Приоритеты в работе управляющего

V29 от 03.07.2017г

 

 

Мы развиваемся, и нам нужны

надежные управленцы!

 

Покажи на что ты способен©

 

 

История компании ""

 

Наши ценности

1. Мы заботимся о своих клиентах и оставляем положительные эмоции.

 

2. Мы работаем открыто и прозрачно.

 

3. Мы ориентируемся на качество.

 

4. Книга менеджера как библия для нас.

 

5. Мы договариваемся друг с другом.

 

6. Мы ориентированы на результат.

 

7. Ищем единомышленников, делаем профессионалов.

 

8. Мы команда победителей!

Наша Миссия

Наши Цели

Приоритеты в работе управляющего

Продажи

Бухгалтерия

Чистота и порядок

Развитие и обучение

Другие дела

Учет продаж и бухгалтерия

Учет продаж и бухгалтерии происходит в системе 1С УНФ.

Самое главное правило – вносить в 1с сразу, а если не получилось сразу, то в крайнем случае до конца дня!

К утру 10:00 все данные за предыдущий день должны быть вбиты, а деньги в кассе должны соответствовать количеству денег в 1с!

 

 

Ссылка учебная:

Ссылка рабочая

 

 

 

Важно!

-Очень важно все номера сотовых телефонов вводить в формате 8927 и 8964 а городские с кодом города 846. Сделано это для того чтобы не путаться при поиске номеров в базе.

-При работе с новым клиентом обязательно уточняем у клиента работает ли с ним кто-то из нашей компании, а также вбиваем его номер в поиске по покупателям чтобы проверить по 1С.

Сделано это для того чтобы избежать конфликтов между сотрудниками при обработке одного и того же клиента.

 

Вносим все продажи в Заказ наряды

 

2. 1. Вносим зарплату замерщика в Заказ наряды в зарплату исполнителя (выезд, %, бонус).

 

Заказы на производство вносим в Заказы поставщикам

 

 

 

За факт махинации на сотрудника заводиться уголовное дело ст.159 УК РФо мошенничестве и налагается штраф от 100.000 до 500.000 руб.

Ген. директор высылает письмо, подтверждающее, что пришла оплата или произошел расход, на основании данного подтверждения управляющие вносят приход/расход в кассовую книгу и затем на его основании делают изменения в 1с/эксель базе продаж!

 

Если письмо не пришло- значит прихода не было! Если управляющий точно знает, что приход был, он должен запросить подтверждения в письменном виде от ген. директора или секретаря!

 

 

Отчеты

5.1 В работах есть ссылка отчеты, там находятся созданные отчеты по остаткам на складе, по заказам поставщикам, и по заказам покупателей (заказ нарядам)

 

По ним можно всегда проверить правильность внесенных данных

 

Отчет кассира

В конце каждого дня, необходимо печатать отчет кассира с прикреплением к нему всех приходных и расходных документов отражающие движения по кассе

 

Видео обучения

Обучения выложены на сайте, и для работы с 1С УНФ необходимо их пересмотреть и понять, как происходит работа

https://www.youtube.com/channel/UCXI7GFwPimAeeYYgMbIzgKg

 

Алгоритм работы в 1С

 

После обращения клиента вносим его в 1С как контрагента.

После внесения заключаем с ним договор.

На основании договора создаем заказ-наряд.

Заходим в работы, заказ-наряды, создать новый заказ-наряд, выбираем покупателя, ставим статус «в работе», выбираем нужный склад по офисам (Победа – склад Победа).

Заполняем сначала работы, в работах выбираем вид работ, выбрать из списка или создать новую работу нажав на +, пример: монтаж окна мичурина 10,

Далее кнопка «добавить», нажимаем +, открывается номенклатура,

Очень важно выбрать работу, а не услугу!

Далее записываем, например: монтаж окна мичурина 10 записать и закрыть.

Проставляем цену, например: монтаж 3000 руб. переходим в товары, там также создаем новый товар, нажав «добавить», +, например: монтаж окна мичурина 10,

Важно выбрать запас, а не услугу!

Далее записать и закрыть, указать сумму товара, например: 13000 руб.

Переходим к зарплате исполнителей, добавить сотрудника, установить размер выплаты, выбрав вид начисления (сдельная оплата фиксированная сумма или % от суммы, вписать сумму, например 1500 (50% от 3000), записать и закрыть.

На основании заказа-наряда создаем поступление денежных средств от клиента (Приход в кассу).

После поступления денежных средств создаем приходную накладную, на ее основании формируется долг поставщику. Далее создаем на основании приходной накладной делаем расход из кассы. После оплаты поставщику ставим статус «выполнено».

Далее создаем на основании заказа-наряда платежную ведомость зарплаты исполнителя, для этого нужно зайти в ведомость, выбрать сотрудника, заполнить по остаткам или вбить сумму вручную, сохранить и закрыть.

