Члены комиссии:                личная подпись               инициалы, фамилия

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Государственной инспекции архитектурно-строительного надзора Калининградской области (Службе ГАСН Калининградской области) (далее именуется – Инструкция) устанавливает единый порядок документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Государственной инспекции архитектурно-строительного надзора Калининградской области (Службе ГАСН Калининградской области) (далее именуется – Служба).

2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по делопроизводству, архивному делу, нормативными и методическими документами Госстандарта России и Росархива, Законом Калининградской области «О правовых актах органов государственной власти Калининградской области», с учетом Регламента Правительства Калининградской области (далее именуется – Регламент) в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

     3. Организацию и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы       с документами в Службе осуществляет сотрудник, ответственный за делопроизводство в Службе в соответствии с должностным регламентом (далее именуется – Ответственный).

     4. Сотрудники Службы несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

     5. Порядок подготовки, оформления проектов указов Губернатора Калининградской области, распоряжений Губернатора Калининградской области, постановлений Правительства Калининградской области (далее именуются – проекты правовых актов) и других документов Правительства области должны отвечать требованиям настоящей Инструкции и Регламента.

6. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые     с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

7. Не разрешается вносить правки, делать пометки в документах, поступивших в Службу, а также работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев, вызванных служебной необходимостью (использование документов в судебных заседаниях, работа с документами в помещениях иных органов исполнительной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и др.).

     8. При уходе сотрудника Службы, в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения и перевода на другую должность имеющиеся у него документы по указанию руководителя Службы передаются другому работнику в порядке, определенном настоящей Инструкцией.

 

Глава 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ

Деятельность Службы, обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Службы, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Службой, органами исполнительной власти области, структурными подразделениями Аппарата Правительства Калининградской области и другими органами государственной власти или организациями.

10. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows, версия от 6.0 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman, размером № 14 или № 12 – для оформления табличных материалов, через 1 – 2 интервала.

Глава 3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ

 

11. Подготовка и оформление проектов правовых актов производятся в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством, настоящей Инструкцией и Регламентом.

12. В проектах правовых актов употребляются полные официальные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.

Проекты правовых актов должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

13. При ссылках в текстах проектов правовых актов на правовые акты федеральных органов государственной власти, иные правовые акты органов государственной власти области используется официальное обозначение правовых актов.

Официальное обозначение правового акта включает последовательно расположенные:

1) обозначение вида акта;

2) дату принятия (издания) акта с предшествующим ей словом «от», в качестве которой указывается дата подписания акта уполномоченным должностным лицом;

3) регистрационный номер акта;

4) наименование акта, заключенное в кавычки.

При ссылках на законы Калининградской области в текстах проектов правовых актов не указываются такие реквизиты как дата принятия правового акта и его регистрационный номер. 

14. Если подготавливаемый проект правового акта влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты, признание утратившим силу ранее принятого правового акта, то изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого правового акта или представляются в виде самостоятельного проекта правового акта одновременно с ним.

15. Проект правового акта подлежит согласованию, которое оформляется визой.

16. Визы включают: должности лиц, визирующих проект правового акта, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта (приложение № № 1, 2).

     17. При наличии у лица, визирующего проект правового акта, особого мнения (замечаний) при визировании делается отметка. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту правового акта излагается отдельно и прилагается к проекту правового акта.

18. Если в ходе проработки или согласования проекта правового акта вносятся существенные изменения, то документ подлежит повторному визированию.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект правового акта внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем Службы).

19. Согласованный в установленном порядке проект правового акта на бумажном носителе и в электронном виде с заполненным бланком расчета-рассылки на листе формата А5, (приложение № 3) передается в Административное управление Правительства Калининградской области.

     20. После окончательной проверки соответствия проекта правового акта требованиям Регламента и настоящей Инструкции в Административном управлении в левом нижнем углу последнего листа проекта ставится штамп «Проверено. Административное управление».

     21. Подписанные (принятые) правовые акты регистрируются порядковым номером в пределах календарного года и хранятся в Административном управлении.

 22. Копии правового акта или их ксерокопированные экземпляры заверяются Административным управлением и направляются адресатам в соответствии с расчетом рассылки, составленным исполнителем и утвержденным руководителем Аппарата Правительства Калининградской области (далее именуется – руководитель Аппарата Правительства).

