Изучение функциональных областей

Для выявления достоинств и недостатков существующей иерархической структуры управления необходимо рассмотреть существующие функциональные области предприятия. Все выявленные области включают в себя ряд процессов или набор функций, необходимых для жизнедеятельности предприятия.

В таблице 1 представлен перечень конкретных функциональных областей и протекающих в них процессов.

 

Таблица 1 Функциональные области и процессы их составляющие

Функциональная область	Код	Процесс		Код
Управление финансами	01	1 Разработка и анализ исполнения финансов бюджета 2 Управление бюджетом организации		011   012
Управление кадрами	02	1 Подбор и расстановка кадров 2 Учет личного состава 3 Переподготовка кадров 4 Ведение табельного учета		021 022 023 024
Управление хозяйственной деятельностью	03	1 Обслуживание и ремонт зданий, оборудования, транспорта 2 Материальное обеспечение 3 Управление административно хозяйственной деятельностью		031   032 033
Управление информационным обеспечением	04	1 Администрирование систем 2 Контроль над документооборот- том 3 Систематизация данных		041 042 043
Функциональная область	Код		Процесс		Код
Управление функционированием	05		1 Управление путем принятия решений 2 Принятие решений в нештатных ситуациях		051 052

 

1.3 Построение организационно-управленческой структуры МсПУ

 

Для составления наиболее полного представления о функционировании предприятия надо провести анализ организационно-управленческой структуры.

Организационно-управленческая структура – это состав, взаимосвязь и соподчиненность совокупности организационных единиц, выполняющих различные функции по управлению предприятием. Эта структура формируется, исходя из состава, содержания и трудоёмкости выполнения общих и специальных функций управления. Рассматриваемая структура содержит несколько уровней иерархии. Иерархическое построение системы обеспечивает её повышенную устойчивость к внешним воздействиям, способствует локализации конфликтов, возникающими между отдельными элементами, и согласует отдельные цели подсистем с общими целями всей систем [12].

В МсПУ к самому верхнему уровню управления организацией относится директор. На этом уровне осуществляется общее управление организацией.

К среднему уровню управления относятся службы и отделы, подчиняющиеся непосредственно директору.

К этому уровню относятся:

- заместители директора: занимаются синхронизацией деятельности отделов:

- Управленческий отдел.

- Воспитательская часть.

- Служба режима.

- Производственная часть.

- Медико-санитарная часть.

- Школа.

- Административно-хозяйственная часть.

- Склад.

- Гараж.

К нижнему уровню управления относятся службы и отделы, подчиняющиеся непосредственно заместителю директора

Организационно-управленческая структура учреждения представлена на рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Организационно-управленческая структура МсПУ.

 

1.4 Анализ проблемных ситуаций

Главной целью проведения обследования организации является выявление существующих проблем. Причем проблемы эти далеко не всегда решаются путем автоматизации управления, однако информация о найденных проблемах позволяет поставить конкретные задачи, решение которых будет осуществляться в процессе автоматизации, а также указать директору на недостатки в организации деятельности объекта исследования.

В МсПУ существует ряд проблем, характерных сегодня для многих государственных учреждений. Это, прежде всего, нехватка финансирования, что приводит к износу и несвоевременному обновлению материально-технической базы и инфраструктуры организации. Недостаточные темпы роста заработной платы, а также рост нагрузки на сотрудников, в связи с увеличением документооборота, приводят к оттоку специалистов в другие сферы деятельности.

Перечень проблем, выявленных в ходе проведения обследования в МсПУ и возможные пути их решения представлен в таблице 2.

 

Таблица 2 Проблемы, существующие в МсПУ и методы их разрешения

Проблема	Пути решения
1. Нехватка материально-технических средств	1. Увеличение финансирования на приобретение материально-технических средств
2. Отток квалифицированных кадров в другие сферы деятельности	1. Улучшение условий труда 2. Повышение ставок по заработной плате 3. Повышение престижа профессии
3. Трудности подбора квалифицированных кадров	1. Поиск и привлечение квалифицированных кадров 2. Повышение квалификации сотрудников
Проблема	Пути решения
4. Трудности с развитием инфраструктуры	1. Ремонт и модернизация зданий и автомобильного парка 2. Увеличение финансирования развития инфраструктуры
5. Невысокая эффективность управления сведениями о сотрудниках	1. Совершенствование методов управления 2. Применение современных технологий автоматизации процесса управления
6. Увеличение нагрузки на сотрудников в связи с увеличением документооборота	1. Применение современных методов сбора, хранения и обработки информации 2. Увеличение численности личного состава 3. Реструктуризация системы документооборота

 

1.5 Выбор проблемы для решения путем автоматизации

 

В результате обследования было установлено, что большинство документов, хранится и используется на бумажных носителях, что вызывает большие временные затраты, а учитывая большой объем документации значительно снижает оперативность принятия управленческих решений, основанием для которых служит эта документация.

Разработка и внедрение АСУ МсПУ отдел кадров позволит повысить скорость обработки информации.

