Прием, первичная обработка и регистрация письменных обращений граждан

2.1. Основанием для рассмотрения письменного обращения является личное обращение гражданина в Администрацию, поступление обращения гражданина по почте, по факсу, в форме электронного документа, по почте с сопроводительным документом из федеральных органов или иных вышестоящих органов для рассмотрения по поручению, иным способом.

2.2. Обращения, присланные по почте, по факсу, в форме электронного документа и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Администрацию.

3. Специалисты, ответственные за приём документов:

а) проверяют правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

б) проводят сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

в) вскрывают конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывают конверт;

г) подкалывают к тексту письма поступившие документы (ксерокопии паспортов, военных билетов, трудовых книжек, пенсионных удостоверений, фотографии и другие необходимые приложения к письму);

д) возвращают на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

е) составляют акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма.

Один экземпляр акта хранится в Администрации, второй приобщается к поступившему обращению.

2.3. Специалисты, ответственные за приём документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должны, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю.

  2.4. От письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

2.5. По просьбе заявителя на копиях или вторых экземплярах принятых обращений может быть проставлен штамп.

2.6. Обращения граждан, поступившие по факсу, принимаются и регистрируются в Администрации по правилам, действующим для письменных обращений граждан.

   2.7. Обращения, поступившие в форме электронного документа, распечатываются и регистрируются в Администрации по правилам, действующим для письменных обращений граждан.

 2.8. Если документ поступил по МСЭД, то в сопроводительной карточке указывается, откуда он поступил (из Правительства Московской области и т.д.), автоматически присваивается дата и номер сопроводительного письма к обращению.

2.9. Обращения с пометкой «лично», поступившие на имя главы сельского поселения Ганусовское, руководителей органов Администрации, передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой «лично», не является письмом личного характера, получатель должен в трёхдневный срок передать его для регистрации соответствующему специалисту.

 2.10. Специалисты, ответственные за регистрацию письменных обращений, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляют штамп «Администрация сельского поселения Ганусовское» с указанием присвоенного письму входящего номера и даты регистрации письма в Администрации.

  В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.11. Обращения на иностранных языках и обращения, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, после регистрации направляются для перевода.

2.12. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в информационной системе или в МСЭД и подготовка обращения к передаче на рассмотрение.