Расчет лимита остатка наличных денег в кассе, как узнать период между днями сдачи

 

Для ведения кассовых операций хозяйствующие субъекты должны установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе. О том, как рассчитывается лимит остатка наличных денег, Вы узнаете из этой статьи.

 

Итак, лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Установление такого лимита является обязательным условием для ведения кассовых операций (операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег), что следует из пункта 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У (далее - Указание N 3210-У).

Организация должна определять лимит остатка наличных денег самостоятельно исходя из характера ее деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег путем издания распорядительного документа.

Правила расчета лимита остатка наличных денег изложены в Приложении к Указанию N 3210-У.

Таким образом, нормативно утверждено, что организации должны при расчете лимита остатка наличных денег в кассе использовать приведенный в Приложении к Указанию N 3210-У порядок расчета лимита (формулу расчета).

Так как документальная форма расчета не утверждена, организация разрабатывает ее самостоятельно.

 

Для справки: индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства, под которыми понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации", к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям, лимит остатка наличных денег могут не устанавливать. На это указывает абзац 10 пункта 2, абзац 2 пункта 1 Указания N 3210-У и подтверждает ФНС России в пункте 1 письма от 9 июля 2014 г. N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов".

При неустановлении лимита остатка наличных денег сумма наличных денег, хранящихся в кассе субъекта малого предпринимательства, по завершении рабочего дня определяется этим хозяйствующим субъектом. При этом руководителем должны быть определены мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их хранении. В случае установления субъектами малого предпринимательства лимита остатка наличных денег в кассе указанным хозяйствующим субъектам необходимо соблюдать требования Указаний N 3210-У в части недопущения накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, предусмотренных абзацем 8 пункта 2 Указания N 3210-У. Такие разъяснения содержатся в письме Банка России от 8 декабря 2014 г. N 29-1-1-6/9698.

 

Как следует из Приложения к Указанию N 3210-У, возможны два варианта расчета лимита денежных средств.

Рассмотрим эти варианты подробно. Но прежде отметим, что лимит остатка наличных денег определяется в рублях. Согласно разъяснениям, изложенным в письме Банка России от 24 сентября 2012 г. N 36-3/1876, для округления лимита до рубля могут применяться правила математического округления. Заметим, что хотя данные разъяснения приведены в отношении порядка ведения кассовых операций, применяемого до вступления в силу Указания N 3210-У, по мнению автора, они применимы и в настоящее время.

1 вариант.

Для определения лимита остатка наличных денег организация учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданная организация - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается следующим образом:

 

L= V / P х Nc

 

где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P - расчетный период, определяемый организацией, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;

Nc - период времени между днями сдачи в банк организацией наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

При этом расчетный период организация определяет самостоятельно. При его определении можно учитывать периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамику объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. Однако расчетный период не должен превышать 92 рабочих дней.

Период времени между днями сдачи в банк наличных денег организация также вправе определить самостоятельно. Заметим, что этот период может определяться, например, исходя из количества дней, которое проходит между инкассациями, если выручка сдается инкассаторам, из фактических промежутков между днями сдачи наличных денег в банк, если сдача "налички" организацией осуществляется самостоятельно. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности организации (например, сезонность работы, режим рабочего времени). В любом случае при его определении необходимо учитывать, что указанный период не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней. Обратите внимание, что в случае действия непреодолимой силы Nc можно определить после прекращения действия непреодолимой силы.

 

Пример

ООО "А" занимается розничной торговлей. Пиковые месяцы поступлений выручки в кассу - август и сентябрь. Поэтому руководитель издал приказ, утвердив расчетный период для определения лимита остатка наличных денежных средств в кассе, равный 53 рабочим дням. Объем наличной выручки за этот период в 2016 году составил 530 000 руб. Организация сдает в банк выручку раз в 5 дней.

Следовательно, лимит остатка денежных средств в кассе на 2017 год составит 50 000 руб. (530 000 руб. / 53 дня х 5 дней).

 

2 вариант.

Для определения лимита остатка наличных денег организация учитывает объем выдач наличных денег (вновь созданная организация - ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается следующим образом:

 

L= R / P х Nn

 

где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период, определяемый организацией, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях;

Nn - период времени между днями получения по денежному чеку в банке организацией наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях.

Отметим, что расчетный период может быть любым, но не должен превышать 92 рабочих дней. При его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет.

