Понятие экономической информационной системы. Что является ядром информационных систем?

Сохранение баз данных

 

Сохранение - сохранение текущего состояния объекта базы данных для дальнейшего использования. В Access не нужно сохранять запись, поскольку все изменения сохраняется сразу же после перехода к другой записи. Однако все новые и измененные объекты необходимо сохранять.

 

Способы создания таблицы базы данных

 

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

Если эти ярлыки не видны, необходимо открыть окно Параметры (с помощью команды Сервис, Параметры) затем раскрыть вкладку Вид и установить флажок новые ярлыки объектов.

Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать. Тогда появится диалоговое окно Новая таблица, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы (рис.1).

Рис.1. Диалоговое окно Новая таблица

 

И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект. Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица, то откроется то же диалоговое окно Новая таблица.

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может вам тоже потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры. Поэтому знать его небесполезно.

Ввод и добавление записей

 

Таблица, открытая в режиме таблицы, похожа на лист Excel, так что можно вводить или вставлять данные в одно или несколько полей - как в ячейки листа.

Ввод данных в таблицу:

В области переходов дважды щелкните нужную таблицу.

По умолчанию приложение Access открывает таблицу в режиме таблицы - в виде сетки, похожей на лист Excel.

Щелкните первое поле, которое требуется заполнить, или иным образом установите фокус на это поле, и введите данные.

Для перемещения на следующее поле в той же строке нажмите клавишу TAB, клавиши ВЛЕВО или ВПРАВО или щелкните ячейку следующего поля.

Если была нажата клавиша TAB, приложение Access по умолчанию использует региональные параметры Windows, чтобы определить, в каком направлении перемещать курсор: влево или вправо. Если используется язык с направлением письма слева направо, при нажатии клавиши TAB курсор перемещается вправо. В противном случае при нажатии клавиши TAB курсор перемещается влево.

Чтобы перейти к следующей ячейке в столбце, нажмите клавишу ВВЕРХ или ВНИЗ, или щелкните нужную ячейку.

 

Редактирование диаграмм

 

Чтобы создать сводную диаграмму:

1. Откройте страницу доступа.

2. Если список полей не отображается, щелкните на кнопке Список полей на панели инструментов.

З. Если панель элементов отсутствует на экране, щелкните на кнопке Панель элементов на панели инструментов.

4. На панели элементов щелкните на Диаграмма Office и протащите указатель по странице, чтобы начертить прямоугольник нужного размера.

5. Щелкните на появившемся компоненте, чтобы отобразить диалоговое окно Команды и параметры.

6 Щелкните на варианте Данные из следующего элемента Web-страницы (Data from the following Web page item), а затем щелкните на DataSourceControMSODSC.

7. Щелкните на вкладке Данные, щелкните на стрелке компонент данных, таблица, представление или куб, а затем щелкните на имени таблицы или запроса, которые нужно отобразить с помощью диаграммы.

8. Щелкните на вкладке Тип, щелкните на верхнем левом образце диаграммы Гистограмма, а затем щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно.

9. Перетащите поле из списка полей в ячейку Перетащите сюда поля фильтра.

10. Перетащите поля в ячейки Перетащите сюда поля категорий, Перетащите сюда поля серий и Перетащите сюда поля данных.

11. Щелкните на кнопке Вид, чтобы просмотреть результаты.

12. Сохраните страницу доступа к данным.

Так же, как и сводная таблица, сводная диаграмма является очень гибкой, и ее можно легко трансформировать, добавляя и удаляя поля, перемещая их из одной области в другую. Кроме того, можно изменить тип диаграммы, например, превратить ее из гистограммы в график. В этом случае каждая ломаная линия соответствует серии столбцов на столбчатой диаграмме. Каждая линия выделяется своим цветом и видом точек. Легенда описывает, какому значению поля "Годы" соответствует каждая линия.

 

Рис.12. Диаграмма в виде графика

 

Для того чтобы изменить тип диаграммы, щелкните мышью в любом месте области диаграммы и убедитесь, что эта область выделена. Тогда становится доступна кнопка Тип диаграммы на панели инструментов. Нажмите эту кнопку. В диалоговом окне Свойства раскроется вкладка Тип. На ней представлены все типы диаграмм, которые могут быть построены. Выберите нужный тип из списка, а затем подтип справа и остановитесь на том типе, который вам больше нравится.

 

Рис.13. Изменение типа сводной диаграммы

 

Можно очень легко поменять местами поля рядов и категорий. Для этого достаточно нажать кнопку По строке или по столбцу на панели инструментов. И диаграмма мгновенно трансформируется. Остальные кнопки панели инструментов, такие как Свернуть, Развернуть, Автовычисления, работают так же, как и в сводной таблице.