23. Проект правового акта должен соответствовать утвержденной настоящей Инструкцией форме (приложения № № 4, 5, 6).

24. Проект правового акта печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с применением текстового редактора Word for Windows, версии от 6.0 и выше, с использованием шрифта Times New Roman, размером № 14.

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле – 30 мм, правое – 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

25. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:

1) наименование государства – РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) наименование вида правового акта – У К А З (РАСПОРЯЖЕНИЕ) ГУБЕРНАТОРА КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ или ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ отделяется от первого реквизита одним интервалом, печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

3) дата, номер и место издания правового акта печатаются в две строки, выравниваются по центру и отделяются от наименования вида правового акта двумя интервалами;

4) дата и номер печатаются арабскими цифрами и состоят из знака «№» и порядкового номера документа, например: № 145;

5) к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: № 153-р;

6) наименование правового акта должно кратко и точно отражать содержание правового акта, оно может формулироваться с помощью существительных в предложном падеже («Об отмене…», «О структуре…» и т.п.);

7) заголовок отделяется от места издания двумя интервалами, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и оформляется центрированным способом, точка в конце заголовка не ставится;

8) текст отделяется от заголовка двумя интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля без переносов слов;

9) первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

10) текст подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть);

11) преамбула в проектах постановлений Правительства области завершается словами «Правительство Калининградской области                  п о с т а н о в л я е т:», последнее слово печатается полужирным шрифтом  в разрядку;

 12) преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение            не требует разъяснений, в этом случае текст постановления начинается    со слов: «Правительство Калининградской области п о с т а н о в л я е т:»;

13) структурной частью текста проекта правового акта является пункт, который обозначается арабской цифрой, соответствующей его порядковому номеру с точкой, набранной обычным (невыделенным) шрифтом;

14) нумерация пунктов должна быть сквозной для всего правового акта;

15) пункты проекта правого акта могут подразделяться на подпункты, абзацы;

16) подпункт нумеруется арабской цифрой либо строчной буквой русского алфавита с правосторонней скобкой, набранными основным шрифтом приложения, при этом слово «подпункт» не пишется;

17) отсчет абзаца производится в обычном порядке;

18) пункты проекта правового акта, имеющие целью установить поручения тем или иным исполнителям, должны содержать полные наименования органов исполнительной власти области и структурных подразделений Аппарата, в скобках – инициалы и фамилии их руководителей;

19) при наличии приложений к проекту правового акта в тексте на них делается ссылка;

20) подпись отделяется от текста тремя интервалами и состоит из слов «Губернатор Калининградской области», инициалов и фамилии Губернатора Калининградской области;

21) слова «Губернатор» и «Калининградской области» печатаются в две строки от левой границы текстового поля;

22) расшифровка подписи Губернатора Калининградской области печатается у правой границы текстового поля с пробелом между инициалами и фамилией.

26. Приложения к проекту правового акта печатаются на отдельных листах бумаги формата А 4 (приложение № 7).

Размеры полей, шрифты и интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текста правового акта.

В приложениях размещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

На первой странице приложения, в правом верхнем углу, пишется слово «Приложение», ниже делается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8,5 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:                                                          Приложение № 1

к постановлению Правительства

                                                                               Калининградской области

                                                                         от 22 октября 2005 года № 444

27. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида прилагаемого документа (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е,          П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта одним интервалом, от текста приложения – одним интервалом.

28. В тексте приложения могут быть выделены разделы, главы, которые должны иметь заголовки, отражающие в краткой форме содержание указанных структурных элементов приложения; пункты и подпункты оформляются и нумеруются следующим образом:

1) раздел нумеруется римскими цифрами, при этом слово «раздел», его номер и название пишутся заглавными буквами, набранными полужирным шрифтом, превышающим по размеру основной шрифт текста приложения;

2) глава нумеруется арабскими цифрами, при этом слово «глава»,          ее номер и название пишутся с заглавной буквы, набранными полужирным шрифтом, превышающим по размеру основной текст приложения;

3) пункт нумеруется арабскими цифрами с точкой, набранными основным шрифтом текста приложения, при этом слово «пункт» не пишется;

4) подпункт  нумеруется арабской цифрой либо строчной буквой русского алфавита с правосторонней скобкой, набранными основным шрифтом приложения, при этом слово «подпункт» не пишется.

29. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего приложения.

Пункты и подпункты приложения подразделяются на абзацы, отсчет которых производится с первой красной строки пункта, подпункта приложения.

     30. При наличии в тексте приложения нескольких разделов, их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.

     31. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы:

1) таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание, он пишется над серединой таблицы с прописной буквы;

2) если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами (над таблицей справа пишется «Таблица 1»);

3) если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы, и на следующей странице печатают только номера этих граф;

4) таблица может быть напечатана размером шрифта № 12;

5) графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже;

6) подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками;

7) заголовки граф и строк пишут с прописной буквы, подзаголовки граф - строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение;

8) в конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится.

32. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений сносок, ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

33. Приложения к проектам правовых актов подписываются руководителем Аппарата Правительства и руководителем Службы.

Подписи отделяются от текста двумя – тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лиц, подписавших приложение, их личные подписи и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой одним – двумя интервалами.

 

 

Глава 4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

 

34. Приказами оформляются вопросы основной работы Службы, а также организационные, кадровые решения.

Проекты приказов готовят сотрудники Службы на основании поручения руководителя Службы или его заместителя.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит сотрудник, ответственный за кадровую работу, в соответствии с должностным регламентом на основании соответствующих поручений.

Приказы подписываются руководителем Службы, а в его отсутствие — лицом, его замещающим.

35. Ответственность за обеспечение качественной подготовки проектов приказов возлагается на руководителей структурных подразделений Службы, которые готовят и вносят проект.

     36. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

37. Приказы регистрируются порядковым номером в пределах календарного года и хранятся в отдельной папке в соответствии с номенклатурой дел.

     Приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются раздельно.

     38. Проекты приказов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с применением текстового редактора Word for Windows, версии от 6.0 и выше, с использованием шрифта Times New Roman, размером № 14.

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм, нижнее не менее 20 мм (приложение № 8).

39. Приказ имеет реквизиты:

1) наименование государства – РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) наименование Службы – отделяется от первого реквизита одним интервалом и печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

3) двойная сплошная линия — служит для разделения наименования и почтовых, электронных реквизитов, указания номеров телефонов и факса Службы. При этом линия располагается от левой до правой границы печатного поля, отделяется от второго реквизита одним интервалом;

4) почтовые реквизиты и адрес электронной почты Службы — отделяются от двойной сплошной линии одним интервалом, размещаются у левой границы печатного поля, в три строки; в первой строке указывается индекс и город (236006, г Калининград,); во второй строке указывается почтовый адрес (Московский проспект, 95.); в третьей строке указывается адрес электронной почты Службы (e-mail: [email protected]) используется шрифт Times New Roman, размером № 10;

5) номера телефонов и факса Службы — размещается у правой границы печатного поля, напротив почтовых реквизитов и адреса электронной почты; указывается номер телефона приемной Службы в междугороднем формате, в две строки: в первой строке — номер телефона приемной Службы (8-4012-71-76-20); во второй строке — номер факса приемной Службы (8-4012-71-75-08); используется шрифт Times New Roman, размером № 10;

6) наименование вида документа – ПРИКАЗ отделяется от предыдущего реквизита одним интервалом и печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

7) дата, номер и место издания приказа — печатаются в две строки, полужирным шрифтом прописными буквами, выравниваются по центру и отделяются от наименования вида правового акта двумя интервалами;

8) дата — оформляется словесно-цифровым способом;

9) номер — состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 15 февраля 2005 года № 21;

10) наименование документа должно кратко и точно отражать содержание текста приказа, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится; приказы по личному составу, как правило, заголовка не имеют;

11) текст отделяется от заголовка двумя интервалами, а первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

12) подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия);

13) приложения к приказу подписываются руководителем Службы, либо его заместителем;

14) визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату; место расположения виз аналогично их расположению на правовых актах.

40. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом                             «п р и к а з ы в а ю:», которое печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты     и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения, в скобках – инициалы и фамилии руководителей этих подразделений.

Например: Отдел по надзору № 1 (И. И. Иванов). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении, в скобках – инициалы и фамилия должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в расчете рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

41. Протокол совещания (заседания) (далее — Протокол) составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений           (приложение № 9).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических и др.

42. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 с применением текстового редактора Word for Windows, версии от 6.0 и выше, с использованием шрифта Times New Roman, размером № 14, и имеют следующие реквизиты:

Государственная инспекция архитектурно-строительного надзора Калининградской области (Служба ГАСН Калининградской области) – печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом) и выравнивается по центру.

Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ отделяется от первого реквизита одним интервалом, печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом) и выравнивается по центру;

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Дата и номер печатаются через два интервала ниже предыдущего реквизита.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита    двумя интервалами и выравнивается по центру.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали – список присутствовавших или ссылка на прилагаемый список присутствовавших

 Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью, при необходимости указываются итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Подпись отделяется от текста двумя – тремя интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

43. Служебные письма готовятся в форме:

– ответов о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

– сопроводительных писем;

– ответов на запросы различных организаций и частных лиц;

– инициативных писем.

44. Служебные письма печатаются на бланках (приложение № 10).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

45. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например: «Служба считает…», «Отдел рассмотрел …»

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. При ссылках на правовые акты федеральных органов государственной власти, иные правовые акты органов государственной власти области используется официальное обозначение правовых актов.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

46. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается «Положением о государственной инспекции архитектурно-строительного надзора Калининградской области (Службе ГАСН Калининградской области)», утвержденным Постановлением Правительства Калининградской области от 29 июня 2006 г. N 470.

Глава 5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

47. Документы Службы оформляются на бланках, имеющих установленный перечень обязательных реквизитов и порядок их расположения.

     Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм).

     48. В Правительстве области, структурных подразделениях Аппарата применяются следующие бланки:

     – бланк с указанием должности Губернатора Калининградской области;

     – бланк с указанием наименования высшего органа исполнительной власти области;

     – бланк с наименованием структурных подразделений Аппарата.

     Перечень видов бланков, применяемых в Правительстве области, структурных подразделениях Аппарата, утверждается руководителем Аппарата Правительства по представлению начальника Административного управления.

49. Бланки документов подлежат учету и используются строго по назначению, без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

50. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Аппарата Правительства. Соответствующие предложения вносятся начальником Административного управления вместе с образцами предлагаемых бланков.  

     51. При подготовке организационно-распорядительных документов сотрудники структурного подразделения Аппарата обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных ниже.

     52. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?»: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 заголовок не указывается.

     53. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

     Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

     Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

     Документы, издаваемые совместно двумя или более органами исполнительной власти области, структурными подразделениями Аппарата, должны иметь одну (единую) дату.

     При написании даты используется словесно-цифровой и цифровой способы оформления даты.

Например:                              словесно-цифровой 20 января 2005 года

                                                          цифровой              20.01.2005

54. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, подписываются Губернатором Калининградской области или, по его поручению, вице-премьером Правительства Калининградской области (далее именуется – вице-премьер Правительства области).

Документы, направляемые в адрес Калининградской областной Думы, подписываются Губернатором Калининградской области или, по его поручению, вице-премьером Правительства области, либо Полномочным представителем Губернатора Калининградской области в Калининградской областной Думе.

55. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке, сокращенное – если документ оформлен на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Начальник Контрольно-оперативного управления

Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия или    

Начальник управления                               личная подпись инициалы, фамилия

     При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Руководитель Аппарата

Правительства Калининградской области личная подпись  инициалы, фамилия

 

Начальник Отдела бухгалтерского учета и отчетности

Правительства Калининградской области личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

 

Например:

Министр образования                                                  Министр культуры

Калининградской области                                       Калининградской области

личная подпись инициалы, фамилия             личная подпись инициалы, фамилия

В документах, составленных комиссией (рабочей группой, советом…), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии              личная подпись                инициалы, фамилия

НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

 

172. Документы структурных подразделений Службы являются собственностью Калининградской области и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в ГАКО как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

173. Для временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Служба образует архив.

174. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает в себя проведение структурными подразделениями Службы экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

175. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

176. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

177. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

 На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

178. В каждом структурном подразделении Службы описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством инспектора хранилища документов. По этим описям документы передаются в архив.

 Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 19)в двух экземплярах. Первый экземпляр представляется в архив через год после завершения дел в делопроизводстве, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Службы.

179. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

2) порядок нумерации дел в описи - валовый;

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

5) графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического сос