Период времени между днями получения наличных денег по денежному чеку в банке также может быть любым, но не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

 

Обратите внимание! Указание N 3210-У не содержит срока, на который должен быть установлен лимит остатка наличных денежных средств в кассе, а также случаи его изменения.

По мнению специалистов Банка России, изложенному в письме от 15 февраля 2012 г. N 36-3/25, лимит остатка наличных денежных средств может быть пересмотрен по мере необходимости. Это можно сделать при изменении объемов поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или объема выдач наличных денег. Заметим, что это письмо было выпущено до вступления в силу Указания N 3210-У, но, по мнению автора, разъяснения, приведенные в нем, применимы и сегодня.

 

Следует отметить, что организации, в состав которых входят обособленные подразделения, должны определять лимит остатка наличных денег в кассе в следующем порядке:

- если обособленное подразделение самостоятельно сдает деньги в банк на расчетный счет организации, то лимит остатка наличных по обособленному подразделению определяется в том же порядке, что и для самой компании (абзац 4 пункта 2 Указания N 3210-У);

- если обособленное подразделение сдает наличные деньги в кассу организации, то лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимита остатка наличных денег, установленного этому обособленному подразделению (абзац 5 пункта 2 Указания N 3210-У). Иначе говоря, при расчете лимита объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период должен определяться с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленным подразделением. Объем выдач наличных денег должен определяться с учетом наличных денег, хранящихся в этом обособленном подразделении.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег должен быть направлен этому подразделению в порядке, установленном организацией.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 г. N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами", банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27 июня 2011 г. N 161-ФЗ "О национальной платежной системе", при определении лимита остатка наличных денег не должны учитывать наличные деньги, принятые ими при осуществлении указанной деятельности. На это указывает абзац 3 пункт 2 Указания N 3210-У.

В заключение хотелось бы отметить, что наличные денежные средства сверх установленного организацией лимита необходимо хранить на банковских счетах в банках. Данное требование закреплено в абзаце 7 пункта 2 Указания N 3210-У.

Накопление организацией наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается (абзац 8 пункта 2 Указания N 3210-У):

- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты. Заметим, что денежные средства на перечисленные выплаты могут храниться в кассе в течение срока, установленного руководителем организации, но не свыше пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (пункт 6.5 Указания N 3210-У);

- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег организацией запрещается. В случае нарушения этого требования организацию могут привлечь к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Согласно указанной статье накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет взыскание штрафа с организации в размере от 40 000 руб. до 50 000 руб., с должностных лиц организации - от 4 000 до 5 000 руб.

 

Сдача денег из кассы в банк

 

Наличные денежные средства сверх установленного лимита организации обязаны хранить на банковских счетах в банках. О том, как осуществляется сдача наличных денег в банк, мы и расскажем в этой статье.

 

Прежде всего, отметим, что для ведения кассовых операций организация должна установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег). Данное требование установлено пунктом 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Этот лимит должен быть закреплен распорядительным документом.

Организация должна определить лимит остатка наличных денег самостоятельно в соответствии с Приложением к Указанию N 3210-У, исходя из характера ее деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег (абзац 2 пункта 2 Указания N 3210-У).

Наличные денежные средства сверх установленного лимита организация обязана хранить на счетах в банках, на что указывает абзац 7 пункта 2 Указания N 3210-У.

Накопление денежных средств в кассе сверх лимита допустимо (абзац 8 пункта 2 Указания N 3210-У):

- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты. Заметим, что денежные средства на перечисленные выплаты могут храниться в кассе в течение срока, установленного руководителем организации, но не свыше пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке, что следует из пункта 6.5 Указания N 3210-У;

- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег организацией не допускается.

 

Обратите внимание! Если организация нарушит данное требование, то её могут привлечь к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ). Согласно указанной статье накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет взыскание штрафа с организации в размере от 40 000 до 50 000 руб., а с должностных лиц организации - от 4 000 до 5 000 руб.

 

Имейте в виду, что Указанием N 3210-У для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства - малых предприятий, в том числе микропредприятий, предусмотрена возможность не устанавливать лимит остатка наличных денег, то есть они могут любую сумму имеющейся у них наличности хранить в кассе, не сдавая в банк. В связи с чем, указанных лиц нельзя привлечь к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. На это же указывает ФНС России в письме от 9 июля 2014 г. N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов".

