Электронный документооборот в органах государственной власти

В постановлении Правительства Российской Федерации № 1494 от 16 января 2015 года было утверждены правила взаимодействия электронного документооборота в органах государственной власти, определяющие создание и передачу документов в электронной форме, что позволяет значительно увеличить эффективность и мгновенность взаимодействия различных органов власти как внутри отдельного ведомства, так и между ведомствами. Данный документ был разработан коллективно с Минкомсвязи России и со многими ведомствами государственных органов власти. Данное постановление определяет основной устав действий и модель работы с документами: обменом документов в электронном виде, подписанными электронной подписью. В постановлении также описывается формат и вид электронного документа, а также процедуры обмена документами в электронном виде.

Для начала необходимо разобраться с основными понятиями.

Электронный документооборот — это движение документов, созданных в электронном виде, в организации (органах власти, компании, предприятии) с первого момента этапа их создания или момента их получения до завершения исполнения или отправления; схема работ с документами: приём, рассылка, регистрация, формирование дел, контроль исполнения, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Также хотелось бы отметить, что ни один существующий нормативный акт законодательной базы Российской Федерации не содержит толкование «электронный документооборот». Данное определение опирается на термин, который описывается в ГОСТ Р 7.0.8-2013 [1].

Документооборот в госорганах можно разделить на внешний и внутренний. Без существования внутренней базы данных документов нельзя перейти на внешнюю: сначала следует автоматизировать создание, передачу, исполнение электронных документов внутри самого госоргана, а затем уже начинать взаимодействовать с внешним документооборотом.

Для того чтобы получить большую отдачу от успешной работы, необходимо, чтобы сам служащий был заинтересован в своей эффективной деятельности. Для качественной работы старые методы обработки информации и документов не являются эффективными.

Зачастую работнику государственных органов власти приходится оформлять большое количество документов, вместо того, чтобы выполнять заложенную в этих же документах программу действий.

Имеется ряд преимуществ электронного документооборота в государственной структуре.

1. Это экономия времени. Рабочие в органах власти зачастую проводят много времени на поиск важных бумажных документов, среди их огромного числа. Электронные документы позволяют произвести намного быстрее данный поиск. Так же существуют общие базы данных, с помощью которых возможно хранить большой объем документов в одном месте, создавать копии документов. Это исключит возможность безвозвратно потерять документ, например, если его забудут где-нибудь по пути на работу, в самолете, или случайно уничтожат, а возможно даже преднамеренно, ну или как часто это бывает, он просто потеряется в офисном беспорядке. Теперь не нужно ехать в другой город, район, страну, чтобы получить подпись у вышестоящего руководства, когда его нет на своем рабочем месте. Можно отправлять один и тот же документ сразу несколько людям на проверку или подпись. Не нужно тратить время для того чтобы, отвезти документ самостоятельно, боясь, что он, возможно затеряется.

2. Прозрачность бизнес-процессов. Возможность выполнять обеспечение, отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что позволяет сделать организационную деятельность совершено прозрачной для руководства и контролирующих органов.

3. История каждого документа. Электронный документ позволяет узнать всё о документе. Кто его создал, кто его просматривал, кто его подписывал. Возможно найти полный отчет по документу.

4. Обеспечение безопасности и конфиденциальности документов [5]. Общая база данных позволяет делать резервные копии электронных документов, благодаря чему понижает риск умышленной или случайной потери файлов. При этом потратится намного меньше времени на поиск необходимого документа в случае, если его местоположение стало неизвестно. Утечка важной конфиденциальной информации может повлечь за собой раскрытие тайны. В отличие от привычного бумажного документооборота необходимо обеспечивать доступ к документам в определённом соответствии с полученным правом доступа рабочего, все действия, осуществляющиеся над документом (чтение, изменение, подписание) должны быть записаны в протокол [6].

5. Понижение затрат. Уменьшаются затраты на распечатку документов (порой это целый том информации, имеющий несколько копий), почтовые марки, конверты и отправку бумажных документов, которые пересылаются между отделами или ведомствами, а порой даже в другие страны. Теперь они могут пересылаться в электронном виде, благодаря электронному документообороту

6. Повышается благоприятный уровень служащих и руководителей. Автоматизация и оптимизация ежедневных (а порой нудных и скучных) задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса, позволяется тратить больше времени на более важные задачи. В то же время, руководители отделов или ведомств получают больше возможностей управлять работой своих служащих [9].

