Глава 3. Разработка проекта рабочего места руководителя

1)Характеристика профессии руководителя. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.

2) Руководитель как было отмечено выше - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:

1. Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

2. Работа руководителя в основном умственная;

3. Нелимитированность работы руководителя;

4. Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

5. Труд руководителей не подается количественному учету;

6. Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

7. Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

8. Работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.

Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязанно друг с другом.

Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

1. Запланированные заседания, встречи» 60 - 65%;

2. Разговоры по телефону» 3 - 6%;

3. Работа с документами» 17 - 22%;

4. Поездки, осмотры» 3 - 7%;

5. Незапланированные встречи» 7%;

6. Отдых» 2%;

7. Потери времени» 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

3) Оснащение рабочего места

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того какой это будет кабинет зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

2.1. Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длину корпуса, длину рук и другое;

2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

3.4. Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице № 1.(см ниже)

4) На рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места руководителя. Отметим некоторые особенности.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы с боем, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе.

5)Формы, приёмы и методы труда. Должностная инструкция руководителя ООО «Бетон Стройдеталь» см в приложении 2.

6) Организация обслуживания рабочего места. Рабочее место руководителя является одним из главных на всём предприятии. Обслуживание данного рабочего места осуществляется закреплённым за ним персоналом. Сам руководитель прямо не участвует в обслуживании своего рабочего места.

7) В первую очередь, как и на любом другом рабочем месте, должны быть соблюдены все условия для нормальной и безопасной работы. Работа должна быть разнообразной и должны чередоваться позы в работе.

Руководитель это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него и некоторые ограничения. В целом факторы оказывающие влияние на работу руководителя следующие:

1. Психологические - нематериальные факторы помогающие руководителю работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести:

1.1. Эстетика рабочего места;

1.2. Удовлетворенность работой;

1.3. Социальный статус;

1.4. Другие.

2. Физиологические - факторы связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

2.1. Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятие решений. Руководителю необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

2.2. Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся:

2.2.1. Температура окружающего воздуха;

2.2.2. Окружающий звук;

2.2.3. Освещенность рабочего места;

2.2.4. другие.

3. Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькими подчиненными руководитель будет непосредственно взаимодействовать.

4. Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна с психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению производительности в том же объеме.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность руководителя, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу руководителя. Это бесспорно усложняет процесс эффективной организации труда руководителя.

 

8) Нормы труда для руководителя приведены в таблице 1.

 

 

Таблица 1 - Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда руководителя

Показатели	Значение показателей
Микроклимат (СН 245 - 71)
1. Температура (оС)
1.1. Теплый период года	22 - 25
1.2. Холодный период года	20 - 22
2. Относительная влажность воздуха (%)	60 - 90
3. Скорость движения воздуха (м/с)	до 0,3
Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)
Общий	300 люкс
Всеми источниками света	750 люкс
Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)
Нижний	60 дБ
Верхний	75 дБ

 

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее строго не лимитированна, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9⁰⁰ продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13⁰⁰ до 14⁰⁰ и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

9) Оплата труда руководителя является индивидуальной для каждого отдельного руководителя. Однако, специалисты рекомендуют именно повременную заработную плату с премиальными за эффективное управление и организацию работы всего коллектива.

10) Приведем перечень требований к руководителю:

Таблица 2 - Перечень требований к руководителю

№ n/п	Требования	Степень важности 1 — очень важно 2 — важно 3 — желательно			Примечание
		1	2	3
Профессиональные качества кандидата (нужное подчеркнуть и пояснить)
1	Специальность
	Высшее профессиональное образование по специализации «Менеджмент организации»			+
2	Высшее профессиональное образование — по направлению высшего профессионального образования «Экономика» или по одной из специальностей:	+
	теоретическая экономика:
	финансы и кредит;		+
	мировая экономика;			+
	национальная экономика;
	экономика и управление на предприятии.		+
3	Наличие ученой степени			+
4	Дополнительное высшее образование			+
5	Специальная подготовка (главные направления):
	управление персоналом;		+
	развитие предпринимательства;			+
	финансы и кредит;			+
	управление социально-экономическими процессами.			+
6	Владение иностранными языками	+
Опыт работы кандидата по специальности
7	Профессиональный опыт по направлению высшего профессионального образования «Экономика» не менее трех лет.	+
8	Общий стаж работы не менее двух лет на подобных должностях.			+
Личностные качества кандидата (нужное подчеркнуть и пояснить)
9	Устная речь (способность ясно выражать свои мысли при контактах с сотрудниками).		+
10	Работа с документами:
	умение самостоятельно дать письменное заключение;	+
	умение составить методические рекомендации;	+
	знание основ делопроизводства.	+
11	Общение с посетителями.		+
12	Умение вести переговоры (умение определить трудность или значение переговоров).		+
13	Умение принимать самостоятельное решение (подход к решению сложных задач).		+
14	Организаторские способности, в частности при организации трудовой деятельности на рабочем месте.			+

 

11) Документация на рабочем месте. Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

1. Регистрация поступающей корреспонденции.

2. Сортировка в зависимости от предназначения.

3. Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию.

Хранить документы в кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

Заключение

 

В данной курсовой работе рассмотрена актуальная тема - “организация труда руководителя”. Целью данной курсовой работы было рассмотреть труд руководителя, а также разработать возможный план организации рабочего места.

В первой главе были кратко рассмотрены условия труда на рабочем месте, оснащение и планировка рабочего места.

Во второй главе были непосредственно рассмотрены основные характеристики предприятия, в которую входят: общая характеристика предприятия, экономическая характеристика предприятия, характеристика управления персоналом в организации ООО «Бетон Стройдеталь», а также был проведён анализ рабочего места руководителя, были выделены достоиства и недостатки в работе. Третий этап посвящён разработке проекта рабочего места на основании нормативов и стандартов по данной должности, предложен проект пространственной организации рабочего места.

Существует три основных метода анализа работы, которые по отдельности или в комбинации могут быть применены к процессам сбора информации. К ним относятся: наблюдение, собеседование, вопросники.

Описание работы — это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы — это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.

К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы. Описания работы могут и должны использоваться в интересах всей организации и самого работника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.

Описание работы должно отражать работу настолько хорошо, чтобы обязанности были ясны независимо от других описаний работы.

Проведя данное исследование, можно сказать о том, что рабочее место руководителя имеет определенные, достаточно серьезные недостатки, которые требуют устранения или хотя бы корректировки.

Главное, чтобы у руководителя было желание улучшить свой труд, а для этого необходимы определённые условия, связанные со спецификой данной должности. Руководитель – один из главных, от кого зависит успех предприятия. Поэтому и рабочее место должно создавать отличные условия для эффективной работы руководителя, а следовательно, и всего коллектива.

Здесь важна каждая мелочь: ручка ли это либо персональный компьютер, цвет стен или расположение стола и т.п.

Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: рабочее место руководителя должно быть четко разработано, досканально продумано и эффективно организовано с точки зрения удобства для руководителя, но в соответствии с установленными стандартами и нормами.