Для справки: при неустановлении лимита остатка наличных денег сумма наличных денег, хранящихся в кассе субъекта малого предпринимательства, по завершении рабочего дня определяется этим хозяйствующим субъектом. При этом руководителем должны быть определены мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их хранении. В случае установления субъектами малого предпринимательства лимита остатка наличных денег в кассе указанным хозяйствующим субъектам необходимо соблюдать требования Указания N 3210-У в части недопущения накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, предусмотренных абзацем 8 пункта 2 Указания N 3210-У. Такие разъяснения содержатся в письме Банка России от 8 декабря 2014 г. N 29-1-1-6/9698.

На основании пункта 3 Указания N 3210-У уполномоченный представитель организации может сдать наличные деньги для зачисления их на банковский счет организации, в частности, в банк.

Порядок приема наличных денег банками на территории Российской Федерации установлен Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 24 апреля 2008 г. N 318-П (далее - Положение N 318-П).

Порядок сдачи денежной наличности организацией в банк установлен Указанием Банка России от 27 августа 2008 г. N 2060-У "О кассовом обслуживании в учреждениях Банка России кредитных организаций и иных юридических лиц" (далее - Указание N 2060-У).

Согласно пункту 2.1 Указания N 2060-У, пунктам 2.4, 3.1 Положения N 318-П сдача наличный денег в банк для зачисления на банковские счета организации осуществляется на основании объявлений на взнос наличными. Отметим, что объявление на взнос наличными - это унифицированный документ, код которого по ОКУД 0402001 (Приложение 1 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 г. N 3352-У "О формах документов, применяемых кредитными организациями на территории Российской Федерации при осуществлении кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России, банкнотами и монетой иностранных государств (группы иностранных государств), операций со слитками драгоценных металлов, и порядке их заполнения и оформления"). Этот документ представляет собой комплект документов, состоящий непосредственно из самого объявления (далее - объявление 0402001), квитанции (далее - квитанция 0402001) и ордера (далее - ордер 0402001).

Обратите внимание, что сдать наличные деньги в банк организация может с предъявлением её представителем оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенности на сдачу наличных денег в банк.

В силу пункта 3.3 Положения N 318-П наличные деньги от организации принимаются полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассовым работником банка таким образом, чтобы представитель организации мог наблюдать за действиями указанного работника.

При сдаче наличных денег представителю организации выдается от кассового работника банка квитанция 0402001, подписанная операционным и кассовым работниками банка, с проставленным оттиском печати, содержащим наименования банка, наименование и (или) номер кассы (печати) банка, принявшего денежную наличность (пункт 2.3 Указания N 2060-У, пункт 3.4 Положения N 318-П). Заметим, что объявление 0402001 и ордер 0402001 остаются в банке.

Следует отметить, что в случае выявления при приеме денежной наличности несоответствия фактической суммы, сдаваемой представителем организации, сумме, указанной в объявлении 0402001, кассовый работник банка должен предложить представителю организации заново заполнить объявление 0402001 на фактически вносимую сумму (пункт 2.4 Указания N 2060-У, пункт 3.5 Положения N 318-П). При этом денежная наличность возвращается представителю организации или по просьбе представителя организации находится на столе кассового работника банка до получения заново оформленного объявления на взнос наличными 0402001.

В случае выявления при приеме денежной наличности от представителя организации неплатежеспособных денежных знаков либо денежных знаков, вызывающих сомнение в их платежеспособности (далее - сомнительные денежные знаки), объявление 0402001 должно быть переоформлено в вышеуказанном порядке.

При этом неплатежеспособные денежные знаки, не содержащие признаков подделки, должны быть возвращены представителю организации. На них должен быть проставлен штамп "В обмене отказано", наименование банка, дата, фамилия, инициалы, подпись кассового работника банка.

Выявленные при приеме денежной наличности от представителя организации сомнительные денежные знаки в обязательном порядке направляются на экспертизу, проводимую банком. Для подтверждения приема на экспертизу сомнительных денежных знаков кассовый работник банка должен выдать представителю организации экземпляр ордера по передаче ценностей 0402102, подписанный операционным и кассовым работниками, с проставленным оттиском печати, содержащим реквизиты, предусмотренные в пункте 2.3 Указания N 2060-У. На оборотной стороне ордера по передаче ценностей 0402102 должны быть указаны номиналы, а также год образца, серии и номера - для банкнот, наименование монетного двора федерального государственного унитарного предприятия "Гознак" - для монеты. Отметим, что унифицированная форма ордера по передаче ценностей приведена в Приложении 19 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 г. N 3352-У.

Согласно пункту 2.8 Указания N 2060-У экспертиза сомнительных денежных знаков в банке проводится в течение пяти рабочих дней со дня выявления сомнительных денежных знаков при приеме денежной наличности от представителя организации.