Можно поворачивать диаграмму по часовой или против часовой стрелки. Для этого, выделив область диаграммы, необходимо открыть вкладку Общие диалогового окна Свойства и использовать четыре кнопки: Отразить справа налево, Отразить сверху вниз, Повернуть на 90° по часовой стрелке и Повернуть на 90° против часовой стрелки.

Рис.14. Трансформация сводной диаграммы

 

Предварительный просмотр печати

 

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра.

Чтобы изменить поля страницы отчета:

В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы.

Эту же команду можно использовать и в режиме Просмотра образца отчета, и после выделения отчета в списке отчетов в окне базы данных.

Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка Печатать только данные позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

 

Рис.15. Диалоговое окно Параметры страницы

 

На вкладке Страница диалогового окна Параметры страницы можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.

Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку Масштаб на панели инструментов Предварительный просмотр. Можно также выбрать в раскрывающемся списке Масштаб той же панели инструментов нужный процент увеличения.

Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать (факс) на панели инструментов Предварительный просмотр. Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра принтера, то выберите команду Файл, Печать. На экране появится стандартное диалоговое окно Печать для принтера, заданного в Windows в качестве принтера по умолчанию.

 

Рис.16. Диалоговое окно Печать

 

С помощью диалогового окна Печать можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства, можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку ОК.

 

Фирма по продаже прохладительных напитков

ID	Код_клиента	Шифр_товара	Номер_служащего	Количество	Дата_заказа
1	ЧП Малютин В.М.	С9	6	1	12.02.2008
2	ЧП Ковригин С.А.	С7	5	20	13.02.2008
3	ООО "Альва"	С2	1	15	14.02.2008
4	ЧП Бабич Д.М.	С1	3	56	12.02.2008
5	ООО "Варта"	С3	2	48	13.02.2008
6	ЧП Ковригин С.А.	С5	5	478	14.02.2008
7	ООО "Варта"	С6	2	45	14.02.2008
8	ЧП Малютин В.М.	С1	6	56	15.02.2008
9	ООО "Альва"	С1	1	47	15.02.2008
10	ЧП Бабич Д.М.	С3	3	12	15.02.2008
11	ЧП Ковригин С.А.	С1	5	45	15.02.2008
12	ЧП Ковригин С.А.	С2	5	13	15.02.2008
13	ЧП Ковригин С.А.	С3	5	50	15.02.2008
14	ЧП Иванов В.А.	С8	4	256	16.02.2008
15	ЧП Бабич Д.М.	С6	3	230	16.02.2008
16	ЧП Бабич Д.М.	С7	3	100	16.02.2008
17	ООО "Альва"	С5	1	200	16.02.2008
18	ЧП Ковригин С.А.	С1	5	150	14.02.2008
19	ЧП Ковригин С.А.	С4	5	200	15.02.2008
20	ЧП Ковригин С.А.	С5	5	100	16.02.2008
21	ЧП Ковригин С.А.	С5	5	50	13.02.2008
22	ЧП Ковригин С.А.	С4	5	600	12.02.2008

 

Номер_клиента	Название_клиента
1	ЧП Малютин В.М.
2	ЧП Ковригин С.А.
3	ООО "Альва"
4	ЧП Бабич Д.М.
5	ООО "Варта"
6	ЧП Иванов В.А.

 

ID_служащего	Фамилия
1	Иванов Петр Иванович
2	Сидоренко Сергей Глебович
3	Бобров Дмитрий Андреевич
4	Козлов Андрей Андреевич
5	Миронов Алексей Алексеевич
6	Белов Сергей Сергеевич

 

Шифр_товара	Описание_товара	Цена_товара
С1	Сок Биола апельсин	3,90 грн.
С2	Сок Биола лимон	3,95 грн.
С3	Сок Биола грейпфрут	4,00 грн.
С4	Сок Биола лимонад	4,10 грн.
С5	Сок Биола киви	3,80 грн.
С6	Сок Биола груша	4,00 грн.
С7	Сок Биола виноград	4,00 грн.
С8	Сок Биола яблоко	4,10 грн.
С9	Сок Биола морковь	4,30 грн.

 

Формы:

 

 

 

 

Запросы:

 

