В билете будут любые реквизиты.

Управление производства и

Внедрения информационных

Систем

Ò Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например: Администрации районов
Московской области

Ò При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например: Генеральному директору
ЗАО "Термика"
А.Г. Цицину

Или ЗАО "Термика"
Генеральному директору
А.Г. Цицину

Ò При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например: ЗАО "Термика"
ул. Орджоникидзе, д.11,

Москва, 115419 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: Образцову О.П.
Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,
Москва, 109316

 

Вопрос 24. Реквизиты 16-20.

 

Реквизит 16(доп.) — «Гриф утверждения документа»

Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

 

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО "Термика"

Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004

 

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО "Термика"
Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания

Акционеров от 10.09.2004 № 561

 

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

 

 

Реквизит 17 (доп.) — «Резолюция»

Резолюция – это указание по исполнению документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Например: Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с ЗАО "Термика" к 05.10.2008

Личная подпись

Дата

 

Реквизит 18 (обяз.) — «Заголовок к тексту»

Реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

ü о чем (о ком)?

Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

ü чего (кого)?

Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

 

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

 

Реквизит 19 (доп.) — «Отметка о контроле»

Реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают:

Ò буквой от руки «К» цветным (красным, зеленым) карандашом или фломастером или штампом «К» (18*18);

Ò словом или штампом «КОНТРОЛЬ» (30*18).

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

 

Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

 

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

 

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

 

Отметка о контроле располагается в правом верхнем углу.

 

Реквизит 20 (обяз.) — «Текст документа»

Текст официального документа– информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

 

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

 

Текст документа как правило состоит из двух частей:

1. Констатирующая

2. Распорядительная

В первой части указывают причины, основания, цели создания документа.

Во второй — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

 

Констатирующая часть отличается от распорядительной словами «приказываю», «постановили», «предлагаю», «решили».

 

Текст документа представлен в 4-х видах:

1. связного текста;

2. анкеты;

3. таблицы;

4. соединения этих структур.

 

Текст документа издается на русском языке и на национальном тех субъектов Российской Федерации, где национальный язык также признан в качестве государственного.

 

 

Вопрос 25. Реквизиты 21-25.

 

Реквизит 21(доп.) — «Отметка о наличии приложения»

Располагается под основным текстом и может быть оформлен двумя способами: когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Ò Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказа, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Приложение № 2
к приказу ЗАО "Термика"
от 05.06.2003 № 25

 

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу ЗАО "Термика"
от 05.06.2003 № 25

 

 

Реквизит 22 (обяз.) — «Подпись»

Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Входят:

ü наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

ü личная подпись;

ü расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Личная подпись В.Ю. Дегтярь

Личная подпись Д.В. Лобанов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит23 (доп.) — «Гриф согласования документа»

Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

 

Состоит из:

ü слова СОГЛАСОВАНО;

ü должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

ü личной подписи;

ü расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

ü даты согласования.

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнова

Дата

 

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

 

Реквизит24 (обяз.) — «Виза согласования документа»

Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Включает в себя:

ü должность визирующего документ;

ü подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

ü дату подписания.

Замечания прилагаются

Личная подпись Д.Г. Хашимов

"11" 05 2006г.

 

ИЛИ

 

Верно

Дата

Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (кроме нотариата и архива)

 

При решении дел, касающихся приема граждан на работу и учебу, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями согласно действующему законодательству (копии дипломов, аттестатов и т.д.).

 

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.

 

В Типовой инструкции сказано, что отметка о заверении копии обязательно удостоверяется оттиском печати.

 

Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами (заместителем или руководящим отдела кадров).

 

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов.

 

В установленных законом случаях копии уставов, лицензии и т.д. требуют нотариального заверения.

 

 

Реквизит 27 (доп.) — «Отметка об исполнителе»

Реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Включает в себя:

ü инициалы и фамилию исполнителя документа;

ü номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом.

В.А. Жуков

(812)924 45 67

Реквизит 28 (обяз.) — «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Включает в себя следующие данные:

ü ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

ü слова "В дело";

ü номер дела, в котором будет храниться документ.

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

· «Направлен ответ, дата, номер» или «Дан устный ответ»

· «Вопрос решен по телефону» и т.п.

 

Реквизит 29(обяз.) — «Отметка о поступлении документа в организацию»

 

Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Регистрационный штамппроставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу

 

Реквизит 30(доп.) — «Идентификатор электронной копии документа»

Отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке следует указать полный путь к файлу-электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

 

В билете будут любые реквизиты.

Вопрос 12. Унификация и стандартизация документов.

Унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Объекты унификации: 1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов, 2) системы документации, 3) тексты документов, 4)виды и разновидности документов.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов и типизации их форм.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт — ГОСТ, отраслевой стандарт — ОСТ, республиканский стандарт — РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

 

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

 

 

Вопрос 13. Свойства документа.

Свойства документов:

1. Юридическая сила

2. Оригинальность

3. Подлинность

4. Копийность

Юридическая сила – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Оригинальность – слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает — первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность, но нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами.

 

Подлинность – в переводе с латинского означает достоверный.

Подлинник – это документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный.

Дубликат – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

 

Копийность – копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Среди копий различаются: выписка — этокопия части документа, содержащая воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу.

Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

 

Вопрос 21. Реквизиты 1-5.

Реквизит 01(доп.) — «Государственный герб Российской Федерации»

Реквизит 02 (доп.) — «Герб субъекта Российской Федерации»

Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 (доп.) — «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

Эмблема — условное или символическое изображение какого-либо понятия, идеи, рода деятельности.

Эмблемуне воспроизводят на бланке, если на нем уже (в соответствии со статусом организации) помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Товарный знак— это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических лиц.

Реквизит 04 (обяз.) — «Код организации»

Данный реквизит проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

Представляет собой восьмизначный цифровой код и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05(обяз.) — «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код и свидетельствует о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

 

Вопрос 22. Реквизиты 6-10.

Реквизит 06(обяз.) — «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет»

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика — юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

Структура идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) представляет собой:

 

• для организации — 10-значный цифровой код;

• для физических лиц — 12-значный цифровой код.

 

Структура КПП представляет собой 9-значный цифровой код.