По результатам проведения экспертизы сомнительных денежных знаков в тот же день составляется акт экспертизы денежных знаков.

В случае затруднения в определении платежеспособности денежных знаков они направляются банком на дополнительные исследования в другой банк. Результаты проведения дополнительных исследований выдаются организации банком, отправившим денежные знаки на дополнительные исследования.

В случае признания принятых на экспертизу банкнот неплатежеспособными, не содержащими признаков подделки указанные банкноты оформляются в порядке, предусмотренном пунктом 2.4 Указания N 2060-У, то есть на них проставляются штамп "В обмене отказано", наименование банка, дата, фамилия, инициалы, подпись кассового работника банка, и возвращаются представителю организации. В свою очередь указанный представитель должен расписаться в получении неплатежеспособных денежных знаков в ордере по передаче ценностей 0402102, оформленном в одном экземпляре, в котором приводятся данные документа, удостоверяющего личность представителя организации (пункт 2.9 Указания N 2060-У).

Денежные знаки, имеющие признаки подделки, передаются территориальному органу внутренних дел, и информация об этом сообщается организации по их просьбе в день обращения (пункт 2.10 Указания N 2060-У).

Зачисление суммы денежной наличности, сданной организацией, на банковский счет организации осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем приема денежной наличности (пункт 2.11 Указания N 2060-У).

Зачисление суммы сомнительных денежных знаков, признанных по результатам экспертизы платежеспособными, на банковский счет организации осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем составления акта экспертизы денежных знаков либо поступления указанного акта от банка, проводившего экспертизу.

Необходимо сказать, что организации могут сдавать в банк наличные деньги в сумках для зачисления на их банковские счета, на что указывает пункт 4.1 Положения N 318-П.

Для сдачи в банк сумок с наличными деньгами организация должна представить в банк образцы пломб, которыми будут опломбировываться сумки, или описание вида упаковки (далее - образец пломбы). Образцы пломб должны быть заверены руководителем (его заместителем) банка или иным уполномоченным лицом, определенным в распорядительном документе банка.

Сумки с наличными деньгами, подлежащие сдаче в банк, должны формироваться и опломбировываться кассовым работником организации таким образом, чтобы их вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы. На сумку с наличными деньгами, подлежащую сдаче в банк, в организации должна быть составлена препроводительная ведомость к сумке (пункт 4.2 Положения N 318-П). Отметим, что препроводительная ведомость к сумке - это унифицированный документ, код которого по ОКУД 0402300 (Приложение 7 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 г. N 3352-У). Этот документ представляет собой комплект документов, состоящий из самой ведомости (далее - ведомость 0402300), накладной к сумке (далее - накладная 0402300), квитанции к сумке (далее - квитанция 0402300).

При сдаче наличных денег в сумке организация должна представить в банк накладную 0402300, квитанцию 0402300 и сумку с наличными деньгами, в которую должна быть вложена ведомость 0402300.

Согласно пункту 4.4 Положения N 318-П сумки с наличными деньгами принимаются кассовым работником, осуществляющим приходные кассовые операции, или контролирующим работником банка.

В случае приема сумки с наличными деньгами кассовый, контролирующий работник и представитель организации должны подписать журнал учета принятых сумок и порожних сумок по форме 0402301 (Приложение 10 к Положению N 318-П). Организации передаются подписанная кассовым, контролирующим работником квитанция 0402300 с проставленным оттиском штампа кассы, а также порожняя сумка (пункт 4.7 Положения N 318-П).

На основании пункта 4.9 Положения N 318-П организации могут сдавать свою наличность для зачисления их на банковские счета через автоматические сейфы.

Для осуществления указанной операции организации выдается необходимое количество порожних сумок.

Организация должна оформить сдачу наличных денег через автоматические сейфы путем составления препроводительной ведомости к сумке 0402300. Ведомость 0402300 вкладывается в сумку с наличными деньгами, накладная 0402300 либо вкладывается в сумку с наличными деньгами либо прикрепляется к ней способом, который определяется кредитной организацией в соответствии с технологией приема сумок с наличными деньгами автоматическим сейфом, квитанция 0402300 остается у организации.

На сумке должен быть указан ее номер и предусмотренные договором банковского счета идентифицирующие организацию данные.

При вложении сумки с наличными деньгами в автоматический сейф организация должна ввести номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета идентифицирующие организацию данные.

После вложения сумки с наличными деньгами организация должна вывести распечатку, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация об организации, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.