Сделать расход из кассы на основании ведомости.

В заказе-наряде обязательно проставляем з/п исполнителю до окончания месяца, даже если заказ-наряд еще не выполнен.

Удаление документов.

 

Сначала удаляем расходы из кассы, платежные ведомости, далее приходные накладные, заказы поставщикам, приходы от клиентов, заказы-наряды.

 

 

Распорядок дня

1. Приводим свое рабочее место в порядок, а также офис в котором работаешь. Протираем поверхности, убираем все лишнее из зоны видимости клиентов.

2. Приступаем к выполнению плана на день который ты составил с вечера или прямо утром.

3. Открываем CRM, проверяем новую почту, задачи от руководителя, напоминания в CRM на данный день.

4. Проверяем работоспособность всей техники, программ, принтера, телефонов, почты, суперокна, сайт, 1С, интернет, онлайн базы, деньги на телефоне, вода в кулере, а также на терминале сбербанка делаем сверку итогов.

5. Приведи в порядок себя и своих коллег. Форма, бейджи, чистота головы, ногтей, ботинок.

6. Распечатать рабочие документы на весь день, договора, листы замеров, прайсы, акты выполненных работ для себя и коллег. Заботимся о замерщиках, прорабах, монтажниках и сервисниках.

 

График работы (Сетка ТТ)

Сетка торговой точки (график выходных)
ФИО МОП	ПН	ВТ	СР	ЧТ	ПТ	СБ	ВС
Иванова						х	х
Петров				х			х
Сидорова					х		х

 

Менеджер, который дежурит в субботу имеет право взять выходной в течении недели.

(Приоритет четверг или пятница).

Сообщить о выходных днях менеджер должен Управляющему магазином до 18.00 понедельника данной недели.

Управляющий должен решить, какие телефонные номера оставить включенными на выходные дни, а какие отключить, и сообщить по электронной почте в пятницу до 18 00 генеральному директору и секретарю.

 

 

Дисциплина

1. Звук личного телефона на вибрации. (При клиентах по личным делам не разговариваем)

2. Обед 40 минут, ходим по одному (Если кушаем в офисе еда должна быть без сильного запаха)

3. Туалетная вода не слишком сильная

4. Легкий макияж

5. Опрятный внешний вид по дресскоду (Светлый верх, темный низ)

Придерживаемся официально-делового стиля. (Балахоны, маечки, рваные джинсы– под запретом)

6. Предупреждение – систематическое нарушение правил компании или должностных инструкций при наличии 3х в течении года сотруднику выноситься дисциплинарное взыскание.

7. Дисциплинарное взыскание – выноситься за серьезное нарушение правил или халатность на рабочем месте, а также при наличии 2х дисциплинарных взысканий сотрудник увольняется с занесением данных в трудовую книжку.

8. Использование социальных сетей и других видео и фото приложений с целью развлечения и общения запрещено в рабочее время с 9 до 18.00 и наказывается штрафом в 1000р за каждый факт!

9. Музыку включать из онлайн радио приложений чтобы не было соблазна тратить рабочее время в вк.

 

Схема мотивации

Планы оборот на офис:

Минимальный	Нормальный	Максимальный
1400.000р	2100.000р	3000.000р

Планы по наценке:

Остекление	Сервисные работы и мелкий ремонт	Жалюзи	Ремонты квартир	Строительство домов
30-20%	30%	25-20%	15-10%	15-10%

Решетки, Рольставни	Дизайн интерьеры	Колодцы и бурение	Аксессуары
15-10%	10%	10%	от 100%и выше

Окладная часть

Пример расчет окладной части:

 

Сумма премии составляет

 

Выплачивается при условии
1. Среднего результата всех сотрудников по тестированию офиса выше 85%

2. Выполнении офисом минимального плана продаж.
3. Своевременное заполнение CRM системы и бухгалтерии в 1С

Правила расчета всех премий

Все премии рассчитываются в соответствии с нормой рабочих дней и реальным количеством отработанных дней.

Пример: общая сумма премии составила 30.000руб

Уточняем норму дней в данном месяце, и если норма дней 21, а сотрудник отработал 15дней, то итоговая премия за месяц составит 30.000/21*15=21.428р

Оформление рассрочек от компании

Приоритетно оформлять рассрочки через банк так как:

 

1. Деньги в полном объеме поступают на счет компании

2. Дополнительный бонус менеджеру от банка

3. Рассрочка от компании предоставляется до 2х месяцев, равными платежами с оплатой до даты заключения договора включительно.

 

Лист замера

1. Лист замера является документом

2. При приеме листа замера от инженера менеджер должен проверить:

а) все ли понятно и грамотно заполнено

б) стоит ли роспись клиента на листе замера

3. Если нет вопросов к инженеру и менеджер принял лист замера, то вся

ответственность за последующие расчеты ложится на менеджера

4. Если расчеты по замеру произведены неверно, то менеджер, который производил расчет несет полную материальную ответственность

5. Запрещается запускать лист замера в производство без подписи клиента!

