудиторией и произвести на нее более сильное впечатление.

 

Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.

 

Сделав презентацию можно не приглашать людей физически присутствовать на совещании, презентации, а провести электронную конференцию. Как организатор, надо подготовиться к конференции: назначить для нее время, выбрать средства управления ее проведением и сообщить PowerPoint, какие компьютеры в сети будут принимать участие.

 

Организация конференции.

 

Первым шагом конференции является сбор имен компьютеров, которые будут участвовать. Если вы не знаете имени своего компьютера, выберете команду Настройка, а затем - Панель управления в меню Пуск на рабочем столе Windows 95/98 и дважды щелкните значок Сеть. Выберете вкладку Компьютер и запишите имя своего компьютера, указанное в текстовом поле Имя компьютера. Кроме того, будущие участники конференции должны сообщить вам имена своих компьютеров, из которых вы составите список.

Имея на руках список имен, откройте презентацию, предназначенную для демонстрации. Затем выберете команду Конференция в меню Сервис. На экране появится первое окно диалога Мастер конференции. Здесь организатор конференции должен выбрать Докладчик, а участник должен выбрать Участник конференции и нажать кнопку Далее.

 

 

Второе диалоговое окно служит для выбора слайдов которые будут показаны в конференции, по умолчанию будут показаны все файлы, если надо изменить параметры, надо нажать Отмена и выбрать Настройка из меню Показ слайдов. Нажмите кнопку Далее для вывода третьего диалогового окна.

 

 

                В третьем диалоговом окне указано какой тип связи вы используете, так как мы рассматриваем конференцию в локальной сети, то можно сразу нажимать Далее, если вы хотите использовать интернет, то сначала надо соединиться по модему с вашим поставщиком услуг Интернет.

 

 

     Четвертое диалоговое окно. В текстовом поле Имя компьютера введите имя любого компьютера, участвующего в конференции, и нажмите кнопку Добавить. Имя будет внесено в список, расположенный под этим полем. Продолжайте добавлять имена, пока не перечислите все компьютеры. Если имя добавлено по ошибке или нужно удалить имя компьютера, принадлежащего отсутствующему участнику, выделите это имя в списке диалогового окна и нажмите кнопку Удалить. Когда список компьютеров будет готов, нажмите кнопку Готово, чтобы открыть конференцию.

 

 

Компьютеры участников должны присоединиться к конференции и ждать, когда ваш Мастер конференции будет готов ее начать. Ваш компьютер должен соединиться с компьютерами приглашенных участников и этот процесс может занять несколько минут. Программа PowerPoint должна найти компьютеры, загрузить в каждый из них копию вашей презентации и создать временную копию презентации на компьютере организатора.

Если какой-то компьютер отсутствует вы получите сообщение о том, что он недоступен или не может быть найден. Нажав ОК чтобы закрыть окно этого сообщения, вы сможете вернуться в четвертое окно диалога и проверить орфографию имени компьютера, после чего либо ввести его заново, либо удалить из списка. Для проведения конференции необходимо подключить к ней хотя бы один сетевой компьютер (кроме компьютера организатора).

 

Проведение конференции.

 

Если вы являетесь организатором конференции, то у вас есть несколько способов сделать ее более продуктивной. Если вы участник конференции, ваша роль более ограничена.

Когда конференция начинается, все участники на экранах своих компьютеров видят полноэкранный слайд-фильм. На экране компьютера организатора конференции слайд-фильм демонстрируется точно в том же виде, что и на экранах участников. Кроме того, организатор видит панель Докладчик для управления слайд фильмом и все инструменты.

Участие в конференции

 

Являясь организатором конференции, вы будите воспроизводить слайд фильм, но не ожидайте, что ваша аудитория будет сидеть, сложа руки и только смотреть. Как участники они могут комментировать ваши идеи или корректировать ваши сообщения и рисунки с помощью карандаша и делая пометки в текущем слайде. Нажатие клавиш CTRL+P выключает карандаш. То же самое действие выполняет команда Карандаш контекстного меню слайд фильма. Когда один из участников делает пометку на слайде, ее видят и все остальные.

