Опишите, что нового вы узнали на занятии?

    Всё зависит от нас самих, двигаться вперёд или оставаться на одном месте и довольствоваться малым, критиковать остальных или развивать себя, чтобы становиться лучше и лучше, быть в плену своих страхов или же управлять ими и с собой и не только. Всё в наших руках, это мы сами решаем, стать лучшей версией себя или нет. Внимательность очень важный и полезный навык для каждого человека, и он даёт нам намного больше чем мы думаем. Например, эффективнее тренировать другие навыки и быстрее усваивать новые информации, уметь себя мотивировать и в конце достигать нужных целей и, конечно же, уметь строить очень хорошие отношения с окружающими нас людей. Последний навык к слову очень требователен в нашем мире, где почти все организации работает с людьми. Виды коммуникации бывает разными как устные и посменные; вербальные и невербальные; прямые и непрямые. Говорят, что действия людей как жесты рук и глаз передает 55% всей информации, когда голос даёт 38%, а слова 7 % всего материала. Это уже даёт нам понять, что разные жесты и наше интонация сильнее действует людям передавая даже малейшие эмоции. Деловая коммуникация сейчас тоже на пике своей популярности, так как она упрощает нашу работу и помогает в экономии времени. Деловая коммуникация это не просто обмен информации, это эффективный и взаимный обмен информацией между обоими участниками. Именно продуктивный обмен с конкретной коммерческой или иной целью, после которой получатель должен уметь быстро усваивать, сортировать важные материалы и детали и делать то, что от него требуется для достижения этой цели. Деловая переписка является главным видом деловой коммуникации, которая ежедневно используется в любом бизнесе. В переписке мы не можем показать наши эмоции, поэтому и важно соблюдать этику деловой переписки, где мы должны показать наши дружелюбные намерения. Нужно учесть тот факт, что существует этика и правила написания делового письма. Потому что даже одно неправильно составленное письмо вполне сможет уничтожить нашу репутацию. Потому что мы люди и судим остальных поверхностно. Например, в обычной жизни мы судим незнакомых и даже знакомых людей, по тому, как они выглядят внешне и на их одежду и на их общение с остальными обращаем внимания. В деловой переписке наше написанное письмо и есть вышеуказанные факторы, на что получатель будет обращать внимание, то есть письмо и является нашим лицом. Поэтому грамотно и чётко написанное письмо поможет нам оставить хорошие впечатления о себе и о нашей работе.

  Что запомнилось больше всего?

  Мы проанализировали разные неправильно написанные письма. Очень много ситуации когда, прочитав письмо мы всё равно не понимаем что нам делать и что от нас хотят. Правила и структуры письма и поможет нам избежать недопонимании. Сначала мы должны понимать с какой целью пишем письмо, то есть у нас должна быть конкретная цель. Потом использовать эффективную структуру для написании письма + следовать ею и обязательно указать в порядке требуемые действия и их дедлайны. Например, один из таких структур «Пирамида Минто», является многоуровневой, где в первом уровне у нас есть наша главная цель обращения, то есть основная мысль/вопрос, по которому мы обращаемся к другому человеку. На втором мы разделяем нашу идею на несколько составляющих частей. На третьем уровне мы делим информацию указанное на втором и подробно рассказываем, что на этот счет мы требуем, на четвертом третьего уровня и так продолжаем пока мы не достигнем чётко сформированной идеи и все, что было необходимо донести.
Иметь не более чем 4уровня является самым оптимальным вариантом, так как люди не смогут очень долгое время сконцентрироваться на одном предмете и быстрее потеряют интерес и бдительность.