Выплаты зарплаты

1. 12 числа каждого месяца выплачивается оклад за предыдущий месяц

2. 30 числа каждого месяца - выплачивается премия за предыдущий отработанный месяц.

3. Премия выплачивается сотруднику, после того как клиент внес полную оплату по договору. То есть пока клиент полностью не оплатит договор, зарплата сотруднику за данный договор переноситься до полного погашения клиентом задолженности

4. Если объект закрыт в 1С и в реальности, то зарплата начисляется,

если не закрыт, то не начисляется.

5. В период стажировки выплачивается только премия за оборот по продажам

 

Если от бухгалтера не поступил приказ о трудоустройстве или увольнении сотрудника, и его скан не отправили ей обратно, то сотрудник не устроен и не уволен до данного документа!

 

 

Табель рабочего времени
необходимо заполнять каждую неделю с пн по пт, и проверка заполнения будет с 5-12 числа каждого месяца. На основании заполненного табеля помощник руководителя будет производить расчет з/п, создавать платежную ведомость и согласовывать с управляющим.

Клиент ориентированность

1. Одного клиент ведет свой персональный менеджер и оповещает клиента о всех действиях компании. А это значит, что нужно заранее звонить и сообщать обо всех движениях, доставках, изменений доставок и всех изменениях которые у клиента происходят во время работ. Клиенты не в коем случае не должны ждать, нервничать и переживать. Они должны своевременно узнавать о всех наших действиях и всех изменениях. Мы должны быть предупредительными и вежливыми. Все это входит в должностные обязанности менеджера.

2. После общения с нами у клиента должны не зависимо не от чего оставаться положительные эмоции. И даже если что-то пошло не так в первую очередь нужно предупредить клиента. А НЕ ВКОЕМ СЛУЧАЕ НЕ СКРЫВАТЬСЯ И НЕ ИГНОРИРОВАТЬ ЗВОНКИ КЛИЕНТА. ТАКИМ ПОВЕДЕНИЕМ МЫ НАСТРАИВАЕМ СВОИХ КЛИЕНТОВ НЕГАТИВНО ЛИЧНО К НАМ И К КОМПАНИИ В ОБЩЕМ. А ЗНАЧИТ В БУДУЩЕМ ЗАРАБАТЫВАЕМ НЕГАТИВНЫЕ ОТЗЫВЫ. И УЖ ТОЧНО РЕКОМЕНДАЦИЙ ПОЛОЖИТЕЛЬНЫХ НЕ ДОЖДЕМСЯ.

В СВЯЗИ С ЭТИМ ЗАДАЧА УМ И СОТРУДНИКОВ БУДЕТ ПРОИЗВОДИТЬ ЕЖЕМЕСЯЧНЫЙ ОБЗВОН КЛИЕНТОВ ЗА ПРЕДЫДУЩИЕ МЕСЯЦЫ.

Маркетинг

1. Очень важно каждое утро проверять работоспособность всех рекламных площадок, размещенных для твоего офиса. (Все сайты, Авито, Ирр, и другие)

2. Проверять, значит оставлять тестовые заявки и смотреть что все главные страницы, такие как, контакты, о компании, акции и т. д, работают и заявки приходят на почту

(Для того чтобы если вдруг произошел сбой можно было сразу отреагировать и сообщить ответственному лицу)

Персонал

1. При приеме сотрудника на работу, управляющий должен проверить наличие всех необходимых документов

 

-Трудовая

-Документ об образовании

-Паспорт

-Страховое пенсионное

-ИНН

 

2. Отправить скан всех документов бухгалтеру на почту и получить приказ и образец заявления

3. Получить письменное подтверждение об устройстве сотрудника от бухгалтера

4. Оформить документы и отправить сканом бухгалтеру и генеральному директору

5. Оригиналы документов, а также скан паспорта, документа об образовании и страхового сложить в папку для передачи в центральный офис.

6. При принятии стажера оформляем ученический договор и делаем ксерокопию его документов, паспорт (все страницы), и трудовая книжка.

 

 

Работа с рекламациями

1. При поступлении информации от клиента о рекламации, общаться с ним должен именно управляющий, старший менеджер либо дежурный менеджер. Необходимо внимательно и учтиво с пониманием выслушать его, уточнить адрес, контакты, причину, кто мастер,

2. Проверить адрес на гарантийный период и существование данного договора в нашей компании

3. После получения рекламации поблагодарить клиента за обращение и принести извинения за доставленные неудобства.