Участники конференции не могут управлять демонстрацией слайд фильма - только организатор может переключать слайды на всех экранах. Участники могут управлять цветом карандаш, который они используют для пометок.

Чтобы покинуть конференцию участники могут выбрать команду Завершить демонстрацию в контекстном меню. Когда конференция окончена, слайды презентации остаются в памяти компьютера каждого участника в виде новой презентации. Каждый участник при выходе может сохранить презентацию для будущего использования или нажать кнопку Нет, чтобы удалить ее.

 

ВЫБОР СТИЛЯ

Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера конференции и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание конференции формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким.

В общем, если все присутствующие вам знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера конференции для более лучшего восприятия.

С другой стороны, если выговорите с огромной аудиторией незнакомых вам людей и сама презентация очень важная, то вы должны установить более формальную атмосферу.

 

 

РАЗРАБОТКА КОНФЕРЕНЦИИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Подготовка к большинству выступлений очень похожа на написание формального отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность.

Возможность заключена во взаимодействии между выступающим и аудиторией. Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. И, как последствие, результат этого, использование получаемой в процессе презентации информации, редактирование речи уже в процессе выступления. Вместо того, чтобы просто представлять аудитории свои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.

Но за это вы приносите несколько жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации.

ВСТУПЛЕНИЕ

Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

*  Используйте юмор. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

*  Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.

*  Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.

*  Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.

*  Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.

Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части:

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

*  Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

*  Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

*  Объясните как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

*  Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.

Не позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.

Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

Если цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите девизом.

Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

Заканчивайте на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

Помните, что заключение должно заканчивать презентацию Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики.

 

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОВ

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных конференций и презентаций включают в себя использование наглядных пособий, а презентация PowerPoint никак не может обойтись без различных рисунков, таблиц, диаграмм.

Они нравятся как и профессионалам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

*  Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

*  Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”

Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели извлекали смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

*  Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

*  Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, продолжить.

*  Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

* Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.

*  Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

*  Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

 

 

 Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями

 Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете использовать несколько диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Кроме того они предлагают самые широкие возможности.

 

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ.

Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять поняла ли аудитория ваши идеи.

Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:

*  Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.

*  Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.

* Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля. Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.

*  Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам присоединятся.

Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой организатора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления.

 

Заключение.

 

Таким образом, представленная программа PowerPoint 7 продемонстрировала нам использование локальной сети для создания конференции.

        Положительные стороны данной программы:

· удобный интерфейс программы позволяет организатору быстро реагировать на изменение настроения аудитории, и корректировать свою презентацию ориентируясь на него

· демонстрация красочных материалов с использованием анимации: графиков, таблиц, диаграмм, таблиц и рисунков, для более легкого восприятия сложной информации

· психологический комфорт участников конференции, так как каждый находится в привычной обстановке на своем рабочем месте

· простота использования программы позволяет создавать конференции не только профессиональным пользователем, но и новичкам

 

         Недостатки данной программы:

· при проведение конференции нет визуального контакта с аудиторией

· так PowerPoint не поддерживает голосовую связь приходится пользоваться дополнительным оборудованием: микрофонами или телефонами

 

Любой монотонный отчет при использование этой программы и ее возможностей превратиться в живой динамичный, и может быть дополнен презентацией с музыкой и другими спецэффектами, а создание на его основе конференции позволит его усвоить лучше для остальных сотрудников.

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 Дейл Карнеги. /”Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей выступая публично”/М.: "Прогресс" - "ЮВЕК", 1993г.

2. “ Microsoft PowerPoint одним взглядом “, Александр Старшинин, Санкт - Петербург, 1996 год.

3. “ Microsoft Office 4 “, Эд Ботт, БИНОМ, Москва, 1996 год

План.

План

Введение

Основная часть

Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.

· Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.

· Организация конференции………………………………………………………….3

· Проведение конференции…………………………………………………………...5

· Управление слайд фильмом с помощью панели Докладчик…………………..6

· Переключение между слайдами с помощью Навигатора слайдов……………6

· Отслеживание времени с помощью Хронометра……………………………….7

· Участие в конференции…………………………………………………………….7

· Использование дополнительных устройств……………………………………..7