Виды документов по содержанию и назначению

Организационно-распорядительные	Информационно-справочные	Частные деловые бумаги
Закон	Справка	Автобиография
Постановление	Отчет	Личная доверенность
Приказ	Протокол	Характеристика
Устав	Служебная записка	Расписка
и др.	и др.	и др.

Частные деловые бумаги связаны с деятельностью частного лица. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае может быть следующим:

· организация → частное лицо (справка, характеристика и др.);

· частное лицо → организация (доверенность, заявление в нотариальную контору, автобиография и др.).

Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы связаны с деятельностью организации. Такие документы могут быть внутренними и внешними.

Таблица 6.

Виды документов по фактору адресации

Внутренние	Внешние
Приказ, указание, распоряжение, постановление	Деловое письмо-запрос или просьба
Служебное заявление (заявление-просьба, заявление-жалоба, заявление-объяснение, заявление-констатация)	Деловое письмо-ответ
Служебная записка (докладная записка, аналитическая записка, информационно- статистическая записка)	Деловое письмо сопроводительное
Договор	Рекламация (претензия)
Протокол	и др.
и др.

Внутренние документы используются для передачи информации внутри одной организации, при этом адресант и адресат состоят в отношениях делового соподчинения. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае следующее:

· должностное лицо → должностное лицо.

Внутреннюю документацию принято называть служебной.

Внешние документы используются для передачи информации на расстоянии, служат средством общения между учреждениями, официальными лицами. Внешней документацией принято считать официальные письма(деловые письма).

Адресант и адресатделовых писемне состоят в отношениях делового соподчинения. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае следующее:

· организация → организация.

Именно деловые письма чаще всего называют деловой корреспонденцией, а сам процесс письменного делового общения между различными учреждениями – деловой перепиской. Хотя существует и более широкая трактовка: под деловой корреспонденцией и деловой перепиской подразумевают передачу и прием любой деловой информации (и внешней, и внутренней) в письменной форме. В данном курсе мы будем использовать узкое понимание терминов «деловая корреспонденция» и «деловая переписка».

Таблица 7.

Разновидности деловых писем по содержанию

Инициативное	Ответное
Письмо-запрос (или просьба) Письмо-предложение Письмо-приглашение Письмо-рекламация (претензия) Письмо-рекомендация Гарантийное письмо Сопроводительное письмо и др.	Ответ на запрос (или просьбу) Письмо-извещение Письмо-подтверждение Письмо-отказ и др.

 

Правила оформления внутренней документации вы будете изучать в рамках курса «Документационное обеспечение». В настоящем учебном пособии мы рассмотрим правила составления текста внешних документов (деловых писем).

Вопрос 3. Текстовые нормы письменной деловой речи.

 

Приступая к созданию любого документа, необходимо понять, о чем вы собираетесь писать. Если вам необходимо просить какую-либо организацию, в которой вы не работаете, об оказании услуги, это будет деловое письмо-просьба; если информировать руководство своей организации о чем-либо – это будет служебная записка и т.д. Итак, первый этап для составляющего документ в сфере делового общения – уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

Выбрав соответствующий ситуации жанр документа, мы определяем и единственно возможную в данном случае форму (схему) документа.

Что такое форма документа?

 

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания. Их называют реквизитами.

 

Реквизиты во внешних и внутренних документах разные. Основными реквизитами деловых писем являются следующие (см. таблицу 8).

Таблица 8.

Реквизиты деловых писем

Перечень реквизитов	Комментарии
Адресант (отправитель)	наименование отправителя документа в форме именительного падежа (кто? что?)
Адресат (получатель)	· наименование учреждения в форме именительного падежа (что?) · указание должности лица в форме дательного падежа (кому?) · фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?)
Дата	записывается арабскими цифрами из шести знаков: число, месяц, год (например: 05.07.09)
Тема письма (указывается не всегда)	пишется с прописной буквы без точки; примеры формулировок темы: О высылке каталога или О возмещении убытков
Подпись	в реквизите «подпись» указываются: · наименование должности сотрудника, написавшего письмо · имя, отчество, фамилия сотрудника в форме именительного падежа (кто?) · подпись

 

Следует помнить, что деловое письмо является единственным видом документа, на котором не пишется его название, т.е. слова «письмо-просьба» или «письмо-ответ» не пишутся.

Приведем схему организации текста делового письма любого содержания.

Схема 9.