Нам необходимо знать, что каждый уровень должны иметь логическую последовательность и выбрать одну из 4 типов:
*Дедуктивная - мы рассуждаем делая большую посылку – малую посылку и в конце делаем вывод
*Хронологическая- сортируем наши идеи в хронологическом порядке
*структурная- перечисляем факторы из одной структуры
*Классификационно-сравнительная – мы выстраиваем наши мысли по важности и значимости. Например «Первый по значимости предмет это привлечь новых клиентов»

Ещё одна главная фишка Пирамиды то, что мы можем использовать её в обратной последовательности. Например, если нам трудно выделить основную мысль мы можем использовать эту структуру «вершиной вниз», то есть, начиная рассказывать детально о нюансах и постепенно формируя, то, что нам надо донести.

Отчёт - это вид документа, в которой предоставляется информация и + просит получателя сделать с ним что-то. Главная цель отчёта показать, как вы справились с какой-то задачей или работой. Каждый сделанный отчёт должен иметь последующие решения и вывод, если этого нет, то наш отчёт написан не хорошо или в проделанной работе не было необходимости. Правила хорошо написанного отчёта:

1. Сначала в каждом отчете должно быть указано: название, автор и дата
2. Цель отчёта, выводы, которые мы сделали и их обоснование
3. Выводы (как достигли или продвинулись к цели)
4. Следовать по схеме «факты-анализ-выводы» в написании обосновании
5. 1 страница-чтобы не пугал глаз объёмом.
6. Легко читаемый текст

2. Как это повлияет на вашу дальнейшую жизнь?

  Развивать и улучшать свою внимательность, что поможет мне в любой сфере, особенно в строении общения с остальными людьми. Теперь я знаю, что деловая переписка играет очень важную роль в моей профессиональной жизни. Поняла что деловая переписка это не только количество красивых и культурных слов в письме, а в добавок к этому четкая мысль и требования от моей стороны к получателю. Где я должна ясно и коротко и тщательно объяснить по пунктам, что я от него я хочу получить. Для меня мой образ перед остальными людьми очень важен, поэтому я и буду использовать структуру Пирамида Минто при необходимости написании любого письма делового или же обычного или даже документа, чтобы не потерять свою репутацию.
  Как человек, у которого совсем нет опыта в написании отчёта, примеры Хорошего и Классического отчета дали почувствовать хотя бы запах структуры, которую я должна следовать и уловила идею, которая от меня требуется. Пункты как легко читаемый текст и 1 страница помогли мне уменьшить свой страх перед написанием отчёта. Теперь я понимаю, что сделанный мною отчёт ведёт к принятию какого-то решения от получателя. А для этого грамотное составление отчёта очень важен. Необходимо чтобы наш отчёт был конкретным и однозначным и в ней же мы можем включить рекомендации от своего лица что будет полезной в обе стороны для достижения финального успеха.
   А главное что мне даёт эти правила и структуры делового письма это избежать недопонимании и навык уметь донести свои мысли как по полочкам конкретно и чётко, и уметь действовать по указаниям.

· Ответьте на экзаменационные вопросы:

1. Какие правила деловой переписки нужно соблюдать?

Главное это иметь цель, почему мы пишем это письмо, и в первую очередь в письме указывать суть нашего обращения. Потом следуя выбранному структуре тщательнее донести наши мысли. Например, 1- определить основную мысль, 2- разделить их на части, 3/4 - более подробно разложить и объяснить идею указанную выше. И важно чтобы эти уровни были в логической последовательности как дедуктивная, хронологическая, структурная или классификационно-сравнительная, и следовать по их правилам написания.

2. Какие атрибуты необходимы для любого отчёта?

Неотъемлемое свойство любого отчёта заключается в том, чтобы иметь чёткую цель, почему мы пишем отчёт. Мы должны давать получателю какую-то информацию, а получатель в свою очередь должен принять необходимое решение и действие. В отчёте должны быть:
* название, автор, дата
* цель, выводы, обоснование.
* выводы в контексте «как мы продвинулись к цели».
* «факты-анализ-выводы».
* сам отчёт должна включать только 1страницу и в добавок легко читаемым что сделает его легким для восприятия.

· Составьте отчёт по своему обучению на курсе Soft Skills за весь прошедший период (6 недель).