Современный состав Архивного фонда РФ и его классификация

 

Что понимают под Архивным фондом Российской Федерации? Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нам нужно остановиться на понятиях "архивный документ", "архивный фонд" и "архив".

Вспомним, что под документом подразумевают результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях. Таким образом, архивный документ, это ценный материальный носитель информации. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность. Если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли - он хранится в историческом архиве. Если же только для человека - не важно, закрепляет ли он его право на садовый участок или это просто дорогая сердцу записка - он хранится в личном, семейном архиве.

Архивный документ - это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника, в том числе как объект движимого имущества".

Комплекс архивных документов образует архив. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Таким образом, у термина "архив" сразу три значения.

Архив-учреждение - это, как правило, архив государственный. Государственный архив - это архив, созданный Правительством РФ, органом государственной власти субъекта РФ для постоянного (вечного) хранения архивных документов. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов с целью их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Под архивом-структурным подразделением, как правило, понимают ведомственный архив. Ведомственные архивы - учреждения или структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив.

Архив как совокупность документов - это личный архив (то есть родовой, семейный или архив лица, частная коллекция и собрание документов - словом, все, что хранится гражданами, а не государственными или негосударственными структурами). С другой стороны, архивом можно назвать и комплекс документов фирмы, банка, общественной организации или движения, который отложился в этой организации, даже если в ней не создано специальное структурное подразделение для хранения документов.

Таким образом, архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километры стеллажей, но и можно назвать личным архивом скромную кучку дел в вашем письменном столе.

Все архивные документы страны - попытайтесь представить себе на мгновение этот бумажный океан - образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) Архивный фонд Российской Федерации состоит из архивных документов, относящихся к государственной собственности (ст.7), муниципальной собственности (ст.8), частной собственности (ст. 9).

При этом государственная собственность складывается из архивных документов, относящихся к федеральной собственности, и к собственности субъектов Российской Федерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ.

Организация документов на уровне архивного фонда РФ лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. Одни архивы складывались в течение столетий, другие был и созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми фирмами, новыми учреждениями.

Современными признаками организации документов Архивного фонда РФ являются:

1. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности:

• архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.

2.  Организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

• кинофотодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

3. Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения:

·архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

·архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

·архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых депозитарных фондах;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Первый признак лежит в основе разделения документов Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную часть.

Для определения научной системы хранения документов проводится их классификация.

Классификация документов – группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов и отличающих каждый класс от другого. Для выполнения работы по классификации документов необходимо установить классификационные единицы, т. е. отдельные документы или их группы, которые при классификации объединяются по общим признакам или разделяются в силу различия признаков.

Основной классификационной единицей документов в пределах Архивного фонда РФ является архивный фонд.

Архивный фонд - учетная и классификационная единица АФ РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности.

Архивный фонд организации – это фонд, состоящий их принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия.

Архивный фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода.

Объединенный архивный фонд – фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей.

Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

В основе первых двух комплексов лежит признак происхождения (эти фонды сложились в процессе деятельности организации или лица), а основой третьего и четвертого комплексов является признак логической связи, т. е. они собраны искусственно. Объединенный архивный фонд создается в государственном или ведомственном архивах, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например, в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фонды школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города.

Объединение документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, города и т. д.), принадлежности к одной отрасли народного хозяйства.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, нотных рукописей и т. д.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или из дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей.

В учреждениях мы имеем дело с документальным фондом – совокупностью документов, образовавшихся в деятельности организации. Документальный фонд непрерывно изменяется количественно и качественно, меняется местонахождение его частей. В деятельности учреждения ежедневно появляются новые документы (создаются в учреждении и приходят извне), следовательно, документальный фонд растет. Ежегодно документы постоянного срока хранения и временного свыше десяти лет (а в ряде учреждений – свыше пяти лет) после соответствующего оформления передаются в архив учреждения. Объем документального фонда при этом не изменяется. Ежегодно документы, сроки хранения которых истекли, выделяются для уничтожения. Документы вывозятся из учреждения и уничтожаются, документальный фонд уменьшается. Далее – ежегодно (или в установленные сроки) из архива учреждения передаются дела по утвержденной ранее описи в государственный архив и присоединяются к уже имеющемуся в нем архивному фонду этого учреждения. Документальный фонд при этом количественно не изменяется, только часть его переходит из архива учреждения в государственный архив.

Таким образом, архивный фонд учреждения (организации) является наиболее ценной частью его документального фонда, содержащей документы (имеющие научное, экономическое, культурное, политическое или иное значение) и поступившей на хранение в государственный архив. Архивный фонд тоже меняется в объеме за счет поступлений из учреждения, пока оно функционирует. после ликвидации учреждения и приема последней части ценных документов архивный фонд перестает расти (но объем его может меняться в результате проведения экспертизы ценности или переработки).

Фондообразователь – организация или лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и архиве часть употребляется термин "дело"). Единица хранения – наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение.

Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Данное понятие относится к текстовым документам, создаваемым в сфере управления. В процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий создаются не только дела, но и графические документы, фото - и фонодокументы, кино - и микрофильмы, альбомы, различного рода картотеки и т. п. Для них употребляется термин "единица хранения".

Научная классификация документов АФ РФ имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов. В настоящее время классификация документов АФ России осуществляется: в пределах АФ РФ в целом, в пределах государственного архива; в пределах архивного фонда. Установлены признаки классификации документов государственного архивного фонда. Это принадлежность документов: к историческим эпохам; к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское и местное значение; к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; к составу документации данного фондообразователя; а также способ и техника закрепления информации.

Важным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к общероссийским, республиканским и местным комплексам. Наиболее сложно осуществимым в практике является классификационный признак – принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам. В связи с довольно частыми административно-территориальными изменениями в годы советской власти место хранения некоторых фондов меняется, фонд попадает из одного госархива в другой.

Значение документов фонда определяется Росархивом. В зависимости от этого определяется их место хранения.

Отраслевой признак применяется при определении профиля некоторых общесоюзных и республиканских архивов. По признаку способа и техники воспроизведения документов был организован ряд специализированных архивов: Центральный государственный архив кинофотодокументов.

Таким образом, классификационные признаки легли в основу построения сети государственных архивов. Следует отметить, что главным, не изменяющимся ни при каких обстоятельствах признаком классификации является фондовая принадлежность документов. Остальные же признаки могут применяться в сочетании.

Классификация каждого документа начинается с момента его создания в процессе делопроизводства (на нем проставляется классификационный индекс). Если документ поступает в другое учреждение, он получает новый классификационный индекс, подшивается в соответствующее дело и в совокупности с другими документами составляет единицу хранения. В процессе подготовки материалов к хранению единица хранения классифицируется по определенным признакам (хронологическому, структурному или отраслевому), и эта классификация закрепляется шифром единицы хранения при внесении ее в опись. Совокупность единиц хранения, включенных в опись, составляет часть документального фонда, которая в соответствии с основными признаками классификации подлежит передаче в определенный государственный архив.

В соответствии с классификацией документов создана и закреплена Правительством России сеть государственных архивов и центров хранения документации (космическая документация).