 

1.6 Анализ информационных потоков

 

Изучение информационных потоков позволяет определить информационные связи как всего учреждения в целом, так и его подразделений. При этом подходе информационные связи реализуются через документы различных видов:

- входящие;

- исходящие;

- циркулирующие по отделу.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что движение информационных потоков и есть движение документов.

Выделяется два метода изучения документов: метод инвентаризации и метод типических групп.

Рассматривая систему управления с точки зрения разработчика АСУ, выявляем, что множество документов связанных с системой управления разделяются на категории и подгруппы:

- приказы о зачислении на службу и увольнении;

- оформление документов персонального учета;

- письменные обращения сотрудников;

- распоряжения о переподготовке сотрудников;

Документооборот учреждения составляет общее количество документов от всех документопотоков за год. При изучении документооборота использованы следующие вспомогательные документы: штатное расписание, учредительные документы, список управленческих подразделений, список внешних организаций, основные документы отдела распределения, документы производственно - эксплуатационных участков. В следующей таблице представлены используемые документы.

 

Таблица 3 Перечень используемых документов

№	Наименование документов	Кем готовится	Кем используется	Периодичность
1	Трудовой договор	Юрисконсульт	Кадровый работник	Любая
2	Приказ о назначении на должность	Кадровый работник	Кадровый работник	Любая
3	Анкетные данные	Кадровый работник	Кадровый работник	Любая
4	Приказы о переводе	Кадровый работник	Директор Кадровый работник	Любая
5	Табель рабочего времени	Кадровый работник	Бухгалтерия	Ежемесячно
6	Журнал инструктажа по ТБ	Инженер по охране труда	Все работники	Любая
7	Оформление документов персонального учета	Кадровый работник	Кадровый работник	Любая
8	Справочники по отделам	Кадровый работник	Директор Кадровый работник	Любая

 

Выводы

 

В ходе проведения диагностического анализа системы управления МсПУ были проделаны следующие действия:

- дана общая характеристика организации (общие положения, основные задачи, основные функции);

- произведен анализ функциональной структуры организации (построены функционально-иерархическая структура предприятия и таблица функциональных областей);

- построена организационно-управленческая структура учреждения;

- построена организационно-функциональная структура учреждения;

- произведен анализ проблемных ситуаций и выбрана проблема для ее разрешения путем реализации.

Для разрешения путем автоматизации была выбрана проблемная ситуация №5 (см. таблицу 2), произведен анализ информационных потоков по выбранной проблеме.

 

Глава 2 Концептуальный план создания АСОиУ МсПУ

Общее описание АСУ

 

Системой управления называют систему, в которой реализуется процесс управления путем взаимодействия объекта управления и управляющей части. Различают автоматические и автоматизированные системы управления.

В системах автоматизированного управления (САУ), состоящих из объекта управления и управляющего устройства, человек непосредственного участия в процессе не принимает. В отличии от САУ в автоматизированных системах управления (АСУ) предполагается обязательное участие людей в процессах управления. Принципиальное отличие АСУ от традиционной системы управления состоит в том, что в АСУ часть управленческих работ, а именно сбор, анализ и преобразование информации, выполняется с помощью вычислительной техники [11].

В настоящее время существует три концепции разработки АСУ:

1. Традиционная, состоящая из функциональных подсистем, автоматизирующих работу различных функциональных подразделений в составе предприятий и организаций. Реализуется на базе центральной ЭВМ.

2. АРМ - технология, реализуемая в виде системы интегрированных АРМов (автоматизированных рабочих мест) на базе ПЭВМ.

3. Смешанная технология, в состав функциональных подсистем которой включаются АРМы для наиболее ответственных или слабо поддающихся регламентации функций, выполняемых специалистами различных подразделений. Смешанная концепция создания АСУ позволяет наиболее полно и качественно отобразить специфичные особенности структуры управления.

В МсПУ в связи с набором кадров будет использоваться АСУ основанная на смешенной технологии.

При определении структуры АСУ целесообразно выделить два вида подсистем: обеспечивающие и функциональные подсистемы, т.к. только применение данного подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ.

Функциональная часть АСУ состоит из комплексов административных, организационных и экономических методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих решений в подсистемах АСУ.

Подсистемы, входящие в функциональную часть АСУ называются функциональными подсистемами АСУ.

Обеспечивающая часть АСУ состоит из:

–информационного обеспечения АСУ - совокупности единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в АСУ;

–организационного обеспечения АСУ - совокупности средств и методов, предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы управления, выбора и постановки задачи управления предприятием, организации управления и производства в условиях АСУ;

–технического обеспечения АСУ - комплекса технических средств, связанных единым техническим процессом преобразования информации, предназначенных для обеспечения работы АСУ;

–математического обеспечения АСУ - совокупности математических методов, моделей и алгоритмов решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ;

–программного обеспечения АСУ - совокупности программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач АСУ и программ, позволяющих наиболее эффективно эксплуатировать вычислительную технику, обеспечивая пользователю наибольшие удобства в работе и минимум затрат труда на программирование задач и обработку информации в АСУ.

Подсистемы, входящие в обеспечивающую часть АСУ, называют обеспечивающими подсистемами АСУ.

Общая структура АСУ представлена на рисунке 3.