Создание и фильтрация списков

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Списки и базы данных Excel

1.2 Создание и фильтрация списков

1.3 Сортировка данных

1.4 Создание собственного списка автозаполнения

1.5 Сортировка с помощью списка автозаполнения

1.6 Сортировка "слева направо”

1.7 Cтруктурирование листа

1.7.1 Автоматическое структурирование листа

1.7.2 Структурирование листа вручную

1.8 Сводные таблицы

1.9 Заключение

2. Практическая часть

2.1 Общая характеристика задачи

2.2 Описание алгоритма решения задачи

Список использованной литературы

Введение

 

Комплект Microsoft Office - это набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений, например таких, как создание списков и баз данных. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.

В комплект MS Office входит такая программа как MS Excel, которая представляет собой не просто удобное средство для выполнения математических и логических операций, а мощный и универсальный инструмент по решению задач, возникающих в сфере экономики и финансов. Создавая отчетную, финансовую и экономическую документацию на рабочем листе MS Excel важно уметь анализировать информацию и выбирать оптимальное решение на основе имеющихся данных. Для представления экономической информации на листе рабочей книги очень часто используются списки, так как это удобный способ представления данных и возможность использования целого ряда мощных инструментов MS Excel по обработке и анализу данных.

Еще одна из программ, входящая комплект MS Office - это MS Access.

MS Access - это система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для местной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность.

В теоретической части данного курсового проекта будут рассмотрены основные определения и понятия и методика создания списков и баз данных в MS Excel, а в практической части - решение поставленной задачи в MS Excel для 15 варианта методического пособия.

Теоретическая часть

 

Списки и базы данных Excel

 

Список или база данных рабочего листа - это упорядоченный набор данных, обладающий следующими свойствами:

данные располагаются в столбцах;

каждый столбец имеет однородный тип данных;

каждый столбец имеет уникальное имя;

первая строка списка - строка заголовков столбцов списка.

Столбцы списка называют полями, а строки - записями. К списку применимы следующие операции: сортировка, фильтрация, подведение итогов, построение сводных таблиц. Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы. На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

 

Рисунок.1.1 Создание списков

 

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные, изображено на рис.1.1 цифрой 1.

Темно-черная рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список, изображено на рис.1.1 цифрой 2.

Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка, изображено на рис.1.1 цифрой 3.

В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций, изображено на рис.1.1 цифрой 4.

Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка изображено на рис.1.1 цифрой 5.

Сортировка данных

 

Для организации данных можно воспользоваться имеющимися в Excel инструментами сортировки. В зависимости от типа данных, Excel может задать ряд вопросов с тем, чтобы определить, по какому принципу необходимо сортировать эти данные. В отличии от фильтрации данных, операция сортировки не приводит к скрытию данных. Можно видеть те же данные, но в другом порядке.

Предположим, что на рабочем листе Excel список товаров. Можно воспользоваться инструментом Сортировка для того, чтобы разместить все эти товары в алфавитном порядке, начиная с буквы А. Для выполнения сортировки списка товаров в алфавитном порядке, начиная с буквы А, надо выделить колонку, которую нужно отсортировать и щелкнуть на стандартной панели инструментов кнопку Сортировка по возрастанию.

Для численных значений щелчок на этой кнопке приведет к тому, что данные расположатся по возрастанию численных значений: начиная с самого меньшего и кончая самым большим числом.

Если нужно расположить список товаров в обратном алфавитном порядке, то следует воспользоваться кнопкой Сортировка по убыванию. Использование этой кнопки для численных значений приведет к тому, что вверху столбца расположится самое большое численное значение, а внизу самое маленькое.

Отсортировать данные можно также и в том случае, если они расположены не в столбце, а в строке. Для этого необходимо просто выделить эти данные и щелкнуть по кнопке Сортировка по убыванию или Сортировка по возрастанию.

При сортировке данных программа Excel использует действительное значение, а не ту величину, которая показана на экране. Эти численные данные могут содержать до пятнадцати знаков после запятой, и именно эти значения берет программа Excel при создании упорядоченного списка.

