Эффективной организации и проведению мероприятия

Автор: Никита Тахиров (www.vk.com/nikita.tahirov)

 

Организация мероприятия - непростая задача. Хорошему организатору при подготовке важно учесть множество деталей. Вспомните, как мысли «Почему я это не сделал?!» приходили тогда, когда исправлять что-либо было уже слишком поздно. Как говорил Бенджамин Франклин: "Провалив подготовку, вы подготовитесь к провалу"

 

Лучше потратить время на тщательную подготовку и сэкономить на воплощении в жизнь, чем сэкономить на подготовки и разгребать затем проблемы, которые неизбежно будут возникать по ходу проведения. При этом, для слаженной работы команды важно, чтобы каждый организатор не только отвечал за работу своего направления, но и знал содержание работы остальных направлений.

 

Чтобы избежать ошибок и сократить ненужные усилия предлагаем воспользоваться следующим алгоритмом.

 

Исследуйте целевую аудиторию

 

На мероприятие никто не придёт, если оно не удовлетворяет интересам людей нужных вам. Перед началом организации важно понимать, для кого именно оно проводится. Ответьте на вопросы о целевой аудитории:

 

1) Пол?

2) Возраст?

3) Социальная группа?

4) Экономический класс?

5) Актуальные потребности?

6) Возможные интересы?

 

Инвентаризируйте возможности

 

Кашу из топора можно сварить только в сказке. Если у вас нет ресурсов - вам нечем будет организовывать мероприятие. Ответьте на вопросы о ресурсах, которые есть в наличии:

 

1) Люди?

а. партнёры

б. эксперты

в. организаторы

г. волонтёры

2) Деньги?

3) Помещения?

4) Транспорт?

5) Оборудование (электронная техника, баннеры и т.п.)?

6) Расходные материалы (еда, раздаточная продукция и т.п.)?

Поставьте цель

 

Невозможно прийти туда, не зная куда. Перед тем, как начать что-то делать, следует ясно видеть конечный результат. На основании сопоставления потребностей и интересов целевой аудитории с вашими возможностями пропишите цель.

 

Цель мероприятия прописывается по технологии SMART:

 

Specific (Конкретность) - что именно вы хотите провести?

Неправильно: интересное мероприятие и т.п.

Правильно: интеллектуальная игра / мастер-класс / семинар и т.п.

Measurable (Измеримость) - какие показатели успеха вашего дела?

Неправильно: много упражнений / "от сюда и до обеда" и т.п.

Правильно: 5 танцев / 7 этапов игры / 15 тезисов и т.п.

Attainable (Достижимость) - за счёт чего вы планирует достигнуть пункты S и M?

Неправильно: все работают на всем / решаем проблемы по мере поступления и т.п.

Правильно: Пётр отвечает за работу с партнёрами, Иван за административно-хозяйственную часть, а Анна работает с волонтёрами и т.п.

Relevant (Уместность) - насколько актуально ваше мероприятие для целевой аудитории?

Неправильно: кому-нибудь да понравится / нам кажется, что это интересно и т.п.

Правильно: по результатам предварительных исследований наше мероприятие удовлетворяет потребности студентов старших курсов и рабочей молодёжи и т.п.

Time-bound (Ограниченность во времени) - сколько по времени занимает каждый этап организации мероприятия?

Неправильно: работаем как можно быстрее / чтобы к дню-Х всё было готово и т.п.

Правильно: мероприятие состоится 15 марта, генеральная репетиция - 13 марта, этап C реализуется с 1 по 11 марта, этап B - с 21 по 28 февраля, A - с 10 по 20 февраля, 8 февраля - первое собрание организаторов и т.п.

 

В несколько упрощённом виде правильно сформулированная цель выглядит примерно так: Провести 5 мая интеллектуальную игру «Сыны Победы» (5 раундов, общая продолжительность 1.5 часа) для учеников старших классов (40 школьников) на базе городской библиотеки силами студентов педагогического университета и администрации школы для интересного и полезного времяпрепровождения учеников и усвоения ими тематического материала по теме Великой Отечественной Войны.

 

Проведите анализ проекта

 

Часто, авторы проектов и организаторы очарованы своим деянием. В результате, это приводит к допущению грубых организационных ошибок и низкой эффективности мероприятия. Чтобы этого избежать подобной ситуации, важно критически относиться к проекту мероприятия и увидеть возможные риски и ошибки уже на этапе подготовки.

 

Для этого проведите мозговой штурм на тему " Возможные сценарии провала мероприятия ". Составьте список ВСЕХ возможных неблагоприятных вариантов развития событий (не будет денег / ведущий не придёт / будет мало людей и т.п.).

 

После того, как список составлен, необходимо напротив каждого пункта прописать предупредительные меры (чтобы ведущий пришёл - заранее согласовать, возможно разбудить утром; чтобы было много людей - наладить информирование, возможно ввести предварительную регистрацию и т.п.)

 

Также, если хотите использовать продвинутые организационные инструменты, воспользуйтесь SWOT-анализом. Подробнее о нём можно узнать в интернете.