4. Оповестить сроки приезда мастера для проверки информации, продиктовать твои контакты чтобы по всем вопросам звонили не на общий номер, а на твой рабочий, а также предупредить о том, что если будет выявлено что это не гарантийный случай, то выезд и консультация будет стоить 400р и ремонт будет платный по прайсу.

5. Отвечает за решение рекламации тот офис где клиент заключал договор. Если клиент заключал договор на Гагарина 56, то и занимается решением рекламации, управляющий который на данный момент управляет данным офисом.

6. Если офис закрывается, то обязательства по решению рекламаций переходит на офис, выбранный Генеральным директором. (По умолчанию если управляющий с закрывающегося офиса переводится в другой офис, то обязательства переходят к нему)

 

Работа с претензиями

1. Необходимо внимательно и учтиво с пониманием выслушать его, уточнить адрес, контакты, причину претензии. Сделать отметки с комментариями на обороте или приложить лист с поясняющими комментариями

2. Проверить адрес на гарантийный период и существование данного договора в нашей компании

3. Проверить наличие написанного адреса для ответа или электронной почты.

4. На экземпляре клиент в левом верхнем углу ставим отметку: “Принято для отправки в офис ответственному сотруднику, ФИО, должность, подпись, дата”.

5. Отправить скан претензии на почту Генеральному директору

6. Управляющий, старший менеджер или ответственный сотрудник подготавливает ответ на претензию самостоятельно с указанием благодарности клиенту за то, что он воспользовался нашими услугами, а также указать что мы приносим извинения от лица компании что произошла такая ситуация, и обещание внимательно разобраться в ситуации и дать максимально развернутый и понятный ответ.

7. Очень важно разложить описание хронологии ситуации и подтвердить все фактами. Звонки, письма, оповещения, проверить все документы и акты, даем ему подробный и развернутый ответ с приложением всех копий документов и т.д.

8. Ответ необходимо отправить на адрес заявителя в течении 10 календарных дней с момента получения претензии и получить подтверждение отправки, либо подпись в получении или отчет о доставке письма в электронной почте.

9. Штраф для компании за каждый день просрочки ответа на претензию составляет 1% от суммы договора.

10. Если вы понимаете, что претензию серьезная на сумму более 30.000руб от передаете все документы и описание юристу чтобы он платно подготовил качественный ответ на претензию.

11. Если вы видите, что наша вина, то описываете сроки и устраняете проблему.

12. Лучше не доводить до суда, потому что суд всегда преимущественно на стороне клиента. А время, потраченное на разбирательство в суде лучше потратить на новые продажи.

13. В конце сообщения еще раз принести извинения и описать что мы надеемся на его понимание и продолжение сотрудничества

 

Свод правил компании

ЧЕК ЛИСТ

 

Офис	_____________________	Дата______________
№	Позции	Баллы от 0 до 10
	Выполнение плана продаж офисом в %
	Анализ звонков
	Данные по рейтингу
	Статистика звонков/замеров/договоров
	1С ведение / инвенторизация сверок
	Кассовая книга, корректность заполнения
	Образцы
	Технические проблемы
	Внесение данных в CRM
	Знание программ расчетов и скорость расчетов
	10 приемуществ/себя/продукта/компании
	Знание расчета ЗП
	Чистота и порядок в офисе, в столах, тумбах	нет ничего лишнего в зоне видимости клиентов
	Реклама, работает и выставлена
	Форма, наличие и чистота, а так жебейджики и внешний вид
	Листовки раскидываются около офиса
	Наличие Acc в офисе
	Что можно делать лучше чтобы завтра работать лучше?
	Тест по техническим знаниям
Срок устранения _____________________________________________________
Ответственность_____________________________________________________
Подпись Старшего менеджера_________________________________________
Подпись УМ _________________________________________________________

 

Введение новых обязанностей

Ежедневно после окончания дня формировать отчет за день со всеми бухгалтерскими документами за день

-договора

-персонал

-акты вып работ

-накладные от поставщиков

-рко/пко/чеки

 

После прикрепления их в 1с складывать в папку, с иерархией по дням, и при приезде руководителя передавать их для перемещения в центральный офис.

 

 

V29 от 03.07.2017г

 

 

Мы развиваемся, и нам нужны

надежные управленцы!

 

Покажи на что ты способен©

 

 

История компании ""

 

Наши ценности

1. Мы заботимся о своих клиентах и оставляем положительные эмоции.

 

2. Мы работаем открыто и прозрачно.

 

3. Мы ориентируемся на качество.

 

4. Книга менеджера как библия для нас.

 

5. Мы договариваемся друг с другом.

 

6. Мы ориентированы на результат.

 

7. Ищем единомышленников, делаем профессионалов.

 

8. Мы команда победителей!

Наша Миссия

Наши Цели

Приоритеты в работе управляющего

Продажи

Бухгалтерия

Чистота и порядок

Развитие и обучение

Другие дела

Учет продаж и бухгалтерия