Cтруктурирование листа

 

Структурирование используется для выделения важных данных. Так, например, при создании документов в текстовом редакторе Word все заголовки оформляются специальным образом для того, чтобы облегчить восприятие информации. Программа Excel может выполнить структурирование листа автоматически и "вручную”.

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Списки и базы данных Excel

1.2 Создание и фильтрация списков

1.3 Сортировка данных

1.4 Создание собственного списка автозаполнения

1.5 Сортировка с помощью списка автозаполнения

1.6 Сортировка "слева направо”

1.7 Cтруктурирование листа

1.7.1 Автоматическое структурирование листа

1.7.2 Структурирование листа вручную

1.8 Сводные таблицы

1.9 Заключение

2. Практическая часть

2.1 Общая характеристика задачи

2.2 Описание алгоритма решения задачи

Список использованной литературы

Введение

 

Комплект Microsoft Office - это набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений, например таких, как создание списков и баз данных. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.

В комплект MS Office входит такая программа как MS Excel, которая представляет собой не просто удобное средство для выполнения математических и логических операций, а мощный и универсальный инструмент по решению задач, возникающих в сфере экономики и финансов. Создавая отчетную, финансовую и экономическую документацию на рабочем листе MS Excel важно уметь анализировать информацию и выбирать оптимальное решение на основе имеющихся данных. Для представления экономической информации на листе рабочей книги очень часто используются списки, так как это удобный способ представления данных и возможность использования целого ряда мощных инструментов MS Excel по обработке и анализу данных.

Еще одна из программ, входящая комплект MS Office - это MS Access.

MS Access - это система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для местной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность.

В теоретической части данного курсового проекта будут рассмотрены основные определения и понятия и методика создания списков и баз данных в MS Excel, а в практической части - решение поставленной задачи в MS Excel для 15 варианта методического пособия.

Теоретическая часть

 

Списки и базы данных Excel

 

Список или база данных рабочего листа - это упорядоченный набор данных, обладающий следующими свойствами:

данные располагаются в столбцах;

каждый столбец имеет однородный тип данных;

каждый столбец имеет уникальное имя;

первая строка списка - строка заголовков столбцов списка.

Столбцы списка называют полями, а строки - записями. К списку применимы следующие операции: сортировка, фильтрация, подведение итогов, построение сводных таблиц. Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы. На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

 

Рисунок.1.1 Создание списков

 

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные, изображено на рис.1.1 цифрой 1.

Темно-черная рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список, изображено на рис.1.1 цифрой 2.

Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка, изображено на рис.1.1 цифрой 3.

В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций, изображено на рис.1.1 цифрой 4.

Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка изображено на рис.1.1 цифрой 5.

Создание и фильтрация списков

 

Внутренней базой данных в Excel являются списки. Списки практически ничем не отличаются от того, с чем пользователь обычно имеет дело, работая в Excel: здесь информация также сохраняется в строках и столбцах.

Согласно терминологии, принятой в базах данных, понятие поле эквивалентно принятому в Excel понятию столбец. Метки, описывающие поля, называются именами полей. Понятие запись эквивалентно принятому в Excel понятию строка. На рисунке 1.2 показан пример базы данных, имеющей четыре поля: Студенты, Тест1, Тест2 и Средний показатель. В ней имеется также семь записей, по одной на каждого студента.

 

Рисунок 1.2 Пример базы данных (Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: Нолидж, 2007. - 643с.) ок 2.1 Обычный список в Excel

 

При осуществлении фильтрации списка, согласно установленному критерию или правилам, часть его данных оказываются "спрятанными" (на экране их не видно). Предположим, что у нас имеется список всех клиентов некой фирмы из России и стран СНГ. Мы можем отфильтровать наш список так, что в нем останутся клиенты только из Украины. Или же этот список можно отфильтровать так, что в нем останутся только те клиенты, заказы которых превышают некоторую заранее установленную сумму. Для каждого конкретного списка имеется много возможных путей его фильтрации.

Фильтрация данных в списках Excel осуществляется с помощью двух инструментов: Автофильтр и Расширенный фильтр.