Дата и номер протокола, место проведения

Основная часть протокола

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Под вопросом через 1 интервал указывается докладчик (его должность, инициалы имени, отчества и фамилия).

Затем указывается принятое по рассматриваемому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

    Если в учреждении протоколы оформляются рукописно в книге протоколов, то они должны иметь все вышеназванные реквизиты.

 

 

    3.4. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

3.4.1. Служебные письма в образовательных организациях готовятся:

- как ответы на поручения, запросы органов исполнительно-распорядительной власти района, муниципального органа управления образованием;

- как ответы на запросы предприятий, организаций, частных лиц;

- как инициативные письма.

3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами (приложение № 8).

3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма подписываются директором (заведующим) образовательной организации.

       Письмо - подтверждение составляется для сообщения, что документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения документов или телефонного разговора.

    Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний и адресуется учреждению или отдельному лицу, например:

    В порядке оказания технической помощи просим …….. Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ……..

 

Директор школы                                подпись                   расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер                   подпись                   расшифровка подписи

 

    Письмо – напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения, например:

 

    Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны предоставить отчет не позднее 05.05.2003.

 

Директор школы                                подпись                   расшифровка подписи

 

    Извещение – документ, в котором о чем-либо извещается или что-нибудь утверждается. Текст извещения, являющегося ответом на запрос, начинается со слов: «Уважаемый …..сообщаем Вам», «Доводим до Вашего сведения ……», «Ставим Вас в известность». Например:

 

 

    Сообщаем, что запрошенные Вами копии документов будут высланы до 20.07.2003.

 

Директор школы                                подпись                   расшифровка подписи

 

Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) с предложением принять в нем участие, начинается с обращения, если оно адресовано конкретному лицу или с просьбой о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации). Например:

 

    Просим заинтересованных лиц организации принять участие в заседании комиссии.

 

Директор школы                                подпись                   расшифровка подписи.

        

    Информационное письмо - разновидность извещения. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого учреждения или заинтересованного лица в свершении факта. Текст информационного письма начинается со слов «Сообщаем …….».

Инициативное письмо может излагать текст или часть текста документа вышестоящего органа или иметь, в качестве приложения к нему, полный текст документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем.

 

    3.5. ТЕЛЕФОНОГРАММА

    Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на заседания, совещания, встречи).

    Основными реквизитами телефонограммы являются: название вида документа; наименование образовательной организации; дата; номер; инициалы и фамилия адресата; текст; должность, инициалы и фамилии подписавшего телефонограмму; должности, инициалы и фамилии, передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов, по которым передается и принимается информация; время приема и передачи телефонограммы (приложение № 9).

    Телефонограмма составляются в одном экземпляре и подписывается директором или ответственным исполнителем, после передачи остается в деле у секретаря.

    Если телефонограмма передается нескольким адресатам, т к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

    Датой телефонограммы является дата ее передачи. Оформление и передачу телефонограммы осуществляет секретарь.

 

 

АКТ

 

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом по результатам проверки, ревизии, приема-передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

Акты оформляются на бланке образовательной организации.  В заголовке акта следует указывать название или краткое содержание актируемого факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части акта указывается распорядительный документ на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии.

В основной части акта излагаются установленные факты, сущность, характер проведенной работы, а также выводы, предложения и заключения.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта, например:

        

    Составлен в 2-х экземплярах:

    1-й экземпляр – бухгалтерия комитета образования;

    2-й экземпляр – в дело (указывается номер дела по номенклатуре).

 

       3.7. ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА

    Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю образовательной организации или вышестоящему учреждению, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение № 10).

    Докладные (служебные) записки могут быть внутренними и внешними. Внутренняя докладная (служебная) записка, адресуемая директору образовательной организации, оформляется на листе формата А4, должна иметь подпись составителя, дату и заголовок к тексту. Если докладная (служебная) записка исходит от имени учреждения, то она печатается на бланке учреждения, подписывается директором образовательной организации, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

    Текст докладной (служебной) записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и приводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения.