Так же существует ряд сложностей создания работоспособной системы документооборота в государственных органах.

1. Бывает такое, что деятельность документов связана с государственной или служебной тайной. Из этого следует, что нужно разделить документы на документы открытого доступа и закрытого доступа. И следует помнить, что в случае утечки сведений, содержащие государственную тайну, руководитель, ответственный за данную утечку, подвергнется дисциплинарному взысканию, смотря на обстоятельства, может быть привлечен как соучастник по статьям 275-276 УК РФ.

2. Документооборот всех органов должен быть совместим друг с другом. Очень часто государственные органы запрашивают друг у друга сведения. И если у каждого органа свои принципы построения документов, при этом документы, имеющие одинаковое содержание называются по-разному, может случиться путаница. Так же и в случае проверки проверяющему будет проще разбираться в одной структуре документов.

3. Госорганы имеют динамичный внешний обмен документами. Это обмен с одинаковыми, вышестоящими и нижестоящими органами, с различными иностранными странами и организациями, как зарубежными, так и местными. То есть существует огромный масштаб документооборота госорганов, для которых необходимо производить определенное программное обеспечение и информационные системы.

4. Также существует проблема по внедрению электронного документооборота — неквалифицированные кадры. Это служащие госорганов, которые получили своё образование давно, когда ещё в школах, колледжах, институтах и университетах не обучали компьютерной грамотности и владением компьютерной техники. Притом они являются великолепными профессионалами в своей сфере деятельности, зачастую их просто невозможно заменить. При этом введение новой технологии может затормозить их работу. Для решения данного вопроса существует повышение квалификации [3, 10].

5. Возможны сбои в программно-аппаратных комплексах. Это влечёт за собой потерю необходимой и порой очень важной информации [4, 7]. Для решения данной проблемы необходимо производить копирование данных.

6. Ещё один важный момент — это возможность перевода уже существующих документов в электронную форму. Так как существует большое количество документов, у которых ещё не истек свой срок годности, и к которым необходимо обращаться и по сей день. А созданы они 10, 20 лет, а порой и 30 лет назад. Таким образом, из-за наличия данных документов понижается эффективность электронного документооборота. Из этого следует, что необходимо увеличивать штат сотрудников или ставить задачу перед уже существующими сотрудниками, которые будут переводить старые документы в новую электронную форму.

Так же хотелось бы отметить, что это касается не только хранения документов, а также их циркуляции. То есть должна обеспечиваться настройка схемы движения документов, похождения их по различным этапам согласования, контроля и исполнения. И почти у каждого государственного органа свой собственный документооборот. Система электронного документооборота должна это учитывать и подстраиваться под каждого, при этом с возможностью вносить коррективы.

Из всего вышесказанного следует, что внедрение электронного документооборота должно происходить постепенно, в виде этапов. Необходимо выбрать государственные органы, с которых необходимо начинать работу, выбрать наиболее часто используемые документы, которые можно перевести в электронную версию. Настроить документооборот, далее по этапам переходить на все документы и последовательно на другие государственные органы, создав при этом единую информационную базу.

 

13. Роль ГИС-технологий и обеспечения устойчивого будущего нации, в развитии России и определения ее положения в мире, согласно СТРАТЕГИИ научно-технического развития РФ (Утверждена Указом Президента РФ 1 декабря 2016 г. №642)

14. Основные направления Стратегии развития информационного общества в РФ на 2017 -2030 годы, утвержденной Приказом Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203

 

 

15. Государственный подход в сохранении геоинформационных систем и ресурсов. ГП «Цифровая экономика России РФ» (распоряжение правительства от 28 июля 2017 г. № 1632-р г.Москва)

 

 

16. Основные сквозные цифровые технологии ГП «Цифровая экономика РФ». Обеспечение поддержки сквозных технологий – big data, квантовые компьютеры)

 

 

17. Отраслевые проекты ГП «Цифровая экономика РФ» на примере Smart City

 

 

18. Сервер данных. Развитие Веб-ресурсов и онлайн технологий

 

 

19. Геоинформационные технологии в составе новых информационно-коммуникационных технологий

 

 

20. База данных и система управления базой данных