Полный запрос

Название клиента	Дата заказа	Описание товара	Цена товара	Количество	Фамилия	Стоимость партии
ЧП Ковригин С.А.	13.02.2008	Сок Биола виноград	4,00 грн.	20	Миронов Алексей Алексеевич	80,00 грн.
ЧП Ковригин С.А.	14.02.2008	Сок Биола киви	3,80 грн.	478	Миронов Алексей Алексеевич	1 816,40 грн.
ЧП Ковригин С.А.	15.02.2008	Сок Биола апельсин	3,90 грн.	45	Миронов Алексей Алексеевич	175,50 грн.
ЧП Ковригин С.А.	15.02.2008	Сок Биола лимон	3,95 грн.	13	Миронов Алексей Алексеевич	51,35 грн.
ЧП Ковригин С.А.	15.02.2008	Сок Биола грейпфрут	4,00 грн.	50	Миронов Алексей Алексеевич	200,00 грн.
ЧП Ковригин С.А.	14.02.2008	Сок Биола апельсин	3,90 грн.	150	Миронов Алексей Алексеевич	585,00 грн.
ЧП Ковригин С.А.	15.02.2008	Сок Биола лимонад	4,10 грн.	200	Миронов Алексей Алексеевич	820,00 грн.
ЧП Ковригин С.А.	16.02.2008	Сок Биола киви	3,80 грн.	100	Миронов Алексей Алексеевич	380,00 грн.
ЧП Ковригин С.А.	13.02.2008	Сок Биола киви	3,80 грн.	50	Миронов Алексей Алексеевич	190,00 грн.
ЧП Ковригин С.А.	12.02.2008	Сок Биола лимонад	4,10 грн.	600	Миронов Алексей Алексеевич	2 460,00 грн.

 

РГР запрос

Дата_заказа	Описание_товара	Цена_товара	Количество	Номер_клиента
13.02.2008	Сок Биола киви	3,80 грн.	50	2
14.02.2008	Сок Биола апельсин	3,90 грн.	150	2
15.02.2008	Сок Биола лимонад	4,10 грн.	200	2
15.02.2008	Сок Биола апельсин	3,90 грн.	45	2
16.02.2008	Сок Биола киви	3,80 грн.	100	2

 

Понятие экономической информационной системы. Что является ядром информационных систем?

 

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата. Оба компонента системы управления связаны прямой и обратной связями.

С учетом сферы применения выделяются:

технические информационные системы;

экономические информационные системы;

информационные системы в гуманитарных областях и др.

Экономическая информационная система (ЭИС) - система, предназначенную для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей

В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.

В экономике с учетом сферы применения выделяются:

банковские информационные системы;

информационные системы фондового рынка;

страховые информационные системы;

налоговые информационные системы;

информационные системы промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские ИС);

статистические информационные системы и др.

В рамках информационной системы любой организации мы будем иметь дело с документами и документооборотом. Документ - информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то прежде всего нас интересует экономическая информация. Это совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления ими и коллективами людей.

Характеристики экономической информации:

большие объемы, многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.), многообразие источников и потребителей, значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке.

Используя системный подход, можно сказать, что ЭИС, как и всякая другая система, состоит из элементов (или подсистем), находящихся в определенных отношениях друг с другом. Наиболее общим разделением подсистем ЭИС является выделение обеспечивающей и функциональной частей.

Обеспечивающая часть ЭИС состоит из информационного, технического, программного, организационного, правового и других видов обеспечения.

Функциональная часть ЭИС - фактически является моделью системы управления объектом и формируется в зависимости от таких факторов, как: уровень управления, вид управляемого ресурса, сфера применения, функции и период управления.

Состав задач в ЭИС определяется следующими факторами:

важностью той или иной функции управления;

возможностью формализации управленческих процедур;

уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров;

наличием информационной базы и технических средств.

Электронный архив - ядро информационной системы и централизованное хранилище документов.

Электронный архив - комплексное решение по созданию и наполнению электронного архива документов, обеспечению их надежного хранения и оперативной доступности, а значит - эффективного использования.

Включение в электронный архив микрофильмов и документации на бумаге позволит использовать "золотой запас" знаний, накопленных за годы существования министерства и подведомственных организаций и предприятий, когда автоматизированные системы ещё не были внедрены. Учитывая тот факт, что многие бумажные архивные документы имеют очень низкое качество и с течением времени часть из них сильно ветшает, при построении электронного архива необходимо уделить самое пристальное внимание процессу подбора специализированного сканирующего оборудования и построению технологии сканирования.

Современный электронный архив становится объединяющей основой всех внедренных информационных систем, включая управление, электронный документооборот, финансовое и бухгалтерское ПО, электронную почту и т.д.

Систематизируя хранение разнородных документов, электронный архив обеспечивает поддержку всей деятельности министерства и выполняет важную функцию - сохранение знаний и технологий министерства и подведомственных ему организаций и предприятий.

В едином хранилище данных хранятся все файлы: электронные образы бумажных документов и файлы документов, изначально созданных в электронном виде.

Единая информационно-поисковая система электронного архива и СЭД позволяет найти любой документ вне зависимости от того, когда и кем он был создан.

Сохранение баз данных

 

Сохранение - сохранение текущего состояния объекта базы данных для дальнейшего использования. В Access не нужно сохранять запись, поскольку все изменения сохраняется сразу же после перехода к другой записи. Однако все новые и измененные объекты необходимо сохранять.