 

ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В УЧРЕЖДЕНИЕ

    4.1. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

    Прием и специальная обработка документов осуществляется централизованно секретарем образовательной организации или лицом, ответственным за делопроизводство учреждения. При этом проверяется правильность доставки, целостность конвертов, упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение связи или пересылается по назначению.

    Если при вскрытии конверта будет обнаружено его повреждение, отсутствие документов или приложений к ним, несоответствие номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов, то об этом составляется акт в двух экземплярах, из них один экземпляр направляется отправителю, а второй хранится в учреждении.

    Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дата, проставленная на документе, резко расходится с датой в штемпеле на конверте (касается особо важных документов).

    Вся поступившая корреспонденция сортируется на регистрируемую и не подлежащую регистрации согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение № 11).

    На поступивших и подлежащих регистрации документах в нижнем правом углу первого листа проставляется регистрационный номер (по журналу входящей корреспонденции) и дата поступления. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется в журнале регистрации входящей корреспонденции

(приложение № 12).

    Документы должны передаваться директору образовательной организации (или лицу его замещающему) в день их поступления.

    При заполнении журнала должен соблюдаться следующий порядок заполнения граф:

- в графе «Дата поступления и индекс документа» проставляется дата получения и индекс, присвоенный документу, состоящий из порядкового номера и номера по номенклатуре дел учреждения;

- в графе «Корреспондент, дата и индекс поступившего документа» указывается наименование образовательной организации, откуда поступил документ, дата документа (число, месяц, год) и номер, присвоенный ему учреждением-автором;

    - в графе «Краткое содержание» указывается вид, заголовок документа, а при его отсутствии излагается краткое содержание документа;

    - в графу «Резолюция» переносится резолюция с документа;

    - в графе «Отметка об исполнении» отражается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа, результаты исполнения.

    Вся исходящая документация регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение № 13);

 

    - в графе «Дата и индекс документа» проставляется индекс, присвоенный документу, состоящий из номера по номенклатуре дел и порядкового номера, например № 01-10/17, и дата документа;

    - в графе «Корреспондент» указывается наименование образовательной организации, куда направлен документ;

    - в графе «Краткое содержание» указывается вид, заголовок документа, а при его отсутствии излагается краткое содержание;

    - в графе «Отметка об исполнении документа» указывается фамилия исполнителя.

    Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.

 

       4.2. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

    Целью контроля исполнения документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

    Исполнение документов по поручению директора образовательной организации и его заместителей осуществляют работники учреждения. Контроль исполнения документов осуществляет секретарь образовательной организации или лицо, ответственное за делопроизводство.

    Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих организаций и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

    Сроки исполнения документов определяются директором образовательной организации, исходя из срока, установленного организацией направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

    Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

    - с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

    - без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

    Документы, взятые на контроль директором образовательной организации, отмечаются знаком «К». Знак контроля «К» проставляется на левом верхнем поле слева от заголовка к тексту документа.

Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в письменном виде, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения. Изменение документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационный журнал в графу «Отметка об исполнении». Срок исполнения документов вышестоящих органов, требующих ответа, может быть продлен только с согласия этих органов.

 

Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения. На документе проставляется отметка об исполнении и подпись лица, подтверждающего исполнение.

Результаты исполнения контролируемых документов обобщаются 1 раз в месяц и докладываются директору образовательной организации.

 

 

    4.3. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

 

    Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется отдельно от общего делопроизводства.

    Все поступившие заявления граждан и запросы учреждений регистрируются в журнале регистрации запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера (приложение № 14).

    Заявления граждан и запросы учреждений исполняются в течение 30 дней со дня поступления.

    В тех случаях, когда для ответа необходимы сведения из других организаций, сроки исполнения могут быть продлены директором учреждения, но не более чем на 1 месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление.

    На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть отметка об исполнении.

    Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел учреждения.

    Устные обращения рассматриваются в те же сроки, что установлены для письменных обращений